Діловий етикет Візитні картки, Друкарня КОМБО, друк візиток, Нижній Новгород, Кстово, друк
Основне призначеннявізитної картки - подання офіційних осіб, ділових партнерів у процесі переговорів, візитів, зустрічей. Візитна картка виявляється незамінною при знайомствах, спілкуванні на банкетах, прийомах, конференціях, презентаціях, виставках, ярмарках, фестивалях, подорожі. У ряді випадків, наприклад, у Японії, Кореї, вона може розглядатися як посвідчення особи. Візитка може бути засобом заочного контакту, використовуватись у приватному та службовому листуванні, як рекомендація, для знайомства, для коротких інформацій, запрошень, привітань, супроводу подарунків та сувенірів тощо.
Водночас ще багато хто недооцінює візитні картки як необхідний атрибут ділового спілкування. Я знаю одного відомого вченого, оратора та полеміста, який довго, дотримуючись традиційного менталітету, сприймав візитні картки як щось із галузі офіціозу та дипломатії, в інших випадках як ”буржуазні” іграшки, щось від суєтності тусовок ”нових українських”. Однак, виявившись кілька разів поспіль у ситуації, коли після виступів на конференції, симпозіумі, ”круглому столі”, під час презентації книги, на прийомі не зміг запропонувати візитну картку тим, хто вручив йому свої для продовження контактів, він замовив собі 200 штук. ..
Які рекомендації щодо зовнішнього вигляду візиток?
Візитна картка - одна із складових іміджу фірми та особистого іміджу її власника. Вона є виразом як індивідуального стилю та смаку людини, так і фірмового, корпоративного стилю.Візитні картки рекомендується замовляти із щільного паперу високої якості або тонкого картону. У цьому випадку картки довше зберігатимуть гідний зовнішній вигляд. На початкуминулого, ХХ століття, за свідченням Емі Вандербілд, вважалося також раціональним, щоб ділові картки виготовлялися на тонкому та міцному пергаментному папері та обов'язково мали текст, написаний каліграфом.
Наразі точних правил щодо паперу, шрифту, форматувізитних карток більше немає, чи йдеться про картку жінки чи чоловіка. Насправді найбільш застосовним виявився розмір кредитної картки, формат 5см x 9см. Відповідного розміру випускають конверти. Візитки більшого розміру не поміщаються у стандартну візитницю, спеціальні кишеньки гаманців. Їх доводиться обрізати. Класичний варіант -візитна картка на папері, картоні білого кольору з матовою поверхнею, суворим чорним шрифтом. Однак у наші дні картки перестали бути лише білими. Їх друкують на папері різних кольорів, активно використовують графіку, різні шрифти, роблять доладними, поміщають на візитівці свою фотографію. Останнє, щоправда, вважається не найкращим стилем. Діловим людям бажано не виявляти ексцентричності ні у виборі матеріалу, ні у кольорі. Як і раніше, суворі вимоги пред'являються до оформлення візитних карток в офіційній та дипломатичній сферах.
При виборі паперу, шрифту доцільно скористатися послугами дизайнера-професіонала, подивитися зразки карток фірм, подібних до вашої, щоб не помилитися відповідно до зробленого вами вибору вашого корпоративного іміджу.
В Україні прийнято візитні картки з двостороннім текстом: українською з одного боку і, найчастіше, англійською – з іншого. Однак краще мати окремі комплекти українською та іноземною мовами. Іноземна може бути тією ж англійською як найбільш поширеною мовою міжнаціонального спілкування. Але у випадку, якщо ви постійно співпрацюєте зпредставниками будь-якої країни, буде проявом поваги до партнерів, якщо у вас будуть візитні картки їхньою рідною мовою. У разі відрядження за кордон доцільно мати візитні картки мовою країни перебування.
Зручність односторонньої візитної картки виявляється в тому, що на вільній зворотній стороні можна робити необхідні доповнення, позначки.
Використовуються візитки різного виду та призначення. Назвемо найпоширеніші з них.
Ділова стандартна картка.
Сфера застосування такого виду карток є виключно службовою. У світському житті їх не слід використовувати ніколи. Слід врахувати низку зауважень. При написанні посади слід зазначити область повноважень. Наприклад, не просто "проректор", а "проректор з навчальної роботи", не просто "завідувач відділу", а "завідувач транспортного відділу" і т.п.
Якщо візитка надрукована іноземною мовою, прізвище та ім'я пишуться повністю, а по-батькові позначається однією великою літерою. У іноземних мовах поняття “по батькові” відсутнє і може сприйняти як друге ім'я.
Представницька картка.
Тактовний партнер зі спілкування має правильно оцінити ситуацію та вибрати відповідну лінію поведінки.
На візитних картках офіційних осіб, особливо дипломатів, проставляються лише ім'я, по батькові, прізвище та посаду. Дипломати використовують такі картки, на яких вказано лише посаду, наприклад, “Посол”. У третьому варіанті на візитівці, призначеній для особистого використання, пишуть лише ім'я, по батькові, прізвище, іноді професію. Їх вручають тільки в неофіційних випадках, посилають жінкам.
Діловим людям також дуже корисно мати картки для неслужбових ситуацій, дружніх, світських контактів, колизгадування посади, підкреслення офіційного статусу може бути зрозуміло і прийнято. На таких картках може бути проставлено професію, почесні, вчені звання.
Під час ділової зустрічі з іноземними партнерами першими візитівки вручають господарі. На переговорах після процедури обміну візитками, щоб правильно вимовляти і не плутати імена, картки доцільно розташувати на столі перед собою в такому порядку, як сидять партнери.
Не прийнято вручати особисто візитну картку з подякою чи іншими почуттями.
Відвідувач у фірмі, установі може пред'явити свою візитну картку секретареві для доповіді себе, особливо у випадку незаявленого раніше візиту. Картка може відкрити відвідувачеві двері кабінету зайнятої посадової особи. Лев Миколайович Толстой у романі “Анна Кареніна” дуже колоритно описує сцену з візитною карткою під час відвідин інкогніто великим петербурзьким чиновником Кареніним адвокатської контори.
“Приймальна кімната знаменитого петербурзького адвоката, – пише Толстой, – була повна, коли Олексій Олександрович увійшов до неї… Один із помічників, не встаючи, … сердито звернувся до Олексія Олександровича:
- Що бажаєте? - Я маю справу до адвоката. - Адвокат зайнятий, - суворо сказав помічник, вказуючи пером на тих, хто чекав. - Чи не може він знайти час? - У нього немає вільного часу. Він завжди зайнятий. Будьте ласкаві почекати. - То не попрацюйте подати мою картку, - гідно сказав Олексій Олександрович. Помічник взяв картку і... пройшов у двері. - Зараз вийдуть, - сказав помічник, і справді, за дві хвилини у дверях з'явилася... постать адвоката. — Будь ласка, — сказав адвокат, звертаючись до Олексія Олександровича. І пропустивши повз себе Кареніна, він зачинив двері. –Ви знаєте моє прізвище? – Знаю вас і вашу корисну діяльність, як і кожну українську, – сказав адвокат”.
Які правила вручення візиток?
При врученні карток прийнято обмінюватися легкими поклонами. Візитну картку потрібно вручити партнерові так, щоб він міг відразу прочитати текст. Своє прізвище, особливо якщо воно важковимовне, потрібно назвати вголос. У США, Європі особливих регламентацій немає. Представникам близькосхідних країн картку вручати слід обов'язково правою рукою. У країнах Азії, зокрема у Японії – обома руками.
Той, хто прийняв візитну картку, повинен її прочитати. Прізвище партнера, щоб бути впевненим у її правильній вимові – вимовити вголос.
Якщо візитна картка додається до подарунка, її вкладають у коробку з подарунком. Конверт із візиткою заклеюють лише в тому випадку, коли послання має суто особистий характер.
Якщо візитну картку вкладають у букет квітів, що надсилається з офіційного приводу, до свята, то на картці, трохи вище від набраного імені, потрібно зробити коротку приписку. Якщо квіти надсилають з нагоди похорону, ніякої приписки робити не треба. Картку в конверті прикріплюють до паперу, в який упаковані квіти.
У подібній ситуації в Україні кінця XIX століття використовувалися “практичні та зручні візитні картки, що мають на чотирьох кутах початкові літери різних випадків, які можуть бути причиною відвідування. Наприклад, "П" означає привітання, "О" - від'їзд і, отже, прощальний візит, "Ж" - бажання дізнатися про стан здоров'я, "В" - повернення з тривалої відлучки, - і у разі відсутності господарів будинку загинають кут, де знаходиться буква, що означає мету візиту”. (Сб. Правила світського життя та етикету. Гарний тон. С.-Пб., 1889 р.).
В нашідні в лівому верхньому або нижньому кутку візитної картки можуть бути зроблені позначки, що встановилися в міжнародному протоколі скорочення, що умовно позначають привід, яким надсилаються картки. Ці скорочення є першими літерами відповідних французьких слів. Оскільки вони використовуються в дипломатичній, діловій та світській практиці, необхідно знати значення цих скорочень.
p.f. – pour te або pour félicité – щоб привітати зі святом. Вітати прийнято з нагоди Нового року, Різдва, Національного свята;
p.r. – pour remercier – щоб подякувати;
p.f.c. – pour fairе connaissance – щоб висловити задоволення знайомством;
p.c. – pour condoléance – щоб висловити співчуття;
p.p.p. – pour tomar part – для вираження співчуття та охоче допомогти;
p.p. – pour présenter – для подання. У цьому випадку візитівка особи, яка бажає бути представленою, надсилається для заочного подання разом із візиткою людини, добре відомої тому, кому представляють, або офіційної особи. На цій другій візитівці і проставляються букви р.н. На візитці подається ніяких позначок не робиться;
p.p.c. – pour отримати congé – щоб попрощатися. Візитна картка з цими скороченнями надсилається у зв'язку з тривалою відпусткою або остаточним від'їздом з країни. Це робиться у тому випадку, коли не наноситься прощальний візит.
На візитні картки відповідь потрібно давати візитною карткою протягом 24 годин після їх отримання. Під час проведення великих заходів типу симпозіумів, конференцій тощо. їх організатори замовляють великі візитні картки – бейджі із зазначенням імені, прізвища, вченого звання, посади, організації, навчального закладу або наукового центру.Бейджі приколюють на лівому боці грудей. Їх носять лише у будівлі, де відбувається захід.
Візитні картки, зібрані протягом ряду років активної діяльності фірми, ділової людини, можуть скласти цінне досьє, стати основою картотеки чинних чи потенційних партнерів, клієнтів, різних “корисних” людей та організацій. Візитки можуть лежати без руху у вашому поточному архіві, але в разі потреби бути потрібні як інформаційна одиниця, як інструмент для відновлення знайомства. Професійному секретареві потрібно розуміти роль та значення візитних карток, розрізняти їх види та функціональне призначення, процедури їх використання. Розуміти “зашифровані” символи написів на картках, усі випадки, коли на надіслані візитки слід дати відповідь і, як ведеться, не пізніше, ніж через 24 години після її отримання.
У приймальні у секретаря завжди має бути запас представницьких карток фірми та керівника. Бажано, щоб компанія вважала за потрібне замовити спеціальну візитку для секретаря, в організаторській та представницькій роботі якого вона буде дуже корисною.