Документування діяльності магазину
Алгоритм документування діяльності магазину є поширеною у підприємницькому середовищі процедуру. Цим визначається актуальність предмета аналізу. Розглянемо ключові аспекти діяльності магазину з позиції їхнього документування.
Для здійснення роздрібної торгівлі у магазинах ТОВ "Три ікси" (м. Пенза) спочатку проводиться закупівля товарів для подальшої реалізації. Правильно організована закупівельна робота як сприяє задоволенню споживчого попиту, а й дозволяє зменшити ймовірність комерційного ризику, що з відсутністю збуту товару.
Взаємини між постачальниками та ТОВ "Три ікси" будуються на основідоговору поставки, за яким постачальник-продавець, який здійснює підприємницьку діяльність, зобов'язується передати в обумовлений термін або строки вироблені або закуповуються ним товари покупцю для використання у підприємницькій діяльності. Стороною, яка виступає в ролі покупця, є ТОВ "Три ікси".
Договір постачання полягає в тому випадку, коли обидві сторони дійдуть згоди за всіма його суттєвими умовами, а саме:
- найменування та кількість товарів;
- Термін виконання зобов'язання.
Договори поставки зберігаються у ТОВ "Три ікси" у папці договорів. До цієї папки оформляється аркуш реєстрації договорів.
Форма листа реєстрації договорів
Після підписання договору поставки постачальник через торгового представника представляє у ТОВ "Три ікси"прайс-листи на свою продукцію.
Велике значення має правильне і своєчасне документне оформлення передачі вантажів, оскільки відповідальність за товари з їх надходження зі складу постачальника перетворюється на магазини ТОВ " Три икса " .
Операції знадходження товарів починаються з формування заявки на продукцію. Заявка на товар із торговим представником постачальника оформляється продавцем магазину на підставі інформації списку товарів за каталогом на поточний день.
Копія списку товарів за каталогом
Список товарів за каталогом
За товарами групи Хліб/молоко
Батон Підмосковний ПК
Ароматний 400 гр. хліб ПК
Біфілайф 2,5% 0,5л ПК
Всього у списку 78 товарів
Оформлення замовлення в "Три іксах" проводиться в усній формі, тобто продавець перераховує за прайс-листом найменування товарів за видами та їх кількість, а представник фіксує цю інформацію у своїй заявці .
Передача товару до магазинів ТОВ "Три ікси" зі складу постачальника проводиться за такими супровідними документами:
-рахунок-фактура ;
- якщо поставляється алкогольна продукція, тодовідка до товарно-транспортної накладної на етиловий спирт, алкогольну та спиртовмісну продукцію за уніфікованою формою N К-08711;
-довідка, що додається до вантажної митної декларації ;
-якісні посвідчення (посвідчення про якість та сертифікат відповідності).
Продавець магазину здійснює приймання товарів за кількістю, якістю, комплектністю та цілісністю упаковки в присутності представника постачальника на підставі порівняння даних, зазначених у накладній, та супровідних документів із фактично поставленою партією товару.
Продавці відповідно до накладної визначають точну кількість товарів, що надійшли, тобто їх найменування, кількість місць тощо. у тих самих одиницях виміру, які зазначені у цьому документі.
Якщо продавці після приймання товару виявляють приховані дефекти товару, вони протягом 3 днівз дня виявлення, але в межах придатності даного товару та за дотримання магазином умов зберігання товару, викликають представника постачальника для складання акта.
При виявленні розбіжності за кількістю та якістю при прийманні товарно-матеріальних цінностей представник постачальника та продавець магазину складаютьакт повернення товару, до якого прикладають лише одну товарну накладну з метою прискорення звірки у разі виникнення питань з причин заборони відвантаження. Якщо повертається товар за декількома накладними, то оформляється необхідна кількість актів.
Приймання товару завершується проставленням підписів та печаток у супровідних документах.
На кожного постачальника ТОВ "Три ікси" заводитьсякартка клієнта, в якій фіксують дату та реєстраційні номери прибуткових та видаткових накладних постачальника.
Копія картки клієнта
Картка клієнта Каматкіна А.Ю., ІП
Борг клієнта у валюті: руб.
Взаєморозрахунок з постачальниками магазин проводить, оформляючивитратні накладні та виплачуючи за ними готівку.
Для підготовки товару до продажу продавець виконує таке. Отримує товар зі складу, перевіряє цілісність споживчої тари, найменування товару, кількість, сортність, ціну, якість (за зовнішніми ознаками), наявність на товарі відповідної марки та інформації про товар та її виробника (постачальника).
Наприкінці зміни продавець визначає суму роздрібного товарообігу за сумою виручки за реалізовані товари. Виручка розраховується як різницю між показаннями сум ККМ на кінець і початок дня, яка фіксується в довідці-звіті касира-операціоніста за уніфікованою формою N КМ-6.
Після зняття показань лічильників, перевірки фактичної суми виручки продавець щодняхронологічному порядку чорнилом або кульковою ручкою без помарок робить запис ужурнал касира-операціоніста за уніфікованою формою N КМ-4. Записи у журналі касира-операціоніста підтверджуються підписами касира, адміністратора та генерального директора ТОВ "Три ікси" (графи 7, 8). Усі аркуші журналу пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою.
Наприкінці робочого дня (зміни) продавець довідку-звіт і виручку здає за прибутковим касовим ордером бухгалтеру.
У магазинах ТОВ "Три ікси" облік товарів організується за матеріально відповідальними особами (бригадами продавців) у вартісному вираженні.
Для відповідності фактичної наявності товару в натурі даними бухгалтерського обліку проводиться інвентаризація, яка є обов'язковою.
Результатом проведення інвентаризації є:
- Виявлення фактичної наявності товару;
- зіставлення фактичної наявності товару з даними бухгалтерського обліку.
Для проведення інвентаризації (зняття залишків товарно-матеріальних цінностей) у магазинах ТОВ "Три ікси" створюється робоча інвентаризаційна комісія, що складається з членів бригади продавців і членів приймаючої бригади продавців. Склад комісії для проведення інвентаризації затверджується наказом генерального директора, складеним з використанням уніфікованої форми N 30-ОН.
Копія наказу проведення інвентаризації
Спеціаліз. форма N 30-ОН
від "__" __________ 200_ р.
Про проведення інвентаризації цінностей та розрахунків
Для проведення інвентаризації у ___________________________ призначається комісія у складі:
1. Голова _______________________________________________________
2. Члени комісії:
Інвентаризації підлягають_______________________________________________
(зазначити, які цінності підлягають інвентаризації)
До інвентаризації розпочати ________________ та закінчити ______________.
Причина інвентаризації: _______________________________________________
(Контрольна перевірка, зміна мат. відповід. осіб, переоцінка і т.д.)
Інвентаризацію провести у повній відповідності до чинної Інструкції про порядок проведення інвентаризації цінностей.
Інвентаризаційні матеріали здати до бухгалтерії пізніше ___________200_ р.
Ген. директор ________________________________ /розшифровка/
З наказом ознайомлені __________________________________________
На початок інвентаризації комісія записує загальну суму залишків товару виходячи з бухгалтерських документів. Потім перевіряють фактичну наявність залишків товару, що зберігається у непошкодженій упаковці постачальника, та записують загальну суму фактичного товару. При виявленні розбіжності між фактичною сумою залишків товару та сумою, відображеною у бухгалтерських документах, записується сума недоліків чи надлишків.
Результати проведеної інвентаризації комісія фіксує вінвентаризаційному описі (уніфікована форма N ІНВ-13, затверджена ЦСУ СРСР від 10.06.1976 N 453). З іншого боку, матеріально відповідальними особами оформляєтьсятоварний звіт.
На підставі проведеного аналізу документування діяльності ТОВ "Три ікси" можна рекомендувати використання сучасних уніфікованих формТОРГ таІНВ, а також ГОСТ Р 6.30-2003 для інших документів.