Документація з обліку руху матеріальних запасів - Бухгалтерський облік та аудит
2.2 Документація з обліку руху матеріальних запасів
Облік товарно-матеріальних запасів у суб'єктах господарювання організується відповідно до МСФЗ №2 визначає бухгалтерський підхід до обліку запасів за методом історичної вартості. Основним питанням в обліку витрат є визначення величини витрат, що підлягають визнанню активом і перенесенням у наступні періоди до продажу запасів і визнання відповідної виручки. МСФЗ дає практичні рекомендації щодо визначення витрат як витрати. Він також дає способи визначення та розрахунку собівартості запасів. Основними завданнями обліку запасів є:
1) класифікація та оцінка ТМЗ;
2) облік витрат, пов'язаних з виробництвом та утворюють виробничу собівартість ТМЗ;
4) методи обліку витрат та способи оцінки собівартості ТМЗ.
Досягнення цих завдань вимагає:
1) визначення вартості (собівартості, ціни), за якою ТМЗ відображаються у поточному обліку;
2) визначення вартості, за якою ТМЗ мають відображатися в активі балансу на дату його складання;
3) визначення вартості, за якою ТМЗ мають бути списані на витрати внаслідок їх використання, споживання чи продажу.
Будь-яка господарська діяльність потребує систематичного придбання та реалізації ТМЗ. Усі операції, пов'язані з надходженням, переміщенням та відпусткою ТМЗ, мають оформлятися первинними документами. Первинні документи на отримання та відпустку ТМЗ повинні бути належним чином оформлені та мати відповідні підписи. Список осіб, які мають право підпису на видачу особливо дефіцитних та дорогих ТМЗ, та перелік таких ТМЗ встановлюються керівником організації (зазвичай за пред'явленням начальника постачання)та головного бухгалтера).
ТМЗ, що надійшли від постачальників на склади суб'єкта господарювання, ретельно перевіряються; встановлюється відповідність їх якості, кількості та асортименту умовам поставок та супровідних документів.
За характером приймання розрізняють приймання за :
2) якості та комплектності.
Приймання за кількістю – це приймання ТМЗ в умовні терміни:
1) за масою нетто та кількістю товарних одиниць, що поставляються без тари або у відкритій тарі;
2) за масою брутто та кількістю місць продукції, що поставляється в тарі, з подальшою перевіркою маси нетто та кількості товарних одиниць у кожному місці.
Приймання за якістю – це перевірка у встановлені терміни безпеки якості та комплектності ТМЗ, відповідності вимогам стандартів, технічних умов, зразкам, рецептурам та іншим умовам, передбачених договором поставки.
Якщо кількісні та якісні розбіжності з документами постачальника не виявлені, матеріали надходять на відповідних складах.
2.3 Облік матеріальних запасів у бухгалтерії
Облік матеріалів у бухгалтерії ведуть за оперативно - бухгалтерським методом, при якому усувається розрив між оперативним та бухгалтерським обліком цінностей, ліквідується дублювання кількісного обліку на складах і в бухгалтерії. Бухгалтерський облік ґрунтується на оперативному обліку та органічно пов'язаний з ним; з'являється можливість оперативної перевірки обліку на складі та бухгалтерії, а отже усунення допущених помилок у звітному місяці; застосування облікових цін ліквідує трудомістку роботу щодо щомісячного визначення середньої вартості матеріальних цінностей; забезпечується своєчасне отримання відомостей про залишки на складах, це полегшує проведення інвентаризації та посилюєоперативні функції обліку; розширює можливість застосування комп'ютерної техніки для обробки документів та складання облікових регістрів; виключається відставання аналітичного обліку матеріалів синтетичного.
Для оперативно – бухгалтерського методу характерно таке: кількісний облік цінностей ведуть лише складі; у бухгалтерії цінності враховують у сумовому вираженні за місцями зберігання та кожному синтетичному рахунку, субрахунку для обліку руху цінностей.
Документи, що надійшли зі складів при реєстрах здачі, перевіряють і таксують, попередньо скомплектувавши їх у пачки і забезпечивши їх супровідним ярликом. Наприкінці місяця до бухгалтерії зі складу надходить книга залишків матеріалів із зазначенням кількості матеріалів, що залишилися на кінець місяця, яку також передають на тасування підрахунок підсумків за групами. Перші екземпляри документів використовують для подальшої облікової обробки, а другі – залишаються у місцях зберігання матеріалів (складах), розкладені за групами цінностей та номенклатурними номерами вони використовуються в бухгалтерії для довідкових цілей та вивірці даних обліку на складі та в бухгалтерії.
Після таксування дані документів групують за встановленими на підприємстві обліковими групами (матеріали, металовироби, лісоматеріали тощо) у накопичувальній відомості синтетичного обліку матеріалів. У цій відомості по кожній групі матеріалів вказують у сумовому вираженні залишок початку місяця з відомості за минулий місяць, прихід та витрата матеріалів групи за місяць, з реєстрів здачі документів і знаходять залишок на кінець місяця.
Наприкінці місяця дані про залишки в накопичувальній відомості з кожної облікової групи у сумовому вираженні звіряють з підсумками по групах у книзі залишків матеріалів. Ці дані повинні збігатися, оскільки записи наскладі (у картках, та був у книзі залишків матеріалів) й у бухгалтерії (накопичувального відомості) вироблялися виходячи з тих самих документів і, ще при таксуванні застосовувалися тверді облікові ціни. На початку наступного за звітним місяця бухгалтерія матиме звірені з даними складу залишки матеріалів за всіма рахунками.
У бухгалтерії на підставі накопичувальних відомостей з приходу та витрат матеріальних цінностей (при сальдовому методі) або звітів матеріально – відповідальних осіб про залишки та рух матеріальних цінностей (якщо сальдовий метод не застосовується) складається відомість «Рух матеріалів у грошах».
У відомості показують залишки та рух матеріальних цінностей за складами та матеріально – відповідальним особам, а також проводять розрахунок середнього відсотка ТЗР (відхилень +,-). За даними про залишки та надходження матеріалів за місяць за фактичною собівартістю та обліковими цінами. За знайденим відсотком облікова вартість витрачених матеріальних цінностей доводиться до фактичної.
У бухгалтерії на підставі перших екземплярів документів на витрату матеріалів складають роздаткову таблицю «Розподіл витрат матеріалів», в якій вказують цехи та рахунки споживачі, замовлення, статті витрат та інші об'єкти обліку або калькуляції та витрату матеріалів за обліковими цінами.
З метою здійснення систематичного контролю над збереженням цінностей бухгалтерією повинні проводитися контрольні вибіркові перевірки залишків окремих видів матеріалів.
Не менш важливе завдання бухгалтерією організувати контроль за використанням матеріалів у виробництві.
Для контролю над використанням матеріалів виробництві застосовуються такі методи: документальне оформлення відхилень від норм; облікрозкрою по партіях; інвентаризація (інвентарний метод).
При документальному оформленні відхилень від норм при заміні одних матеріалів на інші, а також при відпуску матеріалів понад норму оформлюються сигнальні документи.
Для виявлення відхилень по кожній партії матеріалу, що розкраюється, користуються методом розкрою по партіях. Цей облік здійснюється майстрами – розподільниками, планово – диспетчерським бюро цеху в облікових картах, що відкриваються на кожну партію матеріалу, що розкраюється. В облікових картах виходячи з технологічних карт розкрою вказується яка кількість та яких заготовок має бути отримано в результаті розкрою цієї партії, а також кількість відходів (за нормами). До карт, крім того, заноситься кількість матеріалу, поданого до робочого місця, кількість заготовок, фактично виготовлених із цієї партії, а також фактична кількість відходів. Для виявлення результатів розкрою фактично отримана кількість заготовок зіставляється з нормативним. Витрата матеріалу за нормами визначається шляхом множення кількості виробленої продукції діючу норму витрат. Економія чи перевитрата визначається шляхом зіставлення кількості фактично витраченого матеріалу з нормативною витратою на фактичний випуск продукції. Аналогічний контроль здійснюється і щодо відходів. В обліковій карті вказуються причина відхилень та особи, відповідальні за розкривання матеріалів.
При неможливості чи недоцільності застосування обліку за партіями відхилення виявляються за кожним видом матеріалів за окремими виконавцями, бригадами, відділеннями тощо. за допомогою періодичних інвентаризацій.
2.4.Облік матеріальних запасів на складах
Облік матеріалів на складах ведуть матеріально відповідальні особи або за їх згодою обліковці(оператори) у картках складського обліку матеріалів (ф. № М - 17). На кожен номенклатурний номер матеріалу має відкриватися окрема картка. Картки передаються складу в напівзаповненому вигляді з бухгалтерії. В отриманих картках комірник заповнює реквізити, що характеризують місця зберігання матеріалів (стелажі, осередки тощо). при невеликій номенклатурі цінностей замість карток складського обліку допускається ведення обліку в книгах сортового обліку, в яких повинні бути передбачені реквізити, що вказуються в картках. Записи в картку або книгу роблять на підставі документів. Якщо залишок матеріалів складі вище чи нижче встановленої норми запасу, то завідувач складом зобов'язаний повідомити звідси відділу постачання.
Бухгалтерія систематично, у встановлені терміни здійснює безпосередньо на складах перевірку правильності та своєчасності оформлення документів, зберігання та обліку цінностей. Про перевірку правильності записів та виведення залишків у картках бухгалтер розписується у спеціальній графі.
Приймання документів, що оформляють рух товарно-матеріальних цінностей, бухгалтер здійснює на складі шляхом складання реєстру здачі документів в одному примірнику окремо на прибуткові та видаткові документи. При реєстрі документи передаються до бухгалтерії.
Про виявлені недоліки або порушення у роботі матеріально – відповідальних осіб, а також про результати вибіркових перевірок та проведений інструктаж працівник бухгалтерії повинен інформувати головного бухгалтера.
Наприкінці місяця на склад із бухгалтерії передають книгу обліку залишків матеріалів, до якої завідувач складом переносить залишки на кінець місяця із карток складського обліку. Після цього книгу повертають до бухгалтерії для таксування та підрахунку підсумків за обліковими групами.товарно-матеріальних цінностей загалом за книгою.
Таким чином, функції завідувача складу з обліку товарно-матеріальних цінностей зводяться до ведення карток, складання реєстрів здачі документів та запису залишків до книги залишків матеріалів.