Доповідна записка тонкощі складання та оформлення

Статті по темі

У статті розповідається, як скласти та оформити доповідну записку, а також наводяться універсальні шаблони записок.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Навіщо потрібна доповідна записка

Керівник не завжди може особисто зафіксувати пригоду або порушення працівником трудової дисципліни. Як правило, про таку ситуацію йому доповідають співробітники, які були присутні під час події, або колеги порушника. У деяких компаніях обов'язок повідомляти про інциденти та порушення правил роботодавці закріплюють у локальних актах.

Багато фахівців, що особливо працюють на державних підприємствах, вважають доповідні формальністю, відлунням бюрократії, що забирає час і місце. Тим не менш, ця поширена думка багато в чому хибна. У деяких випадках дотримання подібних формальностей може захистити співробітника від несправедливості з боку роботодавця, допомогти підстрахуватися від можливих неприємностей. Як показує практика, усні прохання не завжди сприймаються всерйоз і швидко забуваються. Офіційне звернення підтверджує факт взаємовідносин. Воно реєструється як вихідний документ, тому менш імовірно, що воно загубиться. Крім того, такий підхід свідчить про серйозність намірів працівника, його відповідальне ставлення до роботи.

Для чого потрібний документ

Якщо ситуація потребує конкретних рішень, наприклад, притягти порушника до дисциплінарної відповідальності, усного повідомлення недостатньо. Співробітник зобов'язаний доповісти про те, що сталося письмово. Для цього використовують доповідну записку. Працівники пишуть її як за своїм бажанням, так і на вимогу. Адресують документ керівнику підрозділучи організації.

Уніфікованих форм записок немає. Тому організація може розробити власний шаблон та включити до нього реквізити за рекомендаціями ГОСТ Р 6.30-2003.

Хто складає

З позиції відділу кадрів доповідні діляться на вхідні та вихідні. У першому випадку їх складають співробітники інших відділів, а в другому -запискиоформляє сам кадровик. Так, працівники відділу кадрів можуть проінформувати генерального директора про порушення лінійними керівниками встановлених правил, наприклад, про несвоєчасну здачу табелів обліку робочого часу. Проте найчастіше у відділ кадрів потрапляють доповідні лінійні керівники. Вони повідомляють, що співробітники не дотримуються дисципліни, і вимагають вжити заходів, наприклад, усунути від роботи, винести дисциплінарне стягнення.

Що потрібно писати

Посада керівника, прізвище та ініціали.
Посада укладача, прізвище та ініціали.
Заголовок документа.
Працівник має вказати посаду та прізвище учасників події, де сталася подія, у чому виразилося порушення, до яких наслідків призвело.
Співробітнику потрібно перерахувати наслідки, зробити висновки та вписати пропозиції щодо вирішення питання.
Найменування посади укладача, підпис, ініціали, прізвище.

Як правильно оформити доповідну записку

Складають записки на звичайному аркуші паперу формату А4. Обов'язково залишають поля – не менше 10 мм з правого краю та не менше 20 мм – з інших боків (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Це важливо, тому що документ потім потрібно підшити у справу для зберігання. Якщо документ займе більше сторінки, їх нумерують. Номер сторінки вказують зверху посередині верхнього поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимописати документ від руки, але найчастіше використовують друкарську форму.

Після того, як склали або отримали доповідну, зареєструйте її в журналі обліку внутрішньої документації. Він може бути як у паперовому, так і в електронному вигляді. Вкажіть дату, коли документ надійшов або коли його надіслали, а також реєстраційний номер. В інструкції з діловодства роботодавець визначає, де надавати реєстраційний номер документа: за місцем, де документ склали або де отримали. Як правило, щоб присвоїти номер, використовують хронологічний порядок складання документації, літерне позначення структурного підрозділу.

Докладна запискапро запізнення працівника, відсутність його на робочому місці разом з актом, поясненнями співробітника та поясненнями колег є підставою для дисциплінарного стягнення, у тому числі і звільнення, тому має бути складено коректно. Щоб працівники менше припускалися помилок у доповідних, розробте та затвердіть шаблон, який вони зможуть використовувати надалі.

Оформляйте доповідні записки за правилами ДСТУ

Корисні поради, як скласти доповідну записку, можна знайти у статті "Що ви тут понаписали". Використовуйте наші шаблони для ідеальних доповідних та службовок

Чим відрізняється службова записка від доповідної

Службова записка за призначенням близька до доповідної, але має виключно внутрішній характер.

Для чого потрібний документ

Службові записки складають, коли потрібно вирішити внутрішні робочі питання технічного, інформаційного, організаційного або господарського характеру. Наприклад, спеціаліст відділу кадрів може направити службову записку керівникам структурних підрозділів з пропозицією покращити контроль за дотриманням трудової дисципліни.працівниками.

Хто складає

Що потрібно писати

Посада керівника, прізвище та ініціали.
Посада укладача, прізвище та ініціали.
Заголовок документа.
Працівник має вказати причину звернення, наприклад, можливу проблему чи ситуацію, яка вже сталася.
Співробітнику потрібно перерахувати прохання, побажання, заявки, терміни, коли їх потрібно виконати та які наслідки можливі, а якщо наслідки настали, пропозиції, як їх усунути.
Найменування посади укладача, підпис, ініціали, прізвище.

Доповідну використовують, коли керівнику потрібно ухвалити рішення щодо ситуації, яку особисто він не може зафіксувати. Документ забезпечує зв'язок між керівництвом та співробітниками по вертикалі знизу нагору.

Складають записки на звичайному аркуші паперу формату А4. Після того, як склали або отримали доповідну, зареєструйте її в журналі обліку внутрішньої документації.Докладна запискапро запізнення працівника, відсутність його на робочому місці разом з актом, поясненнями співробітника та поясненнями колег є підставою для дисциплінарного стягнення, у тому числі і звільнення, тому має бути складено коректно.

Службова записка допомагає вирішувати господарські, організаційні та інші внутрішні питання, але, на відміну від доповідної, забезпечує взаємодію в компанії у двох напрямках: інформація йде знизу вгору від працівників до керівництва або між підрозділами.