Ефективна база даних Access, Windows IT Pro

Microsoft Access - ефективне ІТ-рішення для створення простих баз даних для потреб компанії, особливо при обмеженому бюджеті. Наведені у цій статті поради допоможуть побудувати ефективні бази даних та скоротити час обробки. РАДА 1.

ПОРАДА 1. Завжди закривайте Access, якщо база даних не використовується

Базу даних Access, що не використовується, зручно залишити відкритою і згорнути, але при цьому виникає небезпека псування бази даних, особливо якщо вона колективно використовується в мережі. Закриваючи файли бази даних і виходячи з Access, користувач не тільки звільняє ресурси та з'єднання з базою даних, але й унеможливлює псування інформації при несподіваному відключенні комп'ютера.

ПОРАДА 2. Визначення осіб, які використовують базу даних

ПОРАДА 3. Регулярно копіюйте базу даних

ПОРАДА 4. Компактна база даних менш схильна до руйнування

Стиснення бази даних — один із найкращих способів уникнути псування бази даних та підвищити продуктивність. Подібно до дефрагментації диска, стиснення бази даних дозволяє реорганізувати і оптимізувати дисковий простір, що використовується і не використовується в базі даних завдяки видаленню старих файлів Access і їх заміні компактними версіями. Якщо база даних Access розміщена у файловій системі NTFS, то найкраще встановити файлові дозволи та застосувати захист лише на рівні користувача Access, оскільки у процесі стиснення всім дозволам файлового рівня присвоюються стандартні значення. Почати стиск бази данихнеобхідно з її резервного копіювання. Потрібно вибрати Tools з панелі інструментів Access, потім Database Utilities і запустити процедуру Compact and Repair Database. За допомогою сценарію Visual Basic for Applications (VBA) компактну базу даних можна отримати за допомогою команди Application.CompactRepair(SourceFile,DestinationFile, LogFile)

ПОРАДА 5. Поділ бази даних на зовнішній та внутрішній компоненти

При проектуванні розрахованої на багато користувачів бази даних Access має сенс розділити інформацію на дві частини - зовнішню і внутрішню, щоб подолати обмеження в 2 Гбайт, що накладається на розмір бази даних, і підвищити продуктивність. Наприклад, зовнішній компонент може містити форми, звіти, запити та модулі, а у внутрішній базі даних можуть зберігатися таблиці даних. Завдяки поділу бази даних спрощується введення нових та зміна наявних даних. Наприклад, після поділу достатньо оновити лише зовнішню базу даних для зміни форм та звітів, а внутрішня база даних залишається без змін. Щоб розділити базу даних, слід вибрати меню Tools із панелі інструментів Access, потім пункт Database Utilities та активізувати функцію Database Splitter.

Працюючи в глобальній мережі ефективніше завантажити зовнішній компонент, ніж базу даних, що містить всі об'єкти (форми, записи та таблиці). Щоб уникнути псування бази даних у розрахованому на багато користувачів середовищі, рекомендується компілювати зовнішню базу як базу даних MDE (тобто базу даних Access), вибравши меню Tools з панелі Access, потім пункт Database Utilities і функцію Make MDE File. Після цього MDE-файл слід розіслати локальними машинами користувачів.

ПОРАДА 6. Створення первинного ключа для запобігання дублювання записів

РАДА 7. Використання індексу для прискорення обробки

Завдяки використанню індексів прискорюється сортування та вилучення записів у таблиці. Поле, що використовується як індекс, часто визначається тим, яке поле (або поля) найчастіше застосовується у пропозиції WHERE у запитах. Можна вказати, чи буде індексне поле унікальним або дозволити дублювання, вибравши Yes (унікальне) або No (дозволити дублювання) у полі властивостей Unique індексу. Якщо первинний ключ таблиці бази даних має тип даних AutoNumber, слід встановити властивість Unique у значення Yes, щоб користувач не міг ввести один і той же запис двічі. Індекс можна налаштувати на одне або кілька полів. При використанні індексів збільшуються дисковий простір і час обробки, тому не слід призначати індекси без необхідності.

ПОРАДА 8. Присвоєння полю AutoNumber значення 1

Поле AutoNumber - одне з полів, що використовуються в Access як первинний ключ. Access автоматично призначає наступний номер кожного нового запису відповідно до значення (Increment або Random) поля властивості New Value. Варто звернути увагу, що поле AutoNumber не може набувати значення 0. Значення поля AutoNumber не можна вводити або редагувати вручну, але користувач може скинути значення цього поля, щоб знову почати нумерацію з 1, навіть якщо в таблиці є записи. Щоб перенести записи з таблиці, слід створити резервну копію за допомогою функції Copy або Save As і видалити з таблиці всі існуючі записи. Виберіть Tools з інструментальної панелі Access, потім Database Utilities та функцію Compact and Repair Database, поки таблиця порожня. Після того, як будуть приєднані старі записи з резервної таблиці, початковим значенням поля AutoNumber буде 1.

ПОРАДА 9. Використання властивостей CanGrow та CanShrink для великих текстових полів

ПОРАДА 10. Коректний вибір бібліотеки посилань для оновлення

Алан Сугано— президент компанії ADS Consulting Group, консультант у галузі мережевих технологій, спеціалізованого програмування, Web-розробки Microsoft .NET та проектування SQL Server. [email protected]

Джин Хсі- директор ADS Consulting Group. Має 13-річний досвід проектування спеціалізованих програм Microsoft Access, Visual Studio, баз даних та SQL Server.

Поділіться матеріалом з колегами та друзями