Функції адміністративного відділу

"Забезпечення нормального функціонування офісу" – ось стандартна фраза, якою намагаються коротко описати обов'язки офіс-менеджера. Вони залежить від багатьох чинників – розміру компанії, величини офісу, кількості співробітників, наявності свого транспорту, класу будівлі, у якому офіс розташований, наявності філій інших містах тощо.

Організація та контроль роботи офісу та адміністративного персоналу – це безперервний вид діяльності. Робочий процес має контролюватись на всіх етапах, щоб була впевненість у тому, що офіс функціонує чітко та без збоїв. Потрібно періодично думати про те, що може зробити робочий процес ефективнішим і як можна скоротити чи усунути помилки.

Організація роботи офісу включає:

- дотримання заходів протипожежної та загальної безпеки персоналу;

- Організацію роботи транспорту;

- Організацію системи безпеки;

- Організацію харчування співробітників;

- Організацію послуг зв'язку;

- внутрішнє оформлення офісу (плакати, постери, живі рослини);

- ведення графіка використання переговорних кімнат;

- Організацію робочих місць, ергономіку;

- Зниження рівня шуму;

- контроль рівня освітленості та мікроклімату (жарко, холодно, дме);

- Організацію кур'єрського зв'язку;

- Організацію сервісно-профілактичних робіт;

- організацію поїздок співробітників (замовлення авіа- та залізничних квитків для співробітників офісу), диспетчеризація автотранспорту;

- інвентаризацію господарства офісу;

- профілактичне обслуговування та ремонт офісної техніки;

- Організацію прибирання приміщень;

- організацію ведення журналу обліку відвідувачів (виконавці – загальна приймальня), видачу нагрудних карток (бейджів) із написом"Відвідувач" та багато іншого.

---