Фінансова звітність у ресторані швидко та просто

Той із рестораторів, хто прагне позбутися рутини у своєму бізнесі, вже працює із системою автоматизації підприємств iiko. І в короткі терміни виробив звичку переглядати фінансові звіти про рух капіталу закладу з перших хвилин робочого дня: дані сервіс надає дуже оперативно.

ERP-система для малих підприємств

Якщо заглянути у словники, можна дізнатися, що управління підприємством є сукупність наступних заходів: аналіз ситуації початку робочого дня; складання плану робіт; контроль за виконанням плану; проміжний аналіз ситуації; коригування плану дій.

Таким чином, для успішного ведення справ керівник повинен завжди тримати руку на пульсі та своєчасно реагувати на відхилення від плану. Робити це максимально ефективно допомагають спеціальні програми – Enterprise Resource Planning Systems.

Раніше ERP-системи інтегрувалися лише великими підприємствами, але сучасні технології дозволили зробити програми доступнішими, завдяки чому їх почали використовувати й невеликі організації. І навіть індивідуальні підприємці все частіше придивляються до рішень, які мають величезні можливості.

Яскравий представник такої системи – проект iiko, що дозволяє керувати всіма можливими ресурсами ресторанного бізнесу: людськими, матеріальними та фінансовими. При цьому контроль можна здійснювати як в окремому закладі, так і в мережі індустрії гостинності.

Зменшуємо витрати

Щоб швидко зрозуміти, що відбувається на підприємстві, досвідченому ресторатору достатньо поглянути на звіт із відображенням прибутку/збитків за певний період. Розгорнутий документ дозволяє вчасновтрутитися у справи та твердою рукою задати своєму фінансовому кораблю курс у бік отримання прибутку.

Своєчасно отримувати такий інформативний звіт дозволяє система iiko – документація цілодобово доступна в режимі он-лайн, і формується вона дуже оперативно, в режимі реального часу. Усі процеси ресторанного бізнесу інтегровані у програму, і нічого не може вислизнути від очей шефа.

iiko здійснює та контролює:

закриття замовлення офіціантом;
моментальне списування продуктів зі складу під час закриття замовлення;
відображення руху отриманих коштів від клієнта (продаж та нарахування відсотків офіціанту);
нарахування бонусів відвідувачеві;
внесення змін до звіту.

У результаті ресторатор може будь-коли відкрити документ і поглянути на фудкост з лейборкостом і вчасно поправити статтю витрати на продукти або оптимізувати нарахування зарплати співробітникам. Крім того, iiko вміє моніторити прайси постачальників і при зміні цін у партнерів відразу сигналізує про це керівнику ресторану. Боротьба зі "зряплатою" здійснюється за допомогою обліку приходу/догляду працівників на роботу та завдяки виявлення "мертвих" годин, коли кількість присутніх у закладі персоналу має бути мінімальною.

Контролюємо бюджет

Щоб отримати бажаний прибуток, керівництво компанії має створити фінансовий план. При цьому має існувати і план-факт аналіз, щоб порівнювати нинішній стан справ із поставленими на певний період цілями. Завдяки такому рішенню бізнесмен може бачити поточну фінансову ситуацію на підприємстві та розуміти, чому відбувається відхилення від наміченого курсу.

Приклад: прибуток від ресторану починає зменшуватись, чому -не зрозуміло. Під час вивчення план-факт аналізу з'ясовується: зріс фудкост, і причина тому - підвищення закупівельних цін. Перевіривши напрямок, ресторатор виявляє зловживання, що виражається у змові відповідальної за закупівлю продуктів особи з постачальником. Виявляється, співробітник не знав, що система iiko допомагає бачити зміни у прайсі партнерів у режимі реального часу, і що з появою нових цін вона сповіщає про це ресторатора.

Крім того, сервіс вміє мотивувати персонал, допомагаючи створити та реалізувати схему заохочень та штрафів. Натисканням лише однієї кнопки керівник закладу або ресторанної мережі може побачити дані план-факт аналізу та відхилення від мети як у абсолютному вигляді, так і у вигляді відсотків.

Враховуємо послуги

Витрати та прибуток проходять не лише через склад кафе чи ресторану – рух капіталу є й у нематеріальній сфері. Наприклад, видатковою статтею може бути оренда приміщення, а дохідною - бронювання столиків закладу щодо будь-якого торжества.

Багато керівників підприємств проводять послуги через спеціальні рахунки та враховують їх як рух за складом, фіксуючи все це у загальних періодичних фінансових звітах. У результаті детальний аналіз послуг швидко отримати виявляється дуже складно, та й час це забирає багато.

iiko моментально формує спеціальні документи в автоматичному режимі, враховуючи надані та отримані послуги. Вони фіксуються Актами надання та прийому послуг та відображаються як на терміналі фронт-офісу (якщо замовник отримує якусь послугу), так і в бек-офісі системи. До речі, дані про нематеріальні витрати та прибутки також є важливими для ефективного управління ресторанним бізнесом.

Ефективне управління ресторанним бізнесом

Той хтоспочатку працював "по-старому", після впровадження iiko може гідно оцінити весь функціонал системи. Працюючи з програмою, ресторатор звільняє час ведення інших проектів, відпочинку, продумування тактики і стратегії розвитку підприємства. Він з легкістю прораховує ризики та прибутки, завжди тримає руку на пульсі та контролює діяльність персоналу навіть на значній відстані від закладу.

Ось думка про роботу з системою Світлани Валії, голови ТОВ "Донатс Прожект" (мережа кав'ярень Dunkin Donuts):

- Оперативно отримуючи інформацію про все, що відбувається в нашій мережі кав'ярень, ми ефективно керуємо підприємством та будуємо план розвитку компанії на основі достовірної інформації. Щодня порівнюючи показники закладів, ми маємо можливість коригувати дії керуючих та персоналу, швидко вживати заходів для руху у правильному напрямку – якщо щось іде не так.

iiko дозволяє створювати оптимальні внутрішні логістичні потоки між підрозділами мережі та оперативно забезпечувати кав'ярні продуктами та витратними матеріалами. Ця система - зручний та багатофункціональний проект для управління ресторанним бізнесом, який допомагає вирішити безліч завдань та дозволяє здійснювати контроль діяльності як окремого закладу, так і мережі загалом.

Постали питання? Задавайте, наші фахівці дадуть відповідь навіть на найскладніші з них. Грамотно, кваліфіковано та в повному обсязі.