Бухгалтерський аутсорсинг - це актуально.

Бухгалтерський аутсорсинг – це актуально…

Функції бухгалтерського обліку, що передаються на аутсорсинг

Перш ніж говорити пробухгалтерський аутсорсинг, необхідно ще раз згадати що таке бухгалтерський облік і які основні функції він виконує.Бухгалтерський облік- це впорядкована система збору та узагальнення інформації про фінансовий стан організації.

Бухгалтерський облік може розглядатися у широкому та вузькому значенні. В англійській мові для "нашого" бухгалтерського обліку існують два терміни, які дослівно можна перекласти як "Рахівництво" та "Фінансовий облік". Найчастіше бухгалтерський облік у нефахівців асоціюється лише з рахунковою роботою у її спрощеному варіанті.

Тому необхідно зупинитися на основних функціях бухгалтерського обліку.

Реєструюча.

Інформаційна.Одна з головних функцій, яку виконує бухгалтерський облік у системі управління організацією. Після реєстрації у документах господарських операцій необхідно їх систематизувати так, щоб можна було отримати потрібну інформацію зацікавленим користувачам. Розрахунки показують, що частку бухгалтерської інформації припадає понад 70% загального обсягу економічної інформації. Саме системний бухгалтерський облік фіксує та накопичує всебічну узагальнюючу та аналітичну інформацію про стан та рух майна та джерела його освіти, господарські процеси, про кінцеві результати фінансової та господарської діяльності організації.

Функція зворотний зв'язок.Системний бухгалтерський облік забезпечує працівників управління фактичними даними про діяльністьпідприємства та його підрозділів за певний період часу. Використовуючи зворотний зв'язок з допомогою бухгалтерської інформації, здійснюється контролю над виконанням планових показників, стандартів, норм, кошторисів, дотримання економного використання всіх видів ресурсів.

Аналітична функція.Достовірна та юридично обґрунтована інформація використовується для аналізу фінансової та виробничо-господарської діяльності підприємства та його підрозділів. Аналітична функція тісно пов'язана з інформаційною. Бухгалтерська звітність побудована таким чином, що в ній відображаються дані в динаміці, не менш як за два звітні періоди. Таким чином, можна завжди відстежити зміну окремих показників.

Контрольна функція.Контроль - це процес, що дозволяє визначити досягнення організацією своїх цілей. Розрізняють три види контролю: попередній, поточний та наступний (заключний). В організаціях попередній контроль зазвичай використовується по відношенню до людських, матеріальних та фінансових ресурсів. Поточний контроль здійснюється безпосередньо під час виконання робіт. Регулярна перевірка роботи, обговорення проблем і пропозицій щодо її удосконалення дозволяють виключити відхилення від намічених планів. Якщо дозволити розвинутися відхиленням, можуть перерости у серйозні труднощі в організацію. Наступний (заключний) контроль здійснюється або відразу після завершення контрольованої діяльності, або після закінчення певного періоду часу; Фактично отримані результати порівнюються з необхідними, визначається результативність.

Забезпечення безпеки власності.

Ця функція посилює контрольну. Інструментом реалізації цієї функції є інвентаризація майнапідприємства, інвентаризація розрахунків. Без забезпечення цієї функції ведення бізнесу втрачає сенс. Таким чином, існує завдання, яке необхідно врахувати при переході на аутсорсинг: спільно з партнером розібратися в тому, які функції бухгалтерського обліку можна передати аутсорсеру, які послуги необхідні і яка частина облікових робіт залишається у замовника.

З історії аутсорсингу в Україні

Бухгалтерський аутсорcінг існував і в період соціалізму. Форми бухгалтерського аутсорсингу були такі.

Передача межі організації функції бухгалтерії у сфері розрахунків із персоналом з праці. Це було зумовлено певними економічними причинами. У 70-ті роки ще не було персональних комп'ютерів. Обчислювальну техніку було представлено перформаційно-клавішним обладнанням або обчислювальними машинами, що були у спеціалізованих обчислювальних центрах. Організації, що не мають обчислювальної техніки, зверталися до обчислювальних центрів для розрахунку заробітної плати та утримання податків.

Часткове виведення контрольної функції межі организации. Всебічно практикувалося проведення ревізій сторонніми фахівцями. Зазвичай, підприємства, керовані одним главком мали бути зацікавленими перевіряються раз на рік. Існувала система про перехресних перевірок. Ревізія проводилася не спеціалізованою фірмою. Фахівці одного підприємства проводили ревізію іншою. Внаслідок таких ревізій відбувався обмін досвідом. У керівника та головного бухгалтера була впевненість у правильному веденні обліку. Наступна форма щодо виведення контрольної функції межі підприємства- це коли вищестоящі організації перевіряли нижчестоящі ланки. Як правило, вищестояща організація мала у своєму складіревізорів, що здійснювали перевірку підвідомчих підприємств. Звісно, останні форми є чистим аутсорсингом, т.к. вони здійснювалися або у залежних організаціях, або в межах однієї галузі. Проте вже тут йдеться про виведення частини бухгалтерських функцій за межі підприємства. У роки соціалізму було чітко відпрацьовано систему ведення бухгалтерського обліку. На кожному підприємстві обов'язково навчали свого персоналу.

Хотілося б, щоби старі напрацювання знаходили своє застосування і в сучасному господарському житті фірм. Не дарма кажуть, що це нове добре забуте старе.

В даний час бухгалтер часто залишається віч-на-віч зі своїми проблемами. Керівники забувають, що відповідно до Закону "Про бухгалтерський облік" саме керівник відповідає за організацію бухгалтерського обліку.

Проблеми обліку в організації не зникають, навіть якщо керівник приймає на роботу досвідченого та знаючого головного бухгалтера. Не завжди бухгалтер помиляється, бо чогось не знає. Іноді йому просто треба чимось підказати. Потрібен сторонній погляд на його роботу.

Необгрунтована економія на ревізіях призводить по-перше, до постійної тривозі бухгалтера (а раптом чогось забув, а раптом чогось не зрозумів, а раптом чогось недодивився); по-друге, до нерозуміння між керівником та бухгалтерією; по-третє, зрештою до фінансових втрат.

Наступний етап розвитку аутсорсингу в Україні припадає на 90-ті роки. Послуги з бухгалтерського аутсорсингу зародились у надрах аудиту. Ринок послуг почав розвиватися, аудиторські компанії зіткнулися з тим, що їхнім клієнтам необхідні як перевірки, а й допомогу у постановці раціонального ведення всіх видів обліку.

Моделі бухгалтерського аутсорсингу

Об'єктамиуваги бухгалтерського аутсорсингу можуть бути

організації малого бізнесу
організації середнього та великого бізнесу
новостворені підприємства.

У кожному даному випадку ставиться своє завдання.

Для новостворених підприємств поки немає великих оборотів - угода з фірмою дає можливість не витрачати час на підбір бухгалтера, а спокійно займатися бізнесом. Спочатку буде забезпечено постановку обліку. Надалі фірма може підібрати спеціаліста.

Для індивідуальних підприємців та малих підприємств можливе повне ведення бухгалтерського обліку на підставі представлених первинних документів. Замовник матиме впевненість, що облік ведеться відповідно до законодавства. Аутсорсер бере на себе ведення регістрів бухгалтерського та податкового обліку, складання звітності, ведення бази даних за допомогою програмних засобів, регулярне оновлення програмного забезпечення та його коректну роботу.

Також можна за дорученням клієнта здійснювати платежі за системою "Банк-Клієнт", формувати за заявкою клієнта вихідні первинні документи. Хоча, в останньому випадку виникають проблеми, якщо офіс клієнта та виконавця територіально віддалені один від одного. Бажано, щоби документи передавалися електронно. Таку модель співпраці можна назвати "облік під ключ".

Облік "під-ключ" можна запропонувати і великим організаціям холдингового типу. Аутсорсер може взяти він ведення обліку в окремих структурних підрозділах.

Для діючих організацій (малих, середніх, великих) можуть проводитися передподаткові ревізії, і навіть ревізії з будь-яким ділянкам роботи залежно потреб замовника. У такій ревізії можна передбачити таке питання, як формування управлінськогообліку, що враховує особливості фірми-замовника. У загальній системі бухгалтерського обліку керівнику важко розібратися. Спеціалізована фірма запропонує різні форми обліку та вихідної інформації для керівника.

Чому для проведення ревізій краще запрошувати фахівців, які займаються аутсорсингом?Треба мати на увазі, що схожі по суті професії податковий інспектор, головний бухгалтер, аудитор насправді мають різну спрямованість. Часто запрошуючи аудитора на перевірку ваших справ, треба мати на увазі, що аудитор давно вже сам не веде облік. Фахівці аутсорсингу паралельно з перевірками, що проводяться, мають досвід практичної роботи, самі здійснюють ведення обліку у фірмах-клієнтах. Тому від того, яку мету ставить керівник, залежить і те, якими мають бути фахівці.

Співробітники фірми-аутсорсера при проведенні ревізії приділяють увагу не тільки допущеним помилкам і неточностям, але й видають висновок щодо раціонального ведення обліку, постановки обліку, удосконалення структури, програмного забезпечення. Така модель співпраці може називатися "зовнішній контролер".

Для середніх і великих фірм бухгалтерський аутсорсинг може запропонувати форму виведення окремих функцій апарату бухгалтерії до виконання сторонньої організацією. І тут головний бухгалтер звільняється від частини рутинної роботи з організації ведення обліку та контролю над працівниками бухгалтерії. Залишається час для аналізу та вироблення стратегії підприємства у галузі фінансів. Вивести за межі бухгалтерії можна – ведення обліку з персоналом з оплати праці та одночасне ведення юристами організації кадрового обліку. - робота з дебіторською заборгованістю. - Проведення раптових ревізій окремих ділянок господарської діяльності. Цезначно ефективніше, ніж коли ревізією займаються свої ж працівники. Це модель на кшталт "зовнішній бухгалтер".

І навпаки, для малих організацій можна запропонувати модель "зовнішній головбух". Невелика організація часто може дозволити собі кваліфікованого спеціаліста. Ведення первинної документації доручається офіс-менеджеру або бухгалтеру-початківцю. Далі первинні документи передаються до складання звітності аутсорсеру.

Ще одна модель співпраці – це абонентське обслуговування (зовнішній консультант). Фірма - аутсорсер бере на себе надання консультаційних послуг та інформування клієнта про новинки у законодавстві щодо певного кола питань. Таким чином, співпраця з аутсорсером може здійснюватися з різних напрямків.

Можливе поєднання будь-яких форм співробітництва. Фірма аутсосер може надавати послуги та за окремими напрямками роботи фінансово-бухгалтерської служби. Наприклад, може бути надано допомогу у складанні облікової політики, графіка документообігу, складання маркетингової політики для торгових організацій з метою оформлення витрат на просування товарів на ринки збуту. Фірма-аутсорсер може запропонувати складання внутрішньофірмових стандартів, наприклад, внутрішнє положення з обліку розрахунків з підзвітними особами, з обліку повернення товарів від покупців; може провести атестацію співробітників бухгалтерської служби підприємства чи взяти участь у доборі персоналу (головного бухгалтера чи бухгалтерів).

Окремі проблеми співпраці

Під час надання послуг бухгалтерського аутсорсингу виникають окремі проблеми.

1. При передачі документів сторонньої організації Замовники побоюються за їх збереження. Спочатку в процесі взаємодії аутсорсера із замовникомвиникають проблеми. Потрібно звикнути до того, що щомісяця необхідно збирати всі документи, складати реєстр. Налагодження процесу взаємодії може тривати певний час.

2. Вирішивши передати частину функцій щодо ведення обліку, організація має підготуватися до наступної ситуації: Можливо, облік вівся некоректно, давно не було податкової перевірки. Тому перед початком співробітництва щодо ведення поточних справ необхідно провести ревізію правильності складання звітності, правомірності відображення господарських операцій на обліку.

Зрозуміло, що аутсорсинг для багатьох це досить незвичайне для сприйняття. На перший погляд, через звичку важко відмовитися від того, що низка фінансових функцій передається сторонній фірмі. Але, як і в будь-яких перервах, щось втрачаєш, а щось знаходиш. Потрібно розібратися в різних варіантах, розставити пріоритети і вирішити собі: а може варто спробувати нові способи роботи?