Роль юриста в управлінському обліку будівельних договорів Хто кому допомагає
Матеріал присвячений недолікам паперового та перевагам електронного обліку будівельних договорів. Для вирішення проблеми докладно розписується участь юриста в цьому обліку у спеціальній програмі на різних стадіях.
Ключові слова: шаблони договорів, різночитання документів, управлінський облік будівельних договорів.
Причини різночитань у документах У юриста будівельної компанії виникає чимало складнощів у роботі. Мають ці складності досить звичайний характер: співробітники інших відділів вносять неправильні юридичні формулювання в документи, оформлення документів відбувається із запізненням (тоді, коли будівельні роботи вже ведуться), документи можуть бути не повернені на місце зберігання і, у разі виникнення спірної ситуації, неможливо знайти першопричину якихось конфліктів і навіть оригінали документів. Крім цього, різночитання у документах відбуваються і тому, що юридичними формулюваннями займається юрист, а смисловою частиною предмета договору інші працівники. Буває, що юрист, внісши якісь корективи (що не перебувають у його компетенції) в договір, просто переінакшує весь його зміст. І також співробітник, який не розуміє юридичних тонкощів, може «виправити» договір таким чином, що будівельна компанія, зрештою, ще й має залишитися… Тобто юрист розуміє права та обов'язки сторін, а кошторисно-договірний відділ у цьому випадку більше орієнтований на строки , обсяги, вартість робіт: коли виконано роботу, який аванс потрібно отримати тощо.
Непоодинокі випадки простої людської неуважності. Співробітник, заповнюючи типовий договір, не звертає уваги, що шаблон договору застарілий і втратив своюактуальність, наприклад, ще два роки тому. Що ж у разі конфліктної ситуації робити юристу? Адже одна сторона може пред'явити претензії іншій, посилаючись на умови договору, а вони тим часом взагалі не ті, якими мають бути.
Спеціалізована програма
Вочевидь, що спочатку треба вести управлінський облік у частині договорів в такий спосіб, щоб вищеописаних ситуацій не виникало. Але як? В умовах дефіциту управлінських кадрів у будівництві зробити це непросто та й накладно. Саме тому юристи у будівництві дедалі частіше приходять до висновку, що без спеціалізованого програмного забезпечення обійтися досить складно, якщо не сказати неможливо. Причому в ідеалі програма має бути орієнтована саме на будівельні компанії, тобто в ній має бути побудований точний зв'язок між документообігом та управлінським обліком у будівництві.
За даними компанії «АЛТІУС СОФТ», проблеми у юристів у будівельних компаніях справді є. Зокрема, при розробці програми «АЛТІУС – Управління будівництвом» та «АЛТІУС – Документообіг» до уваги бралися складнощі, які зустрічаються у юридичних питаннях у будівництві. Якщо детально зупинятися на названих програмах, то варто зауважити, що програма «АЛТІУС — Документообіг» може працювати і як самостійна система документообігу, і як додатковий модуль програми «АЛТІУС — Управління будівництвом». Що це дає і як взагалі практично влаштована робота у програмі?
По-перше, програма максимально проста у використанні та покликана допомагати юристу та іншим фахівцям, які відповідають за договори.
По-друге, коли вводяться облікові дані за договором, починається процес створення картки документа – відбувається цеавтоматично і відкласти це на потім не вийде.
По-четверте, щоб не виникало втрати договорів і документів, що до них належать, у програмі зберігаються їх копії, які співробітники, які мають доступ, можуть роздрукувати. Оригінал відразу здається на місце зберігання (в архів, секретаріат, канцелярію).
У результаті, юрист може бути спокійний через те, що жодних порушень у юридичній частині договору не зустрінеться. Та й будівельна компанія в цілому виграє від впровадження такого програмного забезпечення чимало. Так, за даними фахівців компанії «АЛТІУС СОФТ», одна з найбільших будівельних корпорацій України при введенні облікових даних у модуль «АЛТІУС — Документообіг» виявила, що суми не співпадають у договорі (на одній сторінці значилася одна сума, на іншій – інша). Різниця була лише в одній цифрі. Але йшлося про суму з шістьма нулями, тому така «осічка» була вкрай неприємною. Скільки таких помилок ще могло бути – залишається лише здогадуватись. Мабуть, їх було чимало. Вручну відстежити все складно, витрачати час на особистий контроль не завжди виходить. Отже, треба шукати шляхи виходу із ситуації. І про один із виходів ми розповіли у цьому матеріалі.
Автор: Андрій Травкін, генеральний директор компанії «АЛТІУС СОФТ».