Дублікат трудової книжки - зразок заповнення 2019 року, як оформити, видача при втраті

Нерідко трапляються ситуації, коли громадянам України необхідно зробити дублікат своєї трудової книжки. Коли її можна оформити? Як саме її оформити? Які відомості вказуються у дублікаті? Коли видається дублікат?

Розглянемо всі тонкощі оформлення документа докладніше.

Слово закону

У яких випадках видається?

Непридатність

Як інші документи, трудова книжка може стати непридатним:

порватися;
обгоріти під час пожежі;
постраждати внаслідок інших впливів.

При виникненні такої ситуації вся інформація з оригіналу має бути перенесена до дублікату.

Якщо оригінал трудової книжки втрачено або був ким-небудь викрадений (наприклад, було викрадено сумку з документами, де була трудова книжка), це необхідно терміново повідомити роботодавця.

Відповідно до п. 32 Постанови № 225 період повідомлення становить до 15 календарних днів.

У подібній ситуації не всю інформацію з оригіналу буде перенесено в дублікат.

Переноситься лише та інформація, що підтверджується документацією про офіційний стаж працівника до його останнього працевлаштування, а також відомості про заохочення та інші види нагород.

Масова втрата

Масова втрата трудових книжок роботодавцем можлива лише у разі виникнення будь-яких надзвичайних ситуацій.

У разі подібної ситуації формується спеціальна комісія, яка визначає стаж кожного співробітника.

До уваги: стаж визначається на підставі наданої співробітниками документації або свідчень (якщо підтверджуюча документація відсутня).

Після завершення розслідування, спеціальнакомісія видає акт, який є підставою для оформлення дубліката трудової книжки.

В інших випадках видача дубліката може здійснюватися на підставі визнання факту недійсних відомостей у оригіналі про причину звільнення співробітника або його переведення на інше місце трудової діяльності.

Це пов'язано з тим, що недостовірна інформація може нашкодити співробітнику в майбутніх спробах офіційного працевлаштування або серйозно вдарити по його репутації.

У такій ситуації всі відомості, за винятком “неправдоподібних”, мають бути перенесені до дублікату.

Нормативні документи

Питання, що стосуються оформлення дубліката трудової книжки, регулюються такими законодавчими актами, як:

Цей перелік не є вичерпним, проте містить усі необхідні відомості щодо того, як зробити дублікат трудової книжки.

Приклад запису про подяку у трудовій книжці — тут.

Як оформити дублікат трудової книжки у 2019 році?

Розглянемо докладніше питання, як правильно оформити дублікат документа.

Хто оформляє та видає?

Виданням дубліката трудової книжки займається безпосередній роботодавець на підставі складеної заяви працівником, що пишеться у вільній формі.

Крім роботодавця, дублікат видає:

Пенсійний фонд;
Державний Архів.

Дублікат повинен бути виданий заявнику протягом перших 15 календарних днів з моменту прийняття відповідної заяви.

Вартість процедури

Усі витрати, пов'язані з купівлею нової трудової книжки лягають виключно на роботодавця, якщо має бути його вина, в іншому випадку, за придбання трудової книжки повинен будеплатити співробітника.

Таким чином, сама процедура відновлення є безкоштовною, за винятком випадків, коли необхідно буде придбати нову трудову книжку.

Алгоритм дій

Розглянемо докладніше порядок видачі документа.

Загальна схема

Відповідаючи на питання, як робиться дублікат, можна сказати про можливість використання одного з кількох способів, а саме:

через роботодавця;
за допомогою Пенсійного фонду;
звернутися до Державного архіву;
через судовий орган.

Схема оформлення дублікату:

Виникнення обставин, через які є необхідність оформлення дубліката.
Звернення до відповідного органу.
Надання необхідного переліку документів та складання заяви.
Отримання дублікату.

Відновлюємо втрачені відомості щодо ксерокопії

Якщо постраждала сторона має на руках вже завірену за всіма формами копію, то в такій ситуації достатньо звернутися за оформленням документа безпосередньо до свого останнього роботодавця.

Алгоритм досить простий:

Звернення до відділу кадрів за останнім місцем роботи.
Подання заяви та копії трудової книжки.
Період очікування.
Отримання дублікату.

Відновити за довідками

Варіант з відновленням трудової книжки за довідками добре підійде в тому випадку, якщо співробітник влаштовується на нове місце роботи.

У такому разі алгоритм полягає в наступному:

Написати заявою на оформлення дубліката документа у відділ кадрів.
Пред'явити довідки та документи, що підтверджують, з колишніх місць роботи (до(наприклад, трудова угода, нагороди і так далі).
Отримати дублікат.

Дії без підтверджуючих документів

Якщо у співробітника відсутні підтверджуючі документи, отримати їх чи довести факт наявності стажу можна кількома шляхами:

звернутися до ПФ;
звернутися до Державного архіву;
звернутися до судового органу.

У перших двох випадках необхідно пам'ятати: можна отримати неповну інформацію, тому краще відразу звернутися безпосередньо до судового органу.

При судовому розгляді необхідно буде надати мінімум кількох свідків, які можуть підтвердити факт офіційного місця роботи на тих же підприємствах/фірмах, де вони також здійснювали свою трудову діяльність.

Такий спосіб відновлення вважається найбільш складним, оскільки потребує чимало часових витрат та часу.

Оформлення документів

Чи потрібно писати заяву?

Заява оформлення дубліката трудової книжки грає ключову роль цьому питанні.

На підставі поданої заяви виникнуть обставини щодо оформлення дубліката документа.

Завантажити зразковий бланк заяви можна тут:

Правила та інструкція заповнення

Розглянемо докладніше, як заповнити дублікат документа.

На титульному аркуші крім напису “дублікат” повинні міститися такі відомості, як:

повні ініціали співробітника (без будь-яких скорочень);
дата народження;
яку освіту має;
яка спеціальність (вказується виходячи з диплома про освіту чи кваліфікації).

Крім цього, обов'язково потрібно вказувати дату оформлення дубліката.

Стажтрудової діяльності вказується у загальній сумі.

Простими словами потрібно вказувати загальну кількість опрацьованих років, місяців та днів без уточнення відомостей про роботодавців, з якими працював співробітник.

Після вказівки таких відомостей, необхідно буде вказувати безперервний чи загальний стаж, який підтверджено документально за готельними періодами.

Забороняється допускати будь-які помарки та виправлення.

Місця роботи

Якщо працівник здійснював раніше трудову діяльність, то найменування підприємств і посада вказується в 3 графі розділу “Відомості про роботу”.

Усі роботодавці, з яким працював співробітник, мають підтверджуватись документально.

Приклади заповнення

Заповнити дублікат трудової книжки не складе великих зусиль. Для цього достатньо дотримуватись законодавства України та уникати помарок чи виправлень.

Зразок оформлення дубліката при втраті трудової книжки представлений тут:

Терміни

Відповідаючи на запитання, коли видається, можна впевнено відповісти: протягом 15 календарних днів з моменту складання відповідної заяви.

Поширені помилки

Дублікат – це насамперед документ, який має бути заповнений за всіма законами РФ.

Вся інформація має бути повністю ідентичною першотвору. Винятком є відомості, які неможливо вказати через відсутність документального підтвердження чи доведено факт недостовірно зазначеної інформації.

Під визначенням "вкладиш" мається на увазі частина трудової книжки, яка може бути вшита в основний документ, за відсутності в ньому вільних сторінок для записів. В обов'язковому порядку він оформляється так, як і трудова.

Головними помилками в процесі видачі дубліката документа співробітнику є:

занесення до документа помилкових відомостей (наприклад, інформації, яка за результатами перевірки визнана недійсною);
запис інформації, яка не підтверджена документально;
запис усієї необхідної інформації не в повному обсязі;
відсутність необхідних позначок про те, що документ є дублікатом.

У процесі оформлення вкладиша нерідко припускаються такі помилки:

відсутність повної інформації на титульному аркуші;
відсутність позначок про підстави формування вкладиша;
помилкові вказівки відомостей у вкладиші у його формування.

Тому співробітникам при отриманні дубліката трудової книжки в обов'язковому порядку слід уважно перевіряти всі наявні в ньому записи, в тому числі і на факт наявності помилок або друкарських помилок.

Хто запевняє?

Дублікат трудової книжки засвідчується відповідальною особою безпосереднього роботодавця (чи нотаріусом), і навіть самим співробітником. На завершення ставиться друк відділу кадрів.

Чи може це зробити бухгалтер?

Якщо посадова інструкція бухгалтера передбачає можливість завірити дублікат трудової книжки, то він має повне право це зробити.

Варто зазначити, що нерідко у невеликих компаніях відсутня штатна одиниця "кадровий працівник" і за них все це робить саме бухгалтер.

Коли видається?

Дублікат трудової книжки видається на підставі наданої заяви співробітником та після завершення її заповнення, у тому числі після завірення.

Як правильно оформити відкликання працівника з відпустки? Дізнайтесь тут.

Чи робиться запис у трудовийкнижці за термінового трудового договору? Інформація - тут.

Поширені запитання

Що робити, якщо й дублікат втрачено?

У разі алгоритм повторного оформлення повністю ідентичний, як й у отримання першого дубліката.

Як оформити, якщо була зміна прізвища?

Оформлення дубліката здійснюється стандартним чином лише з невеликим нюансом: необхідно пред'явити документи, які можуть підтвердити зміну прізвища.

Як врахувати дублікат у документах організації?

Відповідно до пункту 41 Правилу № 225, до книги приходів-витрат з ведення обліку бланка дублікатів трудової книжки, у тому числі і вкладишів, здійснюється бухгалтерським відділом компанії, а також заноситься інформація про всі докладні операції, які безпосередньо відносяться до витрат на придбання бланків.

В обов'язковому порядку необхідно вказувати номер та серію бланків.

Приклад оформлення книги:

Як оформити звільненому співробітнику?

Згідно з чинним законодавством, звільнені громадяни можуть відновити дублікат трудової книжки у свого останнього роботодавця, причому незалежно від того, скільки часу пройшло.

Часто відділ кадрів відмовляє в цьому, але варто пам'ятати: такі дії є протизаконними і можна сміливо звертатися до правоохоронних органів.

Видача при втраті основного документа входить до їхнього обов'язку, за відмову від виконання якого вони несуть кримінальну та адміністративну відповідальність.