Електронні квитки
Видавничий дім Біно. "БіНО: Бюджетні установи" N 5/2010
Нині дедалі більше авіа- і залізничних перевізників пропонують своїм пасажирам електронні аналоги паперових квитків (e-ticket). Купівля електронних квитків для відряджених співробітників стає все більш звичною справою для бюджетних організацій. Оскільки електронний квиток – явище досить нове, то його використання у господарській діяльності бюджетної установи заслуговує на особливу увагу.
У цій статті ми розповімо, що таке електронний квиток, як і де його можна купити і як відобразити його вартість у бюджетному обліку.
Що таке електронний квиток
Електронний квиток, як і, як і паперовий, підтверджує факт укладання договору перевезення між пасажиром і перевізником.
Простіше кажучи, електронний квиток – це електронний запис про перевезення, який зберігається у базі даних перевізника. Тоді постає цілком логічне питання: як пасажир підтвердить своє право на отримання послуги перевезення? Для відповіді звернемося до структури та змісту електронного квитка.
Структура електронного квитка
- Електронний польотний купон;
- Електронний контрольний купон;
- Електронний агентський купон;
Польотні, контрольні та агентські купони є внутрішньою інформацією перевізника, яка зберігається у його базі даних електронних квитків. А пасажиру, що подорожує електронним квитком, авіаперевізник зобов'язаний видати маршрут/квитанцію.
Таким чином, говорячи про електронний квиток, важливо розуміти, що для пасажирів втіленням електронного авіаквитка є маршрут/квитанція.
Маршрут/квитанція містить такі відомості про пасажира:
– прізвище, ім'я, по батькові, найменування, серію таномер документа, що засвідчує особу – для внутрішніх перевезень;
– прізвище, інші відомості, передбачені міжнародними нормами – для міжнародних перевезень.
Крім того, маршрут/квитанція містить таку інформацію про рейс:
– найменування та (або) код перевізника, номер, дата та час відправлення рейсу, найменування та (або) коди аеропортів – пунктів відправлення та призначення для кожного рейсу, тариф, еквівалент тарифу (якщо застосовується), підсумкова вартість перевезення;
- Форма оплати, збори (якщо застосовуються), найменування та (або) код класу бронювання, код бронювання, дата оформлення, найменування агентства-перевізника, що оформив квиток;
– норма безкоштовного перевезення багажу (на розсуд), унікальний номер електронного квитка.
Наказ N 134 допускає, що на розсуд авіаперевізника електронний квиток може містити додаткову інформацію про умови перевезення або особливості обслуговування пасажирів.
Відповідно до пункту 2 Наказу N 134, маршрут/квитанція може бути оформлена як на бланку суворої звітності, так і без використання бланка суворої звітності.
Якщо маршрут/квитанція оформляється не так на бланку суворої звітності, то пасажиру додатково видається або документ, що підтверджує здійснену оплату перевезення, оформлений на бланку суворої звітності, або чек контрольно-касової техніки.
Залізничний квиток
Структура залізничного електронного квитка затверджена Наказом N 102 і включає:
Контрольний купон – це частина електронного квитка, що зберігається у базі даних електронних квитків перевізника.
Пасажиру видається проїзний документ. Проїзний документ повинен включати таку інформацію:
– дату та час замовлення;
– станцію відправлення та призначення;
– дату та час відправлення/прибуття поїзда;
– найменування та (або) код перевізника;
– ознака купе (жіноче, чоловіче чи змішане, якщо застосовується);
– відомості про пасажира (П.І.Б., серія та номер паспорта);
– тариф (квиток, плацкарта);
– підсумкову вартість перевезення;
- Форму оплати, збори (якщо застосовуються), дату оформлення, найменування агентства-перевізника, що оформив квиток, код бронювання і т.д.
Як і маршрут/квитанція, проїзний документ може бути оформлений із використанням або без використання бланка суворої звітності (пункт 2 Наказу N 102). І так само при оформленні проїзного документа не на бланку строгої звітності пасажиру додатково видається або документ, що підтверджує здійснену оплату перевезення, оформлений на бланку строгої звітності, або касовий чек.
Доповнюємо положення облікової політики
Бюджетній установі слід проаналізувати положення облікової політики щодо порядку підтвердження витрат на придбання електронного квитка.
За потреби облікову політику доповнюють. Доповнення оформляються наказом або розпорядженням керівника установи та можуть бути внесені до облікової політики у будь-який момент.
– маршрут/квитанція, оформлена на затвердженому як бланк суворої звітності пасажирському квитку;
– чек або інший документ, що свідчить про оплату перевезення, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності.
Електронні пасажирські квитки, придбані в Україні, повинні відповідати вимогам, встановленим Наказами N 134 та 102.
Крім того, Мінфін України не виключає можливості непрямого підтвердження витрат на придбання електронного квитка.Це може бути роздруківка маршрут/квитанції або посадковий талон із зазначенням реквізитів, що дозволяють встановити факт пересування працівника (прізвище пасажира, маршрут, дата поїздки) та вартість квитка.
Якщо квиток купується для поїздки за кордон, частина інформації в ньому може бути написана літерами латинського алфавіту. Однак на території України офіційне діловодство в державних органах, організаціях, підприємствах та установах ведеться українською мовою як державною мовою РФ.
Порядок перекладу будь-яких первинних документів на українську можна закріпити в обліковій політиці установи. Наприклад, можна записати, що рядковий переклад первинних облікових документів може здійснюватись співробітником установи, який має відповідну освіту або сертифікат підвищення кваліфікації в галузі знання іноземної мови.
Також актуально у зв'язку із запровадженням електронного документообігу відобразити в обліковій політиці та момент підтвердження оплати та списання сум у відрядженої особи у разі оплати квитка з банківської картки через веб-сайт перевізника.
Наведемо фрагмент облікової політики, відображений у розділі "Порядок розрахунків із підзвітними особами", та наказ про внесення доповнень до облікової політики.
Наказ про внесення доповнень до облікової політики може мати такий вигляд.
Бюджетна установа
Наказ
дата
N
про доповнення додатка 5
до облікової політики
У зв'язку із запровадженням бездокументарної форми пасажирських квитків на авіа- та залізничні перевезення наказую пункт ___ додатка до облікової політики "Порядок розрахунків із підзвітними особами" доповнити абзацами такого змісту:
"При використанніспівробітником електронного авіа- та залізничного квитка витрати співробітника, пов'язані з проїздом до місця відрядження та назад, відшкодовуються в наступному порядку.
Підсумкова вартість перевезення та форма оплати повинні бути зазначені в обов'язковому порядку.
Оплата електронного авіа- та залізничного квитка має бути підтверджена такими документами:
- документом, оформленим на бланку суворої звітності, або чеком контрольно-касової техніки - при оплаті готівкою;
- чеком контрольно-касової техніки (банкомату) - при оплаті з використанням платіжної (банківської) картки співробітника (через банкомати);
- роздруком особового рахунку, що підтверджує списання коштів з рахунку співробітника в оплату квитків, - при оплаті через веб-сайт перевізника з використанням платіжної (банківської) картки співробітника.
Відшкодування працівникові витрат на придбання електронного квитка, оплаченого з використанням платіжної (банківської) картки, власником якої він не є, не провадиться".