Чи можна в документі переносити реквізит - підпис - на нову сторінку, Питання передплатників, Журнал
Питання-відповідь на тему
Підкажіть, чи можна перенести реквізит "Підпис" на наступну сторінку документа, якщо реквізит "Текст" надто об'ємний? тобто. весь текст розмістили на першій сторінці, а підпис директора перенесли на другу. За будь-якої відповіді дайте, будь ласка, посилання на законодавство (ВАЖЛИВО!).
Законодавство не містить заборони на перенесення підпису на другу сторінку.
Наразі вимоги до складу інформаційних елементів документів – реквізитів – визначаються державним стандартом: ГОСТ Р 6.30–2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Цей ГОСТ встановлює склад обов'язкових реквізитів, що надають документного запису юридичної чинності, а саме:
– найменування документа та його код;
– підпис (код) особи, відповідальної за правильність виготовлення документа, або код (підпис) особи, яка затвердила документ;
Отже, одним із реквізитів, що надають документу юридичної чинності, є «Підпис».
регіональних підприємств Особистий підпис О.О. Борисов
Віце-президент Особистий підпис О.О. Борисов
Допускається в реквізиті "Підпис" центрувати найменування посади особи, яка підписала документ, щодо найдовшого рядка. Наприклад:
Виконавчий директор Особистий підпис Н.А. Федоров
Отже, можна дійти невтішного висновку, що найменування посади, особистий підпис і розшифровка підпису відбиваються у рядку одному рівні.
Отже, офіційно законодавство не містить заборони на перенесення підпису на другий лист, нещо містить більше жодної інформації. При цьому варто зазначити, що в даному випадку мають бути перенесені абсолютно всі складові реквізиту "Підпис".
Також варто зазначити, що на практиці за звичаєм ділового обороту та, щоб уникнути ситуацій з підробкою документів, прийнято використовувати такі підходи:
1. Документ прошивається, із зазначенням позаду документа кількість прошитих сторінок та підпис посадової особи.
2. На кожному аркуші документа проставляється реквізит підпису (парафування або візування кожної сторінки).
3. Текст форматується таким чином, щоб на другий аркуш переходила частина тексту, а не лише підпис уповноваженої особи, або, навпаки, форматування забезпечує розміщення всього тексту та реквізитів підпис на одному аркуші.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ Укаїни
УНІФІКОВАНІ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЇ
ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Unified systems of documentation.
Unified system of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents
Дата введення 2003-07-01
3. Вимоги до оформлення реквізитів документів
3.22. До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку документа, та скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище), наприклад:
регіональних підприємств Особистий підпис О.О. Борисов
Віце-президент Особистий підпис О.О. Борисов
Допускається в реквізиті "Підпис" центрувати найменування посади особи, яка підписала документ, щодо найдовшоїрядки. Наприклад:
Виконавчий директор Особистий підпис Н.А. Федоров
При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи у підписі не вказують.
При підписанні документа декількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді, наприклад:
Директор інституту Особистий підпис М.В. Ларін
Головний бухгалтер Особистий підпис З.В. Мар'яш
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи мають на одному рівні, наприклад:
Заступник директора Заступник директора
з наукової роботи з наукової роботи
Особистий підпис Ю.Г. Демидов Особистий підпис К.І. Ігнатьєв
Під час підписання спільного документа перший лист оформляють не так на бланку.
У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки у складі комісії відповідно до розподілу, наприклад:
Голова комісії Особистий підпис В.Д. Банасюкевич
Члени комісії Особистий підпис О.М. Сокова
Особистий підпис О.С. Красавін
Особистий підпис О.І. Ризиків
З повагою та побажанням комфортної роботи, Світлана Вартанова,