Часті питання, пов’язані з діяльністю архівів організацій, Федеральне архівне
Архівні документи, створювані в організаціях, що діють на території України, належать до приватної власності у тому випадку, якщо організації не є державними чи муніципальними. До приватної власності належать також архівні документи, які створюються у громадських об'єднаннях з дня їх реєстрації відповідно до законодавства України про громадські об'єднання, а також у релігійних об'єднаннях після відокремлення церкви від держави. Законодавство називає ці організації загальним терміном «недержавні організації».
Документи Архівного фонду України можуть зберігатися в архіві недержавної організації:
тимчасово- якщо вони утворилися в діяльності державної або муніципальної організації, на базі якої виникла недержавна організація, і були свого часу в установленому порядку включені до складу Архівного фонду України, внаслідок чого вони залишаються у федеральній власності, власності суб'єкта України або муніципальної власності та повинні бути передані на постійне зберігання до відповідного державного або муніципального архіву;
постійно– якщо вони утворилися у діяльності недержавної організації (або дана організація на законних підставах є їх власником або власником) та включені до складу Архівного фонду України в результаті експертизи цінності, проведеної відповідно до договору, укладеного між недержавною організацією та державним або муніципальним архівом.
В організації зберігаються документи попередника - державного (муніципального) підприємства (установи), але договір з архівом щодо включення цих документів до АФ України укладено небув. Що потрібно робити з цими документами, якщо у них закінчуються рядки відомчого зберігання?
Оскільки виділення до знищення архівних документів можливе лише після проведення експертизи цінності, недержавна організація, яка тимчасово зберігає документи, що знаходяться у федеральній власності, власності суб'єкта України або муніципальної власності, повинна укласти відповідний договір з державним, муніципальним архівом (органом місцевого самоврядування ), музеєм, бібліотекою чи організацією української академії наук. До проведення у порядку експертизи цінності документів знищення документів забороняється.
Для документів з особового складу встановлено 75-річний термін зберігання, після чого вони зазнають експертизи цінності; за її результатами вони можуть бути повністю або частково залишені на постійне зберігання. При ліквідації недержавних організацій, у тому числі внаслідок банкрутства, документи, що утворилися в процесі їх діяльності, за особовим складом передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) або конкурсним керуючим у впорядкованому стані на зберігання до відповідного державного або муніципального архіву на підставі договору між ліквідаційною. або конкурсним керуючим та державним або муніципальним архівом. При цьому ліквідаційна комісія (ліквідатор) або конкурсний керуючий організує впорядкування архівних документів організації, що ліквідується, у тому числі організації, що ліквідується в результаті банкрутства.
При ліквідації недержавних організацій, у тому числі внаслідок банкрутства, що утворилися в процесі їх діяльності та включені до складу Архівного фонду України архівні документи,документи по особовому складу, а також архівні документи, строки тимчасового зберігання яких не закінчилися, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) або конкурсним керуючим у впорядкованому стані на зберігання до відповідного державного або муніципального архіву на підставі договору між ліквідаційною комісією (ліквідатором) державним чи муніципальним архівом. При цьому ліквідаційна комісія (ліквідатор) або конкурсний керуючий організує впорядкування архівних документів організації, що ліквідується, у тому числі організації, що ліквідується в результаті банкрутства.
Недержавна організація неспроможна автоматично залишитися джерелом комплектування державного чи муніципального архіву. Документи Архівного фонду Укаїни, що перебувають у федеральній власності, власності суб'єкта України або муніципальної власності, що утворилися в діяльності попередника недержавної організації, повинні бути передані нею на постійне зберігання до відповідного архіву. Відповідно до федерального архівного законодавства недержавна організація має право укласти договір з державним або муніципальним архівом, музеєм, бібліотекою, організацією української академії наук про передачу на зберігання документів Архівного фонду України, які утворюються в її діяльності.
Якщо організація вирішила передати свої документи, включаючи документи Архівного фонду РФ, державне зберігання, ніж керуватися під час виборів архівної установи?
Недержавна організація має право обрати будь-який державний чи муніципальний архів, музей, бібліотеку чи організацію української академії наук для укладання з ним (ній) договору про зберігання документів Архівного фонду України (також вонавправі укласти договір про зберігання інших архівних документів). Однак із практичних міркувань доцільно укладати договір за місцем фактичного розташування недержавної організації.
Як правило, в архіві недержавної організації є один фонд – її власний. Самостійному фондуванню підлягають документи недержавної організації, включені до складу Архівного фонду України, архівні документи організації або організацій – попередників недержавної організації, приєднаних організацій, філій (якщо за складом та змістом останні істотно відрізняються від архівних документів власне організації).
Якими переліками документів необхідно керуватися щодо термінів зберігання документів недержавних організацій різного профілю?
Чи мають пріоритет переліки перед законодавчими актами щодо термінів зберігання документів, створених до приватизації організації?
Чинні правила роботи відомчих архівів не обмежують сферу їх застосування. Правила роботи архівів організацій нині готуються до затвердження і також мають обмежень у сфері застосування.
В архіві недержавної організації архівні документи постійного терміну зберігання формуються у справі, зберігаються та обліковуються окремо від справ із документами, що мають тимчасовий термін зберігання, а також від справ із документами за особовим складом. Для зручності роботи з документами довгострокових термінів зберігання можуть зберігатися окремо.