Інструкція з обліку використання робочого часу
ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ВАТ «Компанія» ____________ П.П. Петров
Інструкція з обліку використання робочого часу
1. Загальні положення
1. Для обліку використання робочого дня використовується уніфікована форма Табель обліку робочого часу Т-13. 2. Табель обліку використання робочого дня служить для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, складання статистичної звітності, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу. 3. Відповідальним за ведення табеля обліку використання робочого часу (далі за текстом табель) є інспектор з кадрів відділу кадрів (для підрозділів, де є штатний інспектор). У підрозділах, які не мають штатного інспектора з кадрів, відповідальною особою за ведення табеля є працівник підрозділу, на якого покладено зазначений обов'язок наказом на підприємстві. 4. У разі тимчасової відсутності відповідального за ведення табеля керівник структурного підрозділу визначає працівника, тимчасово відповідального за ведення табеля, у відповідному розпорядженні за підрозділом. Копія розпорядження має бути представлена керівником структурного підрозділу до відділу кадрів протягом 2-х днів. У разі відсутності цього розпорядження у відділі кадрів відповідальність за облік робочого часу та ведення табеля покладається на керівника структурного підрозділу. 5. Відповідальними за правильність та достовірність внесеної в табель інформації про тривалість роботи персоналу протягом робочого дня (згідно з режимом роботи відповідного підрозділу: з 7-30 до 16-00, з 8-00 до 17-00 та ін.) несе відповідальний за ведення табеля у підрозділі. Відповідальними за правильність тадостовірність обліку робочого часу понад звичайну тривалість роботи (понадурочно, у вихідні, святкові дні) є керівники відповідних підрозділів. 6. Табель обліку використання робочого часу заповнюється в одному примірнику та є первинним документом, на підставі якого проводиться розрахунок заробітної плати, виплата учнівських стипендій. Повністю заповнений та підписаний табель разом з обґрунтовуючими документами (службовими записками, дорожніми листами тощо) зберігається у інспектора з кадрів або в особи, відповідальної за ведення табеля у підрозділі протягом 1 року (для підрозділів заводоуправління – у бюро обліку персоналу відділу кадрів) .
2 Правила заповнення табеля обліку використання робочого часу
1. Облік використання робочого дня ведеться у табелі шляхом суцільної щоденної реєстрації явок і неявок працювати і фактично відпрацьованого часу. 2. Для відображення використання робочого часу за кожен день у табелі (у формі Т-13 графа 3) відведено два рядки – один для позначок умовних позначень видів витрат робочого часу, а інший – для записів кількості годин за ними. Вся необхідна інформація заноситься розбірливо і лише відповідні графи Табеля. 3. У рядку умовних позначень витрат робочого часу повинні записуватись позначення відповідно до додатка. 4. Відмітки в табелі про причини відсутності на робочому місці, про реально відпрацьований час, про понаднормову роботу або будь-які інші відхилення від нормальних умов праці повинні бути зроблені тільки на підставі документів, оформлених відповідним чином (листок непрацездатності, службова записка від майстра, керівника підрозділу про виходи на роботу у вихідні дні, понаднормово, заяву та ін.). 5. Неявка працівника з невідомих причин. У разі неявки працівника та неможливості точно встановити причину неявки (не представлений лікарняний лист тощо) у табелі у рядку умовних позначень олівцем допускається до з'ясування причин відсутності внести знак «·», у рядку записів кількості відпрацьованих годин — прочерк. Перед здачею табеля (наприкінці місяця) всі знаки «·» мають бути замінені на код причини відсутності, або проставлений код ПН (невідомі причини відсутності). 6. Відгули. У разі неявки працівника через надання відгулу (повний день) за раніше відпрацьований час, у день відсутності в табелі у рядку умовних позначень повинен стояти код «НВ» (додатковий неоплачуваний вихідний день), у рядку відпрацьованого годинника прочерк. У разі надання відгулу не на цілий робочий день (на частину дня, годинник), у табелі у рядку умовних позначень повинен стояти код «Я», у рядку відпрацьованого годинника повинні бути вказані фактично відпрацьовані в даний день годинники. Підставою для надання відгулу та відповідних записів у табелі служить заява від працівника із зазначенням коли (число) надається відгул та за який раніше відпрацьований час, заява обов'язково візується у керівника підрозділу та передається інспектору з кадрів або особі, відповідальній за ведення табеля. 7. В інших випадках прийняття рішення керівником підрозділу про надання додаткового часу відпочинку працівникові з подальшим відпрацюванням в інший час, у табелі проставляється «Я» (якщо працівник відпрацював хоча б 1 годину) та кількість відпрацьованих годин, або код «ДД» (у разі відсутності працівника (повний робочий день). Підстава - службова записка від керівника структурного підрозділу із зазначенням списку працівників, тривалості додатковоговідпочинку (цілий день, годинник). 8. Облік роботи понаднормово. У разі роботи понаднормово у першому рядку літерних позначень табеля проставляється «Я+СВ». Годинник, відпрацьований понаднормово, проставляється додатково до основного часу зі знаком «+», наприклад 8+1, 8+2. Підставою для включення інформації в табель є службова від керівника цеху (майстра, начальника дільниці) зі списком і вказівкою скільки годин тривала понаднормова робота. Дані про роботу понаднормово повинні бути надані керівником підрозділу відповідальному за ведення табеля не пізніше наступного дня. Відповідальний за ведення табеля зобов'язаний внести інформацію в табель про роботу понаднормово пізніше наступного за звітним дня. У разі перевищення години понаднормової роботи 25% відповідальний за ведення табеля зобов'язаний письмово повідомити про це заступника директора з економіки — начальника ПЕО, начальника відділу кадрів.
9. Облік роботи у вихідні та святкові дні
Залучення персоналу до роботи у вихідні та святкові дні відповідно повинно здійснюватись у наступному порядку: - Залучення працівника до роботи понад нормальну тривалість проводиться за письмовою згодою працівника; — інваліди та жінки, які мають дітей до трьох років, повинні бути в письмовій формі ознайомлені зі своїм правом відмовитися від робіт понад нормальну тривалість робочого часу; - Не допускається залучення вагітних жінок, працівників віком до 18 років; — список працівників, які залучаються до роботи у вихідні та святкові дні, має бути погоджений з виконавчим директором підприємства та є обов'язковим додатком до наказу про організацію роботи у вихідні та святкові дні.
Копії списку працівників, які залучаються до роботи у вихідніабо святкові дні, мають бути представлені керівником підрозділу начальнику відділу кадрів не пізніше 16-30 години робочого дня напередодні вихідного, святкового дня.
Внесення інформації в табель про роботу у вихідний день здійснюється на підставі списків керівників підрозділів (форма у додатку 3). Списки працівників, які вийшли на роботу у вихідний, святковий день, мають бути передані відповідальному за ведення табеля наступного робочого дня. Відповідальний за ведення табеля зобов'язаний внести цю інформацію в табель пізніше першого робочого дня після виходу працівників у вихідні, святкові дні. Запис про роботу у вихідні та святкові дні здійснюється за загальними правилами (у рядку умовних позначень ставиться код «РВ», у нижньому рядку — кількість відпрацьованих годин). Для наочності допускається виділення виходів у вихідні, святкові дні пастою червоного, зеленого тощо. кольори. У разі роботи з умовою подальшого надання відгулу, у табелі в день роботи проставляється годинник відпрацьований понаднормово (при роботі у вихідний або святковий день вказується явка). Підставою є письмова заява від працівника із зазначенням коли (дата) та скільки годин він працює з подальшим наданням відгулу, заява обов'язково візується керівником підрозділу та передається на зберігання інспектору з кадрів або особі, відповідальній за ведення табеля. Робота у вихідний день оплачується при цьому в одинарному розмірі (у межах місячної норми робочого часу), але у подвійному розмірі, якщо робота проводилася понад місячну норму.
10. Облік роботи у нічний час Відповідно до трудового законодавства (ст 96 ТК РФ) нічний час - час з 22 години до 6 годин. У разі роботи у нічний час у рядкуумовних позначень ставиться «Н» (у разі продовження денної зміни «Я+Н» або «Н+Я»), у нижньому рядку — кількість відпрацьованих годин (відповідно до літерних позначень).
11. Відрядження Дані про відрядження заносяться відповідно до «Інструкції про порядок оформлення документів для оплати вихідних та святкових днів у період службового відрядження на підприємстві. На весь період відрядження, включаючи вихідні дні, у верхньому рядку літерних позначень проставляється "К". Тривалість відрядження заноситься в табель на підставі відповідних документів (шляховий лист, посвідчення про відрядження та ін.))
12. Відображення у табелі перекладу працівників 12.1 Тимчасовий переказ усередині підрозділу Тимчасовий переведення всередині підрозділу (зміна ділянки роботи) здійснюється лише на підставі розпорядження керівника за особистою згодою працівників. Відповідальний за ведення табеля на підставі розпорядження відповідно до фактичної присутності на робочому місці зобов'язаний відобразити у табелі переклад працівників внесенням позначки про переклад та оформленням доповнення до табеля. 12.2 Переклад між підрозділами. Тимчасовий переклад між підрозділами також здійснюється лише на підставі письмового розпорядження керівника підприємства (або його заступника за цією службою) за письмовою згодою працівників. Відповідальний за ведення табеля в підрозділі, звідки було здійснено переклад, зобов'язаний за фактом відсутності внести позначку в табель про переведення працівника та письмово повідомити керівника підрозділу, куди було здійснено переведення, про необхідність вести облік робочого часу на перекладених працівників.
13. Після закінчення місяця в табелі мають бути заповнені підсумкові графи «Відпрацьовано за» (дні, години) та «Неявки»з причин» (код неявки, дні (годинник)). Сума днів, занесених у підсумкові графи, повинна дорівнювати кількості днів у звітному місяці.
14. Не допускається: - Внесення записів в табель обліку робочого часу заднім числом; — внесення до табеля позначень, не передбачених у переліку додатка А (точки, тире, самостійні скорочення); - внесення даних про роботу, які не підтверджені відповідними документами; — недбалі та нерозбірливі записи.
15. Заповнений табель обліку використання робочого часу обов'язково підписується відповідальним за ведення табеля, керівником структурного підрозділу.
16. З метою контролю правильності заповнення табель щотижня перевіряється та за відсутності зауважень підписується керівником структурного підрозділу (підпис, розшифровка підпису, дата), інженером з організації та нормування праці, щомісяця – начальником бюро обліку персоналу.
3 Контроль правильності обліку робочого часу
1. Контроль обґрунтованості внесення даних про роботу в табель обліку робочого часу здійснюється працівниками ОК та ПЕО, які мають право проводити точкові контрольні перевірки присутності працівників на робочому місці (початок, закінчення роботи). 2. У разі потреби при контролі явки працівників у вихідні та святкові неробочі дні до перевірки можуть бути підключені працівники служби безпеки (для контролю часу виходу з території підприємства працівників згідно зі списком працівників, які залучаються до роботи у вихідний день раніше запланованого закінчення роботи).
4 Відповідальність
1. Інспектор з кадрів відділу кадрів або працівник, відповідальний за ведення табеля обліку робочого часу, несе персональну відповідальність: — за достовірність таобґрунтованість інформації, внесеної в табель, а саме: на початку та наприкінці робочої зміни особисто переконатися у наявності працівників на робочих місцях; - за дотримання всіх вимог щодо заповнення табеля обліку робочого часу згідно з «Інструкцією з обліку використання робочого часу»; - За своєчасне подання інформації про відпрацьований час: » до 2 числа наступного за звітним місяця подавати відомості про відхилення у ВІТ, необхідні для розрахунку заробітної плати; » до 2 числа наступного за звітним місяця подавати інженеру з підготовки кадрів відділу кадрів виписку з табеля на працівників, які перебувають у статусі учня, необхідну для розрахунку учнівських стипендій; не пізніше 10 числа наступного за звітним місяця представляти в бюро обліку персоналу відділу кадрів табель-додаток на працівників, зайнятих на роботах, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення. Табель-додаток оформляється відповідно до загальних вимог до ведення табелю.
2. Керівники підрозділів відповідають: — за достовірність наданої інформації про виходи та невиходи за робочий час (робота понаднормово, у вихідні та святкові дні); - За оперативне інформування особи, відповідальної за ведення табеля, про відхилення в тривалості роботи підлеглого персоналу (дозволу закінчити роботу раніше закінчення зміни, перервати роботу тощо); - за своєчасне надання списку працівників, які виходять на роботу у вихідні та святкові дні; - За відповідність порядку залучення працівників до роботи у вихідні, святкові дні чинному трудовому законодавству.
3. Відділ кадрів відповідає за забезпечення контролю за обгрунтованістю внесення відомостей у табель.