Технологія проведення ділової наради
Реферат на тему:
«ТЕХНОЛОГІЯ ПРОВЕДЕННЯ ДІЛОВОЇ НАРАДИ»
з дисципліни: Управління суспільними відносинами
Ставши лідером прощай підлеглих, але будь з ними суворий.
Нікому не вдається досягти позитивних результатів у довгостроковій програмі без допомоги та взаємодії з іншими людьми.
Коли двоє чи кілька осіб об'єднуються в якомусь підприємстві в дусі гармонії та взаєморозуміння, то кожен учасник такого союзу досягне багаторазового посилення власних сил. Цей принцип із найбільшою очевидністю проявляється там, де роботодавець та його службовці працюють як одна команда. Де існує така згуртованість у спільних діях, там виявляється і процвітання, і прояв доброї волі з обох сторін.
Слово «співдружність» вважається одним із важливих слів у мові.
Відсутність взаємодії привело жодне підприємство до краху, навіть якщо всі інші переваги були в наявності
Крім ділових розмов та комерційних переговорів, у підприємницькій практиці широко поширені особливі форми ведення ділових розмов — наради, які є способом відкритого колективного обговорення тих чи інших питань.
Колективне обговорення як форма ділової розмови має багато позитивних сторін. По-перше, воно підвищує ефективність мислення. українська приказка «розум добре, а два — краще» виникла не на порожньому місці, в ній закладено глибоке значення. Справді, своєрідність людського мислення у тому, що його особливо ефективно за умов спільної інтелектуальної діяльності, оскільки інтелектуальні результати не складаються, а множаться. Відомо, що більшістьплідних ідей народилося за колективного обміну думками.
По-друге, у процесі наради зміцнюється творче співтовариство працівників, відбувається включення інтересів окремих працівників у єдину систему колективних завдань, і навіть підвищується ділова кваліфікація його. По-третє, у спільній мисленнєвій роботі розкривається творчий потенціал кожного з них. Ділові наради дуже різноманітні. Зазвичай виділяють такі види:
диктаторські (право голоси у керівника, решта мовчки слухають, отримуючи часто наганяй від шефа);
автократичні (ведуться у діалоговому режимі, коли керівник ставить запитання кожному учаснику та отримує відповіді на них);
сегрегативні (коли плануються доповідь керівника та виступи призначених ним підлеглих);
дискусійні (для них характерний вільний обмін думками, виробляється рішення, яке приймається голосуванням учасників із подальшим затвердженням керівником);
вільні (це наради без чіткого порядку денного і без голови. Найчастіше вони є складовою зборів, коли обговорення будь-якої проблеми зайшло в глухий кут. У цьому випадку голова зборів оголошує велику перерву, під час якої стихійно виникають кулуарні наради).
Найчастіше ділові наради проводяться з наступних приводів: по-перше, за необхідності прийняття колективного рішення на основі рівного права кожного висловлювати та обґрунтовувати свою думку; по-друге, за умови, що вирішення питання зачіпає інтереси одночасно кількох структурних підрозділів організації чи фірми; по-третє, у тому випадку, якщо для вирішення питання необхідно скористатися думками різних груп працівників.
Практика ділового життя показує, що діловінаради ефективніші, ніж просто адміністративні рішення вузького кола управлінців. Проте недостатньо добре підготовлені і погано проведені наради, скликані з кожного приводу, завдають великої шкоди, оскільки пожирають дорогий час людей, відриваючи їхню відмінність від основний роботи. Тому, перш ніж скликати такі наради, слід подумати щодо необхідності такого кроку. Цілком ймовірно, що питання, яке передбачається до розгляду, зовсім не вимагає негайного вирішення. Більше того, керівник, припустимо, хоче лише проінформувати співробітників про щось. У такому разі можна легко обійтися без наради.
Але якщо проведення наради все ж таки визнано доцільним, то насамперед необхідна його ретельна підготовка. Цю підготовку та саму процедуру його проведення слід будувати так, щоб найкращим чином було вирішено основне завдання, заради якого і проводиться сама нарада.
Підготовка до проведення ділової наради
У найбільш загальному вигляді підготовка до проведення наради включає наступні дії: прийняття рішення про її проведення, визначення тематики, формування порядку денного, визначення завдань зборів та його загальної тривалості, дати та часу початку, складу учасників, зразкового регламенту роботи, підготовка керівника, підготовка доповіді та проекту рішення, попередня підготовка учасників та приміщення, а за потреби — розміщення, харчування, проїзду учасників до місця засідання.
Після прийняття рішення про проведення наради, намічається склад учасників. Запрошується достатня кількість, але тільки тих, які дійсно необхідні, за відсутності яких нарада була б неефективною. Проте ступінь ділової зацікавленості – не єдиний критерійпри відборі учасників наради. Іноді необхідно враховувати і достатність їх службових прав.
Оскільки ділове нараду передбачає вільну дискусію, необхідно насамперед підібрати дискутантів. Причому йдеться не про пошук угодних керівництву осіб, а про залучення до участі в дискусії досить спокійних, витриманих людей, здатних коректно реагувати на протилежні погляди та їх прихильників. Присутність останніх слід розглядати як безумовно позитивний елемент дискусії. Адже групове однодумність згубно позначається на ефективності прийнятих колективом рішень.
Визначаючи час початку наради, слід враховувати ритм роботи. Щоб не примушувати людей протягом дня без кінця перемикатися з одного виду роботи на інший, засідання доцільно проводити на початку або наприкінці робочого дня або після обідньої перерви. З урахуванням загальних витрат часу - тобто часу, необхідного не тільки безпосередньо для проведення засідання, але і на збори, переходи, повернення та включення в роботу - початок і кінець наради потрібно планувати так, щоб не залишалося порожніх відрізків часу: якщо воно закінчиться за 15 хвилин до обідньої перерви, це, напевно, будуть втрачені хвилини.
Потрібно заздалегідь оповістити учасників нараді про його проведення та познайомити з порядком денним, з усіма потрібними матеріалами, щоб їх виступи були продумані заздалегідь.
Ведення ділової наради
Починати нараду потрібно точно вчасно та одразу узгодити з учасниками правила спільної роботи, наприклад, регламент виступів чи порядок прийняття рішень. Після цього одному з учасників слід доручити ведення протоколу.
Психологи пропонують перед відкриттям нарадиприготувати 2-3 компліменти учасникам. При цьому вони посилаються на так званий закон краю: початок ділової розмови створює фон для основної частини, або установку, а кінцівка розмови залишає в пам'яті відношення до цієї розмови.
Вдалим є і такий початок, коли секретар нагадує присутнім, які рішення були прийняті на попередній нараді, які їх ще не виконані, хоча терміни закінчилися, і хто персонально за це відповідає. Такий початок одразу налаштовує присутніх на діловий лад та дисциплінує.
Провідному нараду слід володіти технікою вступного слова, яке зазвичай займає 3-4 хвилини. За цей час ведучий має повідомити:
обґрунтування необхідності проведення наради;
постановку спільного завдання для всього штабу;
основні напрями діяльності з підготовки запланованого заходу;
порядок ведення та оформлення протоколу;
перехід до основної частини наради – обговорення.
Потім слід вирішити, в якій послідовності обговорюватимуться питання порядку денного. Зазвичай вважають, що вони мають бути розглянуті за ступенем своєї важливості та складності. Цей підхід вважається найбільш доцільним, проте психологи стверджують, що
першим слід обговорювати питанняцікаве та недискусійне. На нього, як правило, йде небагато часу, але при цьому в учасників наради виникає сприятливий психологічний настрій: успішно покінчивши з одним питанням, вони готові так само швидко та ефективно вирішити інші;
обговорення кожного питання має завершуватися підбиттям проміжних підсумків;
необхідно дати можливість висловитися всім охочим;
не можна допускати виникнення сварки;
необхідно опрацьовувати альтернативні рішення кожної проблеми;
важливо заохочувати конструктивність та творчий підхід учасників, але оцінювати актуальність та реалістичність пропозицій, що вносяться;
у ході наради керівник повинен залишатися на нейтральних позиціях, підтримуючи розмову, не упускати ініціативу та за необхідності стимулювати активність учасників;