Ефективність організаційних комунікацій, фактори зростання, Основи менеджменту

Комунікаційний процес — це обмін інформацією між двома або більше людьми, групами і організаціями. є сполучень.

У першому випадку це міжособистісні комунікації – передача будь-якої інформації (факти, думки тощо) у вербальній (усній чи письмовій формі) або невербальній (жести, пози, інтонації тощо) формі з метою отримання у відповідь бажаної реакції. p align="justify"> Ефективна міжособистісна комунікація вкрай важлива в управлінні, т.к. вирішення багатьох завдань у менеджменті будується на взаємодії людей один з одним (начальник-підлеглий, підлеглі між собою).

У другий випадок це організаційні комунікації – інформація передається у тих груп чи організацій (презентації, накази, інструкції, розпорядження тощо.). Головне завдання організаційних комунікацій – це формування та вдосконалення інформаційних потоків у рамках комунікаційної мережі. Комунікаційна мережа організації включає горизонтальні, вертикальні та діагональні зв'язки.

Вертикальні зв'язки встановлюються між керівником та виконавцями. Прикладом таких зв'язків є надання звітної інформації (знизу догори). p align="justify"> Горизонтальні комунікації існують між підрозділами організації або її членами, що належать до одного рівня організаційної структури.

Діагональні комунікації – це з підрозділами інших рівнів організації, які стосуються вертикальним зв'язків.

У відношенні обміну інформацією виділяють чотири базових елемента:

відпрацьовувач - особа, що генерує ідеї або щозбирає інформацію і передає її;
спілкування - власне інформація,закодована за допомогою символів;
канал - сродство передачі інформації;
одержувач — особа, якою призначена інформація і яка інтерпретує її.

При обміні інформацією постачальник і одержувач проходять кілька взаємопов'язаних етапів. Їх завдання - скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили вихідну ідею. Вказані етапи такі:

заподіяння ідеї - формулювання ідеї та відбору інформації;
кодування і вибір каналу. Відправник повинен за допомогою символів закодувати інформацію, використання слова, інтонації і жести. Кодування перетворює ідею на спілкування. До загальновідомих каналів відносяться: передача мови і письменних матеріалів, електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронні види. Часто для досягнення ефективності спілкування використовують два або більше числа комунікацій;
передача повідомлень - використання обраного (них) каналу (ів);
декодування - сприйняття та інтерпретація переданого по каналу в зрозуміле значення для одержувача.

При наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач змінюються комунікативними полями. Споконвічний одержувач стає відправником і проходить через всі етапи обміну інформацією для передачі свого відгуку спочатку. Зворотній зв'язок може сприяти значному підвищенню ефективності обміну управлінською інформацією.

Двосторонній обмін інформацією хоче і протікає повільніше, але більш точний і підвищує впевненість у правильності інтерпретації сполучень. Зворотній зв'язок підвищує шанси на ефективний обмін інформацією, дозволяючи обом сторонам усувати пам'ятки або шум. Джерела помекс,створюючі прогороди на шляху обміну інформацією, варіюють від мови (у вербальному або невірному формуванні), відмінностей у сприйнятті, внаслідок яких форм подання і декодування, і до відмінностей в організаційному статусі між керівником і підлеглим.

Основні види комунікацій

Організації використовуються різнобичними сродками для комунікацій з елементами свого зовнішнього околиці. З споживачами вони пообіцяють за допомогою реклами і інших програм просування товарів на ринок. У сфері взаємин з уважностю уваги виділяється створенню певного образу організації на місцевому, узагальненому або міжнародному. Підкоряючись державі, організації заповнюють різноманітні письмові звіти. При цьому обговорення, збори, переговори, службові записки, звіти, циркулюючі всередині організації, часто є реакцією на змогу. породою.

Існує кілька видів комунікацій всередині організації:

міжрівневі комунікації - переміщення інформації в рамках вертикальної комунікації. Може підходити по низхідній (повідомлення підлеглим рівням про прийняте управлінське рішення), по вхідній (звіти, пропозиції, пояснення);
комунікації між різними відділами, або горизонтальні комунікації. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними необхідний для координації завдань і дій. Руководство має домагатися, щоб підрозділи працювали сумісно, просуваючи організацію в нижньому напрямку;
комунікації «керівник - підпорядкований». Пов'язані з проясненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів; забезпеченням залучення відділу в рішення завдання; обговоренням проблемефективності роботи; оповіщенням підлеглого про майбутню зміну; одержанням свідоцтв про ідеї, вдосконалення і пропозиції підлеглих;
комунікації між керівником і робочою групою. Дозволяють керівнику підвищити ефективність дій групи;
неформальні комунікації. Канал неформальних комунікацій - це канал поширення слухачів. Так як по каналах слухачів інформація передається набагато швидше, чим по каналах формального сполучення, керівники користуються і Попередження певної інформації типу «між нами».

Внутрішньоорганізаційні комунікації повинні мати ряд характеристик:

бути ясними та точними;
прозорими, а повідомляються – заснованими на достовірних фактах;
повинні волати до найкращих інтересів людей і допомагати боротися з атмосферою недовіри у колективі.

Проте нерідко внутрішньоорганізаційними комунікаціями нехтують. Це відбувається з кількох причин, серед яких – брак часу у керівників (важливі проекти, терміни, зустрічі тощо), загальна перевантаженість діловою інформацією, а також багаторічна, якщо не багатовікова, традиція односпрямованих зв'язків зверху вниз.

Чинники, що знижують ефективність комунікації, називаються комунікаційними бар'єрами. Крім об'єктивних причин ускладнюють комунікації та суб'єктивні чинники. Наприклад, упереджені уявлення людей, які відкидають нові ідеї через їхню новизну, що здається з першого погляду сумнівною, або через стереотипи. Через війну спотворюється сприйняття повідомлення як наслідок знижується його результативність, уповільнюється процес зворотний зв'язок.

Ефективність комунікацій може бути різною. За даними зарубіжних дослідженьрезультативність горизонтальних зв'язків сягає 90%, вертикальних - 20-25% (така кількість інформації, що виходить від керівників, доходить до працівників і правильно розуміється ними). Іншими словами, виконавці здатні реалізувати свої функції, маючи лише п'яту частину призначеної їм інформації.

Недостатню ефективність вертикальних (як висхідних, і низхідних) комунікацій підтверджують дані, що найближчий начальник робочих (бригадир), залишаючи кабінет першого керівника підприємства, виносить лише 30% інформації, а начальник цеху – близько 40%. Комунікації знизу нагору ще неефективніші, оскільки до начальства доходить трохи більше 10% інформації. Це свідчить про те, що не використовуються всі можливості в організації комунікацій.

Важливо пам'ятати те, що успіх комунікаційних процесів органічно пов'язані з дотриманням етичних норм як із боку одержувача, і з боку відправника інформації. Ефективність комунікацій залежить від того, як побудовано повідомлення. При створенні його необхідно дотримуватись такої послідовності: від уваги до інтересу, від інтересу до основних положень, від уточнення деталей до заперечень та питань, далі – до висновку та заклику до дії.

Ефективність комунікаційних процесів залежить багатьох чинників.

Для вдосконалення комунікацій рекомендується:

Для успішного здійснення комунікації менеджери повинні керуватися такими правилами:

Перед комунікацією чітко визначити ідеї, які вкладаються у послання. Необхідно враховувати цілі та встановлення тих, кому направлено послання, та тих, кого воно стосується.

Проаналізувати справжню мету кожної комунікації. Слід визначити найважливішу мету, а потім адаптувати мову,інтонацію і підхід загалом про те, щоб вони сприяли досягненню поставленої мети. Не слід домагатися надто багато однієї комунікацією.

Під час планування комунікації необхідно консультуватися з іншими співробітниками; часто важливо домагатися участі інших працівників. Це може надати додаткову переконливість та об'єктивність повідомлення. Часто ті, хто надав допомогу у плануванні комунікації, нададуть їй активну підтримку.

Слід скористатися можливостями, коли вони надаються, включити у повідомлення щось корисне та цінне для його одержувача. Підлеглі з більшою готовністю відгукуються такі повідомлення.

Необхідно встановлювати комунікацію не лише на сьогоднішній день, а й на майбутнє. Хоча комунікація спрямована на вирішення насамперед безпосередніх завдань, вона має бути організована з урахуванням минулого досвіду та відповідати довгостроковим інтересам та цілям організації.