Ефективний ІТ-відділ

У цій частині циклу "Ефективний ІТ-відділ" ми звернемося до питання ІТ-бюджету. Основна мета статті – дати ІТ-директору інструмент, за допомогою якого можна було б визначити чи мають сенс вкладення в ІТ, які він збирається зробити, у світлі тих доходів, які будуть отримані в цілому по бізнесу, а управлінню корпорації – зрозуміти, яким чином вони та ІТ-директор повинні підходити до питань планування витрат на ІТ.

«Ефективний ІТ-відділ»

Однією із помітних проблем сучасного управління підприємством є проблема планування витрат на ІТ. Питання це болюче як менеджменту підприємств, так ІТ-директорів. Практика показує, що це один із секторів, що найбільш погано піддаються управлінню. І хоча повного та остаточного вирішення ця проблема не має, однак ми спробуємо хоч трохи зменшити елемент випадковості під час вирішення питань планування бюджету ІТ.

Менеджер оцінюється за результатом і за тим, чого коштувало досягнення цього результату. Результат є у разі певну технологію, яка підвищує продуктивність підприємства, його ефективність, рівень задоволеності клієнтів, конкурентоспроможність, гнучкість і прибуток підприємства у цілому, і навіть відкриває нові джерела доходів. Тому вихідний постулат буде таким: фонди, виділені на ІТ повинні як покривати потреби компанії, так і дозволити тримати високу конкурентоспроможність.

Поточне фінансування ІТ-області виражається конкретною та доступною цифрою. Але проблема в тому, що вона зазвичай неповна. Щоб представити картину витрат на ІТ в цілому, потрібно провести дослідження витрат за межами ІТ-відділу, тобто прихованих витрат, якізазвичай опускаються із розрахунків. Вихідні дані досі теж прораховувалися не особливо ретельно, оскільки обчислити зв'язок між витратами на ІТ і прямими доходами бізнесу буває складно. В результаті ми отримуємо нечітке уявлення про витрати на вході, помножене на нечітке розуміння цифр на виході. Для менеджменту такий стан речей буде виливатися тільки в роздратування, що накопичується, і джерело втрат.

Чотири шляхи оцінки необхідного рівня витрат на ІТ

Якогось єдиного стандарту для оцінки рівня необхідних витрат на ІТ немає. Але є кілька в певному сенсі стандартних способів, щоб правильно почати і провести процедуру оцінки. До них належать:

порівняння показника витрат на ІТ як відсотка від доходу в компанії з групою родинних компаній (за індустрією чи іншою порівняльною ознакою);
порівняння показника витрат на ІТ як відсотка від прибутку компанії з іншими компаніями аналогічного розміру (в даному випадку ефективно під "розміром" компанії розуміти "оборот" компанії);
порівняння показника ІТ-витрат на співробітника ІТ-відділу з аналогічними даними щодо споріднених компаній або індустрії в цілому;
оцінка за формулою Пола Страссмана (цю формулу він докладно обговорює у книзі "The Squandered Computer").

Безумовно, всі ці способи оцінки є незаперечними. Адже які орієнтири використовуються для того, щоб прояснити цифри планованих ІТ-витрат? Аналіз даних ІТ-витрат з промисловості загалом? Але це надто віддалені від конкретної компанії цифри, і в результаті легко зробити помилку. Аналогічні витрати у родинних компаній? Але таку інформацію буває дуже складно роздобути, і вона часто виявляється застарілою. В результаті компанії залишаються в незавиднійситуації, коли єдиною відправною точкою є ІТ-бюджет минулого року. Але це не дає відповіді на запитання, чи компанія достатньо витрачає на ІТ.

Тим не менш, ці методи допомагають. Вони хоча б дозволяють не помилитись на порядок. По суті, вони показують, що за сукупністю економічного аналізу певні рамки щодо витрат на ІТ все ж таки можуть бути встановлені.

ІТ-витрати як відсоток від обороту компанії

Рівень витрат на ІТ варіюється переважно в межах 1-10% від загального річного бюджету компанії. Це залежить від сектора економіки, до якого належить компанія та специфічна ситуація в ній (рис. 1). Що, власне, є "правильним" рівнем дуже залежить від індустрії, розміру підприємства, конкурентного оточення та концентрації споживачів. Статистика дозволяє зробити кілька корисних спостережень:

галузі з високою концентрацією ІТ-співробітників відповідно мають вищі рівні ІТ-витрат;
галузі з високою концентрацією фізичної праці – нижчі рівні;
у галузях, пов'язаних з аналізом даних або інтенсивним застосуванням інформаційних технологій, рівень ІТ-витрат вище;
галузі з високим відсотком доходів, як, наприклад, фінанси, витрачають на ІТ більше, ніж індустрії з низькими показниками доходів, як, наприклад, дистрибуція.

У середньому витрати на ІТ становлять 3,7% від обороту, якщо брати дані по всіх компаніях. Однак для кожної конкретної індустрії не існує певної суми, яку треба витратити на ІТ, щоб залишатися конкурентоспроможним. Наведені результати аналізу для різних галузей можуть бути використані як початкові відправні цифри. Якщо доступні дані для родинної групи компаній - то початкова цифра, яку можнаспертися, буде ще точніша. Проте керування компанією не повинно автоматично збільшувати або знижувати ІТ-витрати компанії, спираючись на ці цифри. Набагато важливіше зрозуміти, чому показник, до якого зрештою зведеться ІТ-бюджет, буде вищим або нижчим.

Корисно також буде поглянути на таблицю 1, що показує, як саме вибудовувалися ІТ-бюджети компаній з індустрій на кордоні 2001 і 2002 року.

Таблиця 1. Динаміка ІТ-витрат, як відсотка від обороту компанії, за роками