Інструкція «Порядок роботи в системі «Управління постачанням» у ПП «ОНЛС-Регіон»
Транскрипт
1 Інструкція «Порядок роботи в системі «Управління постачаннями» у ПП «ОНЛС-Регіон» ПРИЗНАЧЕННЯ: покрокова інструкція як працювати в системі «Управління постачанням» у ПП «ОНЛС-Регіон». ОБЛАСТЬ ЗАСТОСУВАННЯ: поширюється на співробітників, до посадових обов'язків яких входить контроль за виконанням державних контрактів та спеціалістів відділу приймання фармацевтичних організацій. Зміст 1.Визначення, позначення та скорочення Нормативні посилання Загальні положення Аналіз виконання ЦК за термінами та обсягами поставок та формування заявок на поставку Планування поставки Приймання товару Визначення, позначення та скорочення 1.1. Використання цієї Інструкції визначення: Визначення Розшифровка визначення 1 2 Карантин (карантинна зона) якості, кількості та інших параметрів; Спеціаліст відділу приймання Товар у ПП «ОНЛС-Регіон»? - місце зберігання в підрозділі, призначене для зберігання оприбуткованого товару за наявності розбіжностей з даними постачальника, - посадова особа, до посадових обов'язків якої входить прийом товару за якістю та кількістю; - лікарські препарати, вироби медичного призначення та спеціалізовані продукти лікувального харчування для дітей-інвалідів; 1.2. У цій Інструкції прийнято такі скорочення: Скорочення Розшифровка скорочення 1 2 ЦК - державний контракт; ЛП – лікарський препарат; ОМС – обов'язкове медичне страхування; ОНЛЗ – забезпечення необхідними лікарськими засобами; ПП «ОНЛС-Регіон» – програмний продукт «ОНЛС-Регіон»; ФО – фармацевтичні організації; 2. Нормативні посилання 2.1. У цьому документі використовуються посилання на такі нормативні документи: a) Інструкція «Порядок створення документа «Заявка на поставку (ОНЛЗ)» у ПП «ОНЛЗ-Регіон»; b) Інструкція«Порядок створення «Документа поставки (онлс) у ПП «ОНЛС-Регіон»; Сторінка 1 з 9
2 3. Загальні засади 3.1. Система «Управління поставками» призначена для: аналізу інформації щодо ЦК на поставку товарів: a) система виявляє ЦК, термін поставки за якими постачальниками порушено (додатково виділяються червоним кольором) та за якими не створено документи «Заявка на поставку (ОНЛЗ)»; b) за допомогою «Довідки за ЦК» система дозволяє в наочній формі отримати детальну інформацію про учасників, предмет та умови ЦК, про виконання ЦК, а саме: обсяг поставленого товару в розрізі документів постачальників, фактичні терміни поставки, аналіз цін поставленого товару в порівнянні із заявленими цінами у ЦК, обсязі недопоставлених за ЦК товарів; планування ресурсів (людських, тимчасових, складських площ) для приймання товарів за результатами аналізу заявок на постачання; приймання товару за якістю та кількістю, у встановленому компанією порядку з відстеженням тимчасових регламентів приймання; моніторингу в режимі реального часу інформації щодо завантаженості персоналу, виконання кожної операції, виконання ключових показників процесу «Система управління поставками» розташована в ПП «ОНЛС-Регіон» в підсистемі «Фармацевтична організація» в панелі навігації «Управління поставками» (див. Рисунок 1 ). Малюнок Система «Керування поставками» містить наступну інформацію (див. Малюнок 1): a) «Інформація на дату» - за замовчуванням вказується поточна дата, за потреби коригується натисканням кнопки. Інформація в табличних частинах системи «Керування поставками» виводиться на дату, вказану в полі «Інформація на дату»; b) "Підрозділ організації" - вказується підрозділ організації, за яким потрібно виводити інформацію в системі "Управління поставками",вибирається зі списку натисканням на кнопку; Сторінка 2 з 9
4 i) "До терміну поставки, дн." - кількість днів до терміну постачання ЦК. Негативне значення у стовпці «До терміну постачання, дн.» означає, що термін поставки минув (прострочений). Рисунок Нижня таблична частина сторінки «Потрібні заявки на поставку» містить інформацію позиційно у періоді поставки за виділеним у верхній табличній частині ЦК (див. малюнок 2): a) - номер по порядку, показує кількість недопоставлених позицій; b) "Вид пільги" - вказується для якого виду пільговиків призначений товар; c) "Код" - унікальний код упаковки в програмі; d) "Препарат" - найменування товару; e) "Виробник" - виробник товару; f) «Ціна» - ціна упаковки товару за ЦК; У стовпці "Недопоставлений товар без заявки": g) "% пост" - відсоток недопоставленого товару від загального обсягу ЛП; h) «Кількість» – кількість недопоставленого товару; i) "Сума" - сума недопоставленого товару за ЦК; j) "Поставити з:" - початок періоду поставки; k) "Поставити по:" - кінець періоду поставки; 4.5. Інформацію із закладки «Потрібні заявки на поставку» потрібно проаналізувати, уточнити у постачальника планову дату та час поставки та сформувати заявку на поставку товару. Заявка на поставку формується за кнопкою. Порядок створення документа «Заявка на постачання (ОНЛЗ)» встановлений в Інструкції «Порядок створення документа «Заявка на постачання (ОНЛЗ)» у ПП «ОНЛС-Регіон» Для детального аналізу ЦК в системі «Управління постачанням» передбачена можливість виведення на друк «Довідки за ЦК». Друк «Довідки ГК» здійснюється натисканням на кнопку. Сторінка 4 з 9
5 4.8. У разі потреби перехід до журналу ГК здійснюється за кнопкою Пошук у верхній частині таблиці на сторінці «Потрібні заявки на поставку» здійснюється зза допомогою стандартної кнопки. У разі потреби скасування пошуку здійснюється за допомогою стандартної кнопки При натисканні на кнопку здійснюється оновлення списку ЦК у верхній табличній частині сторінки «Потрібні заявки на поставку» та інформація актуалізується на поточний момент. 5. Планування постачання 5.1. На сторінці «Заявки на постачання у стадії очікування товару» відображаються створені «Заявки на постачання товарів» у ПП «ОНЛС-Регіон». Документ «Заявка на поставку (онлс)» відображається на сторінці «Заявки на поставку в стадії очікування» доти, доки по ньому не буде створено та проведено «Документ поставки (ОНЛЗ)» Аналіз наявності заявок на поставку товарів проводиться на підставі проведених та не проведених документів "Заявки на постачання товарів". Аналіз поставлених товарів проводиться на підставі проведених «Документів поставок товарів» Верхня таблична частина на сторінці «Заявки на поставку на стадії очікування товару» складається зі створених заявок на поставку, стовпці містять таку інформацію (див. малюнок 3): a) «Документ заявки на постачання товару» - номер та дата документа «Заявка на постачання (ОНЛЗ)»; b) «Постачальник» - організація, переможець за ЦК, до зобов'язань якої входить постачання товару згідно з ЦК на склад одержувача; c) «Планована дата та час поставки» - дата та час планованої поставки відповідно до документа «Заявка на поставку (ОНЛЗ)»; Сторінка 5 із 9 Рисунок 3 d) «Кількість позицій» - кількість позицій товару за заявкою на постачання; e) "Кількість товару" - кількість товару за заявкою на поставку; f) "Сума товару" - загальна сума товару за заявкою на поставку;
7 Рисунок Нижня таблична частина на сторінці «Скасовані заявки на поставку» відповідає нижній табличній частині на сторінці «Заявки на поставку на стадії очікування товару» (див.пункт 5.4) При помилковій позначці на видалення документа «Заявка на постачання (ОНЛЗ)» необхідно створити новий документ «Заявки на постачання (ОНЛЗ)». 6. Приймання товару 6.1. На закладці «Приймання» на сторінці «Прийняття товарів у роботі» відображаються «Документи поставок (ОНЛЗ)» у ПП «ОНЛС-Регіон», процес приймання за якими ще не закінчено. Аналіз про наявність у роботі «Документів поставок товарів» надходить на підставі не проведених «Документів постачання товарів». «Документ постачання (ОНЛЗ)» відображається на сторінці «Приймання товарів у роботі» доти, доки «Документ постачання (ОНЛЗ)» не буде проведено, що означає завершення процесу приймання, товар поставлений на залишки складу фармацевтичної організації Верхня таблична частина на сторінці «Приймання товару у роботі» складається з «Документів поставки (ОНЛЗ)», стовпці містять таку інформацію (див. малюнок 5): a) «Документ приймання товару» - номер і дата «Документи поставки (ОНЛЗ)»; b) «Постачальник товару» - організація, переможець за ЦК, до зобов'язань якої входить постачання товару згідно з ЦК на склад одержувача; c) «Держконтракт/Договір» - скорочений (останні п'ять цифр до першого тире в номері ЦК у державному реєстрі) номер ЦК та дата підписання ЦК; d) «Позицій» - кількість позицій товару щодо «Документу постачання (ОНЛЗ)»; e) "Кількість упаковок" - кількість упаковок за "Документом поставки (ОНЛЗ)"; f) «Сума ПДВ» - сума ПДВ, що вважається автоматично; Сторінка 7 з 9
8 g) "Сума" - загальна сума поставки товару за "Документом поставки (ОНЛЗ)". Рисунок Нижня таблична частина сторінки «Приймання товару в роботі» містить інформацію щодо позиційно за виділеним у верхній табличній частині «Документом поставки (ОНЛЗ)» (див. Рисунок 5): a) - номер по порядку, показує кількість позицій товару в «Документі поставки» (ОНЛЗ)»; b)«Вид пільги» - вказується якого виду пільговиків призначений товар; c) "Код" - унікальний код товару в програмі; d) "Препарат" - найменування товару; e) "Виробник" - виробник товару"; f) "Серія" - серія ЛП; зазначається відповідно до даних документів постачальника, що підтверджують якість товарів; g) "Партія" - номер партії товару, що присвоюється програмою автоматично; використовується для внутрішнього системного обліку; h) "Кількість" - фактична кількість товару; i) «Ціна» - ціна товару за ЦК; j) "Сума" - сума фактично прийнятого товару; k) "Кількість карантин" - кількість товару, поміщеного в карантинну зону; l) "Кількість постачальника" - кількість товару за даними постачальника; вказується у разі розбіжностей фактично прийнятого товару з даними постачальника; 6.5. При необхідності створення «Документа поставки (онлс)» без заявки на поставку потрібно натиснути кнопку. Порядок створення «Документа постачання (ОНЛЗ)» встановлений в Інструкції «Порядок створення «Документа постачання (ОНЛЗ) в ПП «ОНЛЗ-Регіон» При необхідності позначки на видалення «Документа постачання (ОНЛЗ)» потрібно натиснути кнопку. «Документ постачання (ОНЛЗ)» Сторінка 8 з 9