Готуємось до річного звіту інвентаризація
Перш ніж приступити до складання річного звіту, необхідно провести інвентаризацію майна та фінансових зобов'язань.
Інвентаризація майна - це звірка того, що є у бухгалтера на папері, з тим, що знаходиться в офісі, складі, в відокремленому підрозділі фірми.
Інвентаризація фінансових зобов'язань – це звірка заборгованостей, які відображені у бухгалтерському обліку, з даними договорів, актів здачі-приймання, податковими деклараціями тощо.
Насамперед оформіть наказ керівника про проведення інвентаризації.
Створіть інвентаризаційну комісію.
Перед початком інвентаризації бухгалтер має подати комісії дані бухгалтерського обліку, у яких зафіксовано перелік та вартість майна фірми. У регістрах обліку мають бути такі дані:
– дата та найменування тієї чи іншої господарської операції;
– залишки за рахунками бухгалтерського обліку початку і поклала край року.
Керівник інвентаризаційної комісії зобов'язаний завізувати прибуткові та видаткові документи та зробити в них запис «до інвентаризації на (дата)».
З цих документів комісія визначає вартість майна і зобов'язань фірми на початок інвентаризації. Ці дані заносять до інвентаризаційних описів та актів (графа «За даними бухгалтерського обліку»).
Інвентаризацію майна проводять за участю матеріально відповідальних осіб (комірників, касирів тощо). З цих працівників беруть розписки в тому, що цінності, що надійшли, оприбутковані, відпущені - списані і всі первинні документи по них здані в бухгалтерію.
Опис підписують усі члени комісії та працівники, відповідальні за збереження майна. Якщо у документі не будехоча б одного необхідного підпису, результати інвентаризації можуть визнати недійсними. Опис зберігають у архіві фірми щонайменше п'ять років.
Як провести інвентаризацію
Якщо інвентаризація проводиться протягом кількох днів, то складські приміщення після відходу комісії щоразу опечатуються.
Основне завдання інвентаризації – з'ясувати, чи збігаються дані бухгалтерського обліку з фактичною наявністю тих чи інших цінностей (сумою заборгованостей), щоб забезпечити достовірність даних звітності.
Зверніть увагу: перевірити потрібно не лише майно, що належить фірмі. Інвентаризації також підлягають цінності, враховані на позабалансових рахунках, права власності на які фірма не має (наприклад, орендовані основні засоби; товари, отримані на відповідальне зберігання; матеріали, прийняті в переробку, тощо).
Інвентаризацію основних засобів дозволено проводити один раз на три роки, а бібліотечних фондів – один раз на п'ять років. Торгові фірми звіряють наявність на своїх складах товарів, як правило, не рідше одного разу на квартал. Та й раптову перевірку каси рекомендується робити з такою самою періодичністю.
Зверніть увагу: крім річної інвентаризації звіряння майна з даними обліку фірма повинна проводити і в інших випадках:
- При зміні матеріально відповідальних осіб;
– при встановленні фактів розкрадання, зловживання та псування цінностей;
– у разі стихійних лих та інших надзвичайних ситуацій у місці розташування майна фірми;
- При ліквідації (реорганізації) фірми.
Як звірити наявність основних засобів
- Чи заповнені інвентарні картки, книги та описи;
– чи є техпаспорти та інша технічна документація на кошти;
- чи єдокументи на здані чи взяті у найм чи зберігання основні засоби. Якщо цих документів немає, потрібно їх терміново оформити.
Під час ревізії комісія має оглянути об'єкти та внести до опису їхнє повне найменування, призначення, інвентарні номери, основні експлуатаційні та технічні показники. У разі інвентаризації об'єктів нерухомості переконайтеся, що на фірмі є документи, що підтверджують право власності на них.
Якщо в ході інвентаризації комісія виявить об'єкт основних засобів, який не врахований у бухгалтерських документах, то в описі треба зробити запис про його найменування, технічні характеристики та матеріали, з яких він виготовлений. Такі об'єкти треба оцінити за ринковими цінами, а знос визначити за фактичним технічним станом (експертним шляхом). Відомості про оцінку та знос оформіть актами.
Якщо у вас є група однотипних об'єктів (верстати, інструмент, господарський інвентар тощо), яка записана до картки групового обліку, в описі наведіть найменування цієї групи та вкажіть кількість предметів у ній.
Машини, обладнання та транспортні засоби, навпаки, занесіть в описи індивідуально, вказавши їх заводські номери (за техпаспортом виробника), рік випуску, призначення, потужність і т.д.
Інвентаризацію основних засобів, які в період її проведення знаходяться поза фірмою (наприклад, усі види транспорту, що перебувають у рейсі або на капітальному ремонті), проводять до моменту їхнього тимчасового вибуття.
Якщо при ревізії виявлено основні засоби, які стали непридатними і їх не можна відновити, складіть на них окремий опис. У ній вкажіть час введення об'єкта в експлуатацію та причини, які привели його в непридатність (псування, повне зношування тощо).
За основними засобамивиробничого та невиробничого призначення складіть окремі описи. Крім того, окремо оформіть опис за неналежними фірмами основними засобами (орендованими або які знаходяться на відповідальному зберіганні). У ній зробіть посилання на документи, за якими ці кошти знаходяться у вас.
Як звірити наявність матеріально-виробничих запасів
Тут вказують їх види, групи, артикули та сорти. Усі цінності у присутності членів комісії перераховують, перемірюють, переважують. Опис складають у двох примірниках:
– один екземпляр передають у бухгалтерію для складання порівнювальної відомості;
– другий примірник залишається в особи, відповідальної за збереження цінностей.
У графі «Товарно-матеріальні цінності» опису (стовпець «Код (номенклатурний номер)») має бути зазначений номенклатурний номер товарно-матеріальних цінностей. Щоб заповнити цю графу, ви можете скористатися загальноукраїнським класифікатором видів економічної діяльності, продукції та послуг (ОК 004-93) або розробити власні кодування.
Товарно-матеріальні цінності, що надходять на фірму в період ревізії, комірники надходять у присутності комісії з реєстру або товарного звіту вже після інвентаризації. Дані про них заносять до окремого опису «Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації».
Відпущені у період ревізії цінності також відбивають у окремому описі «Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації». У видаткових документах голова комісії робить відповідну позначку та ставить свій підпис.
До цінностей, які містять дорогоцінні метали або каміння, має бути доданий
спеціальний паспорт. Його номер вказують у графі «Номер» (стовпець «Паспорт»).
завідвантаженим, але не оплаченим товарам, що знаходяться на складі фірми, оформіть окремий опис. Зробіть у ній запис про покупців, найменування товарів, їх вартість та дату відвантаження.
В описі, який заповнений не до кінця, зазвичай ставлять прочерк у вигляді латинської літери «Z». Це роблять, щоб не можна було дописати туди щось після закінчення інвентаризації. З цією метою внизу опису проставляють кількість порядкових номерів по кожній сторінці і загальна кількість одиниць цінностей.
Як звірити готівку в касі та грошові документи
У процесі інвентаризації комісія перераховує гроші в касі та звіряє отриману суму з даними касової книги. Крім грошей комісія має перевірити збереження грошових документів: цінних паперів, поштових марок, путівок до будинків відпочинку та санаторії, авіаквитків тощо.
Цінні папери та бланки суворої звітності потрібно перевіряти за видами бланків (наприклад, акції: привілейовані та звичайні, іменні та на пред'явника) та з урахуванням їх початкових та кінцевих номерів.
В акті комісія вказує, скільки готівки, цінностей та інших документів (марок, чеків, чекових книжок, путівок, авіаквитків, цінних паперів) перебувало в касі в момент проведення ревізії.
Головний бухгалтер фірми має вказати в акті вартість цінностей у касі за даними бухгалтерського обліку. Тут же вказують номери останнього на дату ревізії прибуткового та видаткового касових ордерів. Зворотний бік акту заповнюють, якщо під час ревізії комісія виявила нестачу чи надлишки цінностей. Рядок «Пояснення причин надлишків та недостач» заповнює працівник, відповідальний за збереження цінностей (касир).
Якщо внаслідок інвентаризації було виявлено недостачу, керівник може ухвалити таке рішення:
– по-перше, утримати суму недостачі з матеріально відповідальної особи;
- по-друге, списати нестачу за рахунок коштів організації (якщо в нестачі немає вини касира). Рішення керівника фіксують на зворотному боці акта.
Іноді касири чи керівники фірми зберігають у касі свої особисті заощадження чи інші цінності. У таких випадках майте на увазі, що не лише нестача, а й надлишок грошей є порушенням Порядку ведення касових операцій. Такі надлишки, виявлені під час інвентаризації, мають бути вилучені комісією та оприбутковані.
Як звірити розрахунки
В акті мають бути зазначені:
- Рахунки бухгалтерського обліку, на яких значиться заборгованість;
– суми заборгованості, погоджені та не погоджені з дебіторами (кредиторами);
– суми заборгованості, якими минув термін позовної давності.
Термін позовної давності становить три роки з виникнення заборгованості.
Якщо за інвентаризації виявлено заборгованість з минулим терміном позовної давності, її треба списати з балансу фірми за наказом керівника.
До акта прикладають довідку. У довідці відображають: реквізити кожного дебітора чи кредитора організації, причину та дату виникнення заборгованості, суму заборгованості.
Як оформити результати інвентаризації
Для цих відомостей передбачено типові форми. За кожним видом цінностей форма своя. Наприклад, у формі № ІНВ-18 вказують результати інвентаризації основних засобів, у формі № ІНВ-19 – товарно-матеріальних цінностей тощо. буд. У цих документах відображають суми нестач чи надлишків.
Змінні відомості складають у двох примірниках:
– один екземпляр залишається у бухгалтерії;
– другий примірник передається працівникові, відповідальному забезпеку цього виду цінностей.
Відомості зберігають у архіві фірми п'ять років.
У деяких випадках ви можете покрити нестачу надлишками аналогічних матеріальних цінностей (пересортиця). Взаємозалік надлишків і недостач при пересортиці дозволено лише у виняткових випадках: в одному періоді, що перевіряється, в однієї матеріально відповідальної особи і по одному найменуванню товарів. Матеріально відповідальні особи мають подати комісії пояснення про допущену пересортицю. У порівнювальній відомості відобразіть залік, тобто вкажіть суму недостач, покриту надлишками.
Іноді може виявитися, що недостачі чи надлишки цінностей виникли через помилки у бухгалтерському обліку. Наприклад, деякі з них не були оприбутковані. У цій ситуації різницю між обліковими даними та результатами інвентаризації відобразіть у графі «Відрегульовано за рахунок уточнення записів в обліку». Така графа є у відомості № ІНВ-19, призначеної для ревізії товарно-матеріальних цінностей.
На цінності, які знаходяться у вас на відповідальному зберіганні або в оренді, складіть окремі відомості. На підставі даних відомостей бухгалтер має внести виправні записи до бухгалтерського обліку.
Надлишки оприбуткуйте, нестачі стягніть із матеріально відповідальних осіб або спишіть.