Чи правильно ви склали графік відпусток

ЗАРПЛАТА І КАДРИ КАДРОВИЙ ВІДПОВІДЬ

Левищева Ю. А., юрисконсульт Кредитного споживчого кооперативу «Кредитна спілка «ВКБ-кредит»

Чи правильно ви склали графік відпусток?

Одним із документів, якими кадровик «закриває» рік, є графік відпусток. Складання графіка та його своєчасне здавання дуже важливі, а відсутність цього документа загрожує наслідками для роботодавця.

Право на оплачувану відпустку гарантовано трудовим законодавством (ст. 2 та ст. 114 ТК РФ). Відповідно до ст. 122 ТК Україна оплачувана відпустка має надаватися працівникові щорічно (за кожен робочий рік).

Відповідно до частини першої ст. 123 ТК Україна черговість надання оплачуваних відпусток визначається щорічно відповідно до графіка відпусток. Його затверджує роботодавець з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації не пізніше ніж за два тижні до календарного року і в порядку, встановленому ст. 372 ТК «Україна для прийняття локальних нормативних актів». У разі відсутності організації представницького органу співробітників графік відпусток затверджується роботодавцем самостійно (частина друга ст. 8 ТК РФ).

Складаючи графік, роботодавець повинен враховувати побажання працівників щодо часу надання відпустки. Для цього потрібно зібрати побажання працівників, у чому відділу кадрів можуть допомогти керівники структурних підрозділів. Вони зберуть зі співробітників відомості про передбачуваний час відпустки, залагодять розбіжності між бажаючими піти у відпустку в один і той же час, а також нададуть кадровикам відомості про узгоджені дати початку відпусток підлеглих для складання зведеного графіка.

З положень ст. 123 ТК Україна можна зробити висновок, що до графіка відпусток включаютьсяті працівники, трудові відносини з якими продовжуються і наступного календарного року, тобто з якими укладено трудові договори на невизначений термін, а також працівники, термінові трудові договори яких припиняються наступного календарного року.

КОРИСНО ЗНАТИ

Чи потрібно включати «термінника» у графік відпусток?

Статтею 115 ТК Україна встановлено, що тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки становить 28 календарних днів. При цьому щодо порядку надання щорічної оплачуваної відпустки працівникам, з якими укладено строковий трудовий договір, будь-яких особливостей трудове законодавство не встановлює.

Виняток становлять лише випадки, коли трудовий договір укладається тимчасово виконання тимчасових (до двох місяців) і сезонних робіт – і тривалість відпустки у випадках визначається з розрахунку: два робочих дні протягом місяця роботи (ст. 291 і 295 ТК РФ). Але навіть у цьому випадку відпустка надається.

ВАЖЛИВО В РОБОТІ

Якщо трудовому договорі прописаний ненормований робочий день, то роботодавець зобов'язаний подовжити відпустку співробітника щонайменше ніж три дні (ст. 119 ТК РФ). Конкретна кількість днів, на яку подовжується відпустка, прописується або у трудовому договорі, або у локальному нормативному акті установи.

Таким чином, навіть якщо відомо, що співробітник пропрацює менше року, наприклад, 8 місяців, за строковим трудовим договором, він має право на використання повної відпустки – 28 календарних днів, і саме це необхідно передбачити у графіку відпусток.

Слід звернути увагу, що, виходячи із змісту частини другої ст. 122 ТК РФ, нових співробітників, прийнятих у першому півріччі, слід включати в затверджений на поточний календарний рік графік відпусток,оскільки їхнє право на щорічну оплачувану відпустку виникне вже цього року.

Якщо строковий трудовий договір закінчується в поточному календарному році і невідомо, буде він продовжений чи ні, то роботодавець не зобов'язаний включати такого співробітника до графіка відпусток на наступний календарний рік. Якщо на момент закінчення терміну трудового договору в нього залишилася невикористана щорічна оплачувана відпустка, вона може отримати за неї грошову компенсацію (частина перша ст. 127 ТК РФ) або піти у відпустку з наступним звільненням (частини друга та третя ст. 127 ТК РФ).

Якщо ж терміновий трудовий договір стане безстроковим (частина четверта ст. 58 ТК РФ) або буде продовжено, роботодавець у будь-який час може внести зміни до графіка відпусток і передбачити в ньому відпустку для такого співробітника.

Поділ відпустки на частини

Відповідно до частини першої ст. 125 ТК Україна за згодою між співробітником та роботодавцем щорічна оплачувана відпустка може бути поділена на частини, при цьому хоча б одна з частин цієї відпустки має бути не менше 14 календарних днів. Отже, поділ щорічної оплачуваної відпустки на частини та визначення цих частин у графіку можливий виключно за згодою сторін.

ВАЖЛИВО В РОБОТІ

Вносити зміни до вже затвердженого документа роботодавець має право лише з дозволу особи, яка затвердила графік, або уповноваженої нею особи, враховуючи думку виборного органу первинної профспілкової організації (якщо вона є).

Якщо сторони трудового договору не дійшли згоди про поділ відпустки, вона має бути запланована у графіку відпусток і після закінчення шести місяців безперервної роботи надано повністю (28 календарних днів). Такий обов'язок виникне у роботодавця навіть у тому випадку, якщо ранішеспівробітником було подано заяву про відмову від права використання щорічної відпустки.

Чи потрібно вносити до графіка відомості про невикористані відпустки?

Відповідно до ст. 122 ТК Україна оплачувана відпустка має надаватися працівникові щорічно. У виняткових випадках, коли надання відпустки в поточному році може несприятливо позначитися на нормальному ході діяльності компанії, за згодою працівника допускається перенесення відпустки на наступний рік. При цьому відпустка має бути використана не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який вона надається.

На практиці відпустка (або її частина) нерідко продовжується або переноситься на інший термін, який визначається роботодавцем з урахуванням побажань працівника:

- у разі тимчасової непрацездатності працівника;
- у разі виконання працівником під час щорічної оплачуваної відпустки державних обов'язків, якщо для цього трудовим законодавством передбачено звільнення з роботи;
- в інших випадках, передбачених трудовим законодавством чи локальними нормативними актами.

КОРИСНО ЗНАТИ

За законом працівник не може сам визначати термін використання відпустки, він повинен піти у відпустку саме у строки, встановлені графіком (не пізніше кінця першого робочого року), а роботодавець має право відмовити йому у наданні відпустки в інший час, ніж передбачене графіком відпусток.

Крім того, у зв'язку з виробничою необхідністю працівника можуть відкликати з відпустки, але лише за її згодою. При цьому невикористана частина відпустки надається працівникові у зручний для нього час у поточному році або приєднується до відпустки за наступний рік.

Як видно, дотриматися повністю графіку відпустокпротягом календарного року зазвичай неможливо. Однак незалежно від причин, з яких відпустка не була повністю використана, право на неї у працівника зберігається.

Щоб не накопичувати відпустки, невикористані дні відпочинку слід також включати до графіка на черговий календарний рік. Послідовність надання відпусток доцільно вказувати у хронологічному порядку, як це відображено у графіку. Спочатку потрібно вибрати усі відпустки за попередні роки, потім надати відпустку за поточний рік.

Звільнення співробітника, включеного до графіка відпусток

ПЕРШЕДЖЕРЕЛО

Забороняється ненадання щорічної оплачуваної відпустки протягом двох років поспіль, а також ненадання щорічної оплачуваної відпустки працівникам віком до 18 років та працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці.

Також слід мати на увазі, що у разі звільнення співробітника до закінчення робочого року, в рахунок якого він уже отримав щорічну оплачувану відпустку, компанія має право утримати із заробітної плати суму заборгованості за невідпрацьовані дні. Це правило не поширюється лише на випадки звільнення на підставах, передбачених п. 8 частини першої ст. 77 чи п.п. 1, 2 чи 4 частини першої ст. 81, п.п. 1, 2, 5, 6 та 7 ст. 83 Трудового кодексу України (частина друга ст. 137 ТК РФ).

Що робити, якщо в графіку припущено помилку

Від помилок ніхто не застрахований. Іноді трапляється так, що вже після погодження та затвердження графіка, а також після ознайомлення з ним працівників виявляється прикра помилка (наприклад, неправильно вказано дату або прізвище працівника). Що робити? Передруковувати та проходити процедури узгодження та затвердження наново – нелегка праця, робити цього не варто. Так як жевнести виправлення?

ВАЖЛИВО В РОБОТІ

Якщо працівник не хоче йти у відпустку за графіком, але він своєчасно ознайомлений з наказом про надання відпустки та відпустку вчасно оплачено (частина третя ст. 123, частина дев'ята ст. 136 ТК РФ), то у нього немає підстав відмовлятися від її використання.

Тим часом, у чинному Положенні про документи та документообіг у бухгалтерському обліку (утв. Мінфіном СРСР від 29.07.1983 № 105) зазначено:

- записи в первинних документах повинні проводитися чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машин, засобів механізації та іншими засобами, що забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві. Забороняється використовувати для записів простий олівець (п.2.8);

- вільні рядки у первинних документах підлягають обов'язковому прочерку (п.2.9);
- у тексті та цифрових даних первинних документів та облікових регістрів підчистки та незастережені виправлення не допускаються (п.4.1);
- помилки в первинних документах, створених вручну (за винятком касових та банківських), виправляються наступним чином: закреслюється неправильний текст або суми та надписується над закресленим виправленим текстом або сумою. Закреслення виконується однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене (п.4.2);
- виправлення помилки у первинному документі має бути обумовлено написом «виправлено», підтверджено підписом осіб, які підписали документ, а також проставлено дату виправлення (п.4.3).

КОРИСНО ЗНАТИ

Роботодавець має право не допустити працівника до роботи в період розпочатої за графіком відпустки. Працівник, який усупереч графіку відпусток вийшов на роботу, може бути залучений до дисциплінарноївідповідальності.

Відповідальність за відсутність чи недотримання графіка відпусток

Відповідно до ст. 123 ТК «Україна» графік відпусток є нормативним актом, який обов'язково має бути у кожного роботодавця. Саме на його підставі мають надаватися щорічні відпустки (а не на підставі заяв співробітників, як досі прийнято у деяких організаціях).

За відсутність чи невиконання графіка відпусток інспектор Державної інспекції праці може накласти організацію штраф у вигляді від 30000 до 50000 рублів, але в посадова особа – від 1000 до 5000 рублів (ст. 5.27 КоАП РФ).