Чи повинен табель на аванс затверджувати директор

Питання-відповідь на тему

Наше підприємство виплачує аванс та заробітну плату, але аванс хочуть отримувати не всі працівники. У законі чітко прописано, що навіть якщо співробітник письмово написав відмову від авансу, це не є виправданням під час перевірки. Питання у мене наступне як правильно видати аванс, як заповнюються табелі, два рази на місяць і на різних бланках, перший з 1 по 15 число, а другий з 16 по 31, або на одному? Чи повинен табель на аванс затверджувати директор? У нас більша кількість співробітників працюють відрядно, значить мені швидше за все доведеться рахувати вбрання, тому що приблизно підрахувати аванс не вийде. Заздалегідь дякую.

1. Детальний порядок видачі авансу наведено у підібраних матеріалах. Є приклади.

2. Про табель обліку робочого часу. Ви маєте право затвердити свою форму і порядок її заповнення, який вам зручний. Якщо використовуєте форму, затверджену Держкостатом, то необхідно врахувати таке.

Формально вимоги складати табель обліку робочого часу двічі на місяць немає. Більше того, у порядку його заповнення передбачено таке: «Табель (ф. 0504421) відкривається щомісяця за 2 – 3 дні до початку розрахункового періоду на підставі Табеля (ф. 0504421) за минулий місяць.»

Однак відомості з Табеля для нарахування авансу все ж таки необхідні. Тут ви можете вчинити одним із двох способів:

Перший – дійсно вести два табелі обліку робочого часу на місяць.

Другий (він простіше) – людина відповідальна за ведення табеля передає його чи його копію до розрахунку авансу, а підсумковий документ протягом місяця віддає вже до розрахунку зарплати. Так, вимоги статті 136 ТК Україна та Роструда про виплату заробітної плати двічі на місяць порушені не будуть. Як власнета необхідність виплачувати аванс у розмірі не менше фактично відпрацьованого працівниками часу.

3. Відповідно до порядку заповнення Табель використовують для складання Розрахунково-платіжної відомості після затвердження керівником. Однак ви маєте право змінити форму замінивши керівника на будь-яку відповідальну особу чиї повноваження підтверджені (наприклад, наказом).

4. Якщо у вас люди працюють відрядно, то виплати їм рахуйте згідно нарядів на відрядну роботу. Тобто щодо них необхідно вести облік виробітку, а не робочого часу.

Обґрунтування даної позиції наведено нижче в матеріалах Системи Головбух

1. Рекомендація:Як виплатити аванс із зарплати

Ситуація: у які терміни потрібно виплатити аванс із зарплати

Аванс потрібно виплачувати у строк, встановлений Правилами трудового розпорядку, колективним та трудовими договорами.

Конкретних дат виплати авансу трудовим законодавством України не встановлено. У статті 136 Трудового кодексу Україна сказано лише, що зарплату потрібно платити не рідше, ніж кожні півмісяця.

Водночас встановлювати терміни виплати авансу із зарплати безпечніше з урахуванням думки контролюючих відомств та судової практики. Фахівці Роструда в усних роз'ясненнях рекомендують встановлювати термін виплати авансу в середині місяця (15 чи 16 числа). Однак, якщо встановити дату виплати авансу, наприклад, 25-го числа, це не буде порушенням. Адже законодавство таких обмежень не передбачає. Головне, щоб такий термін було прописано у внутрішніх документах організації.

Таким чином, роботодавець має право встановити на свій розсуд дату виплати авансу в Правилах трудового розпорядку. Водночас якщо організація бажає уникнути суперечок щодо цьогопитанню, краще встановити таку дату в середині місяця (15-го чи 16-го числа). При цьому слід враховувати, що перевірку дотримання трудового законодавства проводять фахівці Роструда, які допускають пізнішу дату виплати (наприклад, 25 число).

Ситуація: чи обов'язково платити аванс із зарплати при відрядній системі оплати праці

Ні, не обов'язково. При цьому заборони на такі дії також немає.

Ситуація: чи можна платити зарплату один раз на місяць, якщо від співробітників надійшли письмові заяви про згоду на такий порядок

Періодичність видачі зарплати встановлено Трудовим кодексом РФ. Тому виплата зарплати не рідше ніж кожні півмісяця – це право, а обов'язок роботодавця (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Причому видавати зарплату частіше за цю періодичність (наприклад, раз на 10 днів) можна.

Виплачуючи зарплату лише один раз на місяць, роботодавець порушує вимоги законодавства. Це робити не можна, навіть якщо співробітники написали заяви про згоду з таким порядком.

Увага: організація, яка видає своїм співробітникам зарплату рідше, ніж кожні півмісяця, порушує трудове законодавство.

Покарання за такі дії (в т. ч. порушення правил видачі зарплати) передбачено частинами 1 та 4 статті 5.27 Кодексу України про адміністративні правопорушення щодо:

організації – штраф у вигляді від 30 000 до 50 000 крб.;
підприємця – штраф у вигляді від 1000 до 5000 крб.;
посадових осіб організації (наприклад, керівника) – попередження чи штраф у вигляді від 1000 до 5000 крб.

Повторне порушення особою, яку раніше покарали за аналогічні дії, тягне за собою:

для організації - штраф у розмірі від 50 000 до 70 000 руб.;
підприємця - штраф у розмірі від 10 000 до 20 000 руб.;
посадових осіб організації (наприклад, керівника) – штраф у вигляді від 10 000 до 20 000 крб. або дискваліфікацію терміном від одного року до трьох років.

Крім того, ситуація, коли роботодавець виплачує зарплату рідше за кожні півмісяця, може бути розцінена як несвоєчасна виплата зарплати. Організація, яка виплачує зарплату один раз після закінчення місяця, невчасно виплачує одну з двох обов'язкових частин зарплати (ст. 136 ТК РФ). Тому за період затримки співробітники можуть вимагати виплатити їм компенсацію (ст. 236 ТК РФ).

Ситуація: в якому розмірі виплачуватиме аванс із зарплати, якщо співробітник у першій половині місяця був у відпустці або хворів

У розмірі не менше, ніж співробітнику належить за реально відпрацьований час. Якщо відпрацьованих днів у першій половині місяця немає, то аванс можна не виплачувати зовсім.

Конкретний порядок розрахунку та виплати авансу роботодавець може встановити на власний розсуд, оскільки чинним законодавством розмір авансу не встановлено.

Наприклад, можна виплатити за першу половину місяця фіксовану суму авансу (скажімо, 40% від місячної зарплати) незалежно від кількості відпрацьованих днів. А зарплату за підсумками місяця порахувати вже з урахуванням днів хвороби чи відпустки, якщо такі співробітники мали. Або ж можна вважати аванс строго за кількістю фактично відпрацьованих днів у першій половині місяця.

Вибраний порядок закріпіть у внутрішніх документах, наприклад, у Правилах трудового розпорядку або Положення про оплату праці.

Приклад визначення суми авансу із зарплати, якщо працівник був у відпустці у першій половині місяця. Аванс вважають пропорційно до відпрацьованогочасу

Відображення у локальних актах

Головбух радить: незважаючи на те, що за термінами виплати авансу жодних обмежень у трудовому законодавстві немає, краще, якщо термін приблизно припадатиме на середину місяця.

Видачу авансу оформляйте тими самими документами, що й виплату остаточного розрахунку із зарплати. Перелік документів, які потрібно оформити під час виплати авансу, залежить від способу його видачі:

При виплаті авансу готівкою відомість за формою № Т-49 не складайте. Ця форма призначена для обліку нарахувань, виплат та утримань за повний місяць. А аванс виплачують лише за частину місяця. Тому видачу авансу готівкою оформлюйте відомістю за формою № Т-53 або видатковими касовими ордерами за формою № КО-2.

Сума виплаченого авансу не є витратою (п. 3 ПБО 10/99). Відображення виплати авансу в бухобліку залежить від способу його видачі.

Бухоблік: видача готівкою

При виплаті авансу готівкою зробіть проведення:

Дебет 70 Кредит 50- виплачено аванс з каси.

Бухоблік: перерахування на рахунок

Перерахування авансу на рахунок співробітника в банку відобразите проводками:

Дебет 76 Кредит 51– переведені гроші у рахунок виплати авансу із зарплати;

Дебет 70 Кредит 76– перераховані банком гроші на зарплатні картки співробітників.

При перерахуванні авансу на індивідуальний рахунок співробітника зробіть проведення:

Дебет 70 Кредит 51– перерахований аванс співробітнику окремим платіжним дорученням.

Бухоблік: видача авансу готовою продукцією

При видачі авансу готовою продукцією чи товарами зробіть проведення:

Дебет 70 Кредит 90-1– відображеновиручка від передачі готової продукції (товарів, робіт, послуг) у рахунок авансу із зарплати;

Дебет 90-2 Кредит 43 (41, 20, 23)- списано собівартість готової продукції (товарів, робіт, послуг), що передається в рахунок авансу із зарплати.

Бухоблік: передача іншого майна

Передачу іншого майна (матеріалів, основних засобів) у рахунок авансу відобразіть так:

Дебет 70 Кредит 91-1– відображено виторг від передачі іншого майна в рахунок виплати авансу;

Дебет 91-2 Кредит 01 (08, 10, 21. )– списано вартість іншого майна, що передається в рахунок авансу із зарплати;

Дебет 02 Кредит 01– списана амортизація за вибулим майном (при передачі як аванс основних засобів).

ПДФО та страхові внески

При видачі авансу ПДФО не утримуйте, страхові внески не нараховуйте.

ПДФО необхідно розраховувати за підсумками місяця, протягом якого нараховані доходи (п. 3 ст. 226 НК РФ). Цей податок необхідно утримати в останній момент виплати співробітнику доходу (п. 4 ст. 226 НК РФ). Датою отримання доходу у вигляді зарплати визнається:

останній день місяця, за який її було нараховано;
останній день роботи працівника в організації у разі його звільнення до закінчення місяця.

Про це йдеться у пункті 2 статті 223 Податкового кодексу РФ.

Отже, сплату страхових внесків можна відкласти до 15 числа наступного місяця.

2. Рекомендація:Як вести облік робочого часу

Існує два способи обліку робочого часу:

поденний (застосовується при п'яти- та шестиденному робочому тижні);
сумований (застосовується, коли умови виробництва не дозволяють дотримуватисявстановлену для працівників щоденну або щотижневу тривалість робочого часу, у т. ч. для співробітників зі шкідливими чи небезпечними умовами праці)