Інвентаризаціякасової готівки
Порядок проведення інвентаризації каси додатково регулюється Порядком ведення касових операцій в Україні, затвердженим рішенням Ради директорів Центрального банку України від 22.09.93 р. № 40 та повідомленим Листом Банку України від 04.10.93 р. № 18.
У касі організації можуть зберігатися кошти, фінансові документи, бланки цінних паперів та документів суворої звітності.
Кошти представлені готівкою.
До грошових документів належать: поштові марки, марки державного мита, вексельні марки, путівки до будинків відпочинку та санаторії, авіаквитки та інші документи.
Бланками суворої звітності є: квитанційні книжки, бланки посвідчень, дипломи, різні абонементи, талони, білети, бланки товарно-супровідних документів та ін.
Терміни та порядок проведення інвентаризації каси та коштів, що зберігаються на розрахункових та інших рахунках у банку, встановлюються керівником організації та закріплюються у наказі про облікову політику.
Матеріальну відповідальність за безпеку всіх коштів і документів, що у касі організації, несе касир.
До початку перевірки наявності коштів та інших цінностей у касі касир складає останній касовий звіт. До звіту включаються всі прибуткові та видаткові документи, які є в касі, які мають відповідати типовим уніфікованим формам первинних облікових документів.
Якщо в касі на момент інвентаризації є незакриті платіжні відомості (за якими здійснюється виплата заробітної плати), виплачені суми за такими відомостями включаються до акту інвентаризації та прирівнюються до готівкових грошей. Касир підраховує виплачені суми з кожної відомості танаприкінці відомості робить запис про виплачену суму.
Насправді для маскування фактів розтрати коштів найчастіше як облікових документів використовують різноманітних розписки, які можуть бути документальним підтвердженням витрачання коштів, оскільки де вони відповідають уніфікованої формі видаткового касового документа і містять підписів одержувача грошей, головного бухгалтера і керівника організації . Про порушення (розтраті) свідчить і факт відсутності на документах (рахунках, заявах та ін.), що додаються до видаткового касового ордера, дозвільного підпису керівника. Суми за такими документами чи розпискам в залишок готівки каси не включаються і розглядаються як недостача (п. 27 Порядку ведення касових операцій на РФ).
Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові та видаткові касові ордери, додані до звіту касира, із зазначенням "до інвентаризації на "____" (дата)". Цей звіт, складений на даний момент інвентаризації, служить бухгалтерії організації основою визначення облікових залишків коштів і документів.
Касир повинен дати розписку про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи, що підтверджують рух коштів і документів, здані в бухгалтерію або передані комісії, і вся готівка, що надійшла на його відповідальність, оприбуткована, а вибула списана у витрату. Це необхідно для запобігання заявам касира (після перевірки каси) про наявність у нього документів, не включених до останнього касового звіту. Звіт касира перевіряється з дотриманням правильності визначення облікового залишку коштів у касі на час інвентаризації. Цей обліковий залишок звіряється із записами в касовій книзі та в журналі-ордері.
У процесі інвентаризації каси здійснюється перевірка касової книги за такими основними напрямами: правильність ведення касової книги; арифметичний контроль сум з приходу та витрати та правильності підрахунку підсумків сторінок книги, а також перенесення сум залишків готівки з однієї сторінки на іншу; своєчасність та документальна обґрунтованість записів у касовій книзі.
При інвентаризації каси також необхідно проконтролювати: дотримання ліміту залишку готівки у касі; цільове використання отриманих із банку коштів за призначенням, зазначеним у чеку; наявність фактів не відповідності дати здійснення операції та відображення її у видатковому касовому ордері; обґрунтованість записів у касових ордерах; своєчасність повернення до банку на розрахунковий рахунок залишків коштів по не виданій заробітній платі; правильність документального оформлення касових документів та їх відповідність типовим уніфікованим формам; наявність фактів підпису керівником та головним бухгалтером незаповнених чеків та їх самостійного заповнення при отриманні грошей у банку; наявність фактів зберігання чекової книжки поза касовим приміщенням; законність вироблених операцій готівкою в межах однієї угоди; відповідність кореспонденції рахунків типовим проводкам з обліку касових операцій.
Фактичне наявність коштів та документів у касі підтверджується їх повним полистним перерахунком.
При підрахунку фактичної наявності грошових знаків та інших цінностей у касі до обліку приймаються готівка, цінні папери та грошові документи.
Гроші та інші цінності касир перераховує у присутності членів інвентаризаційної комісії.
Кошти перераховуються за кожною купюрою вокремо (як правило, починаючи з купюр вищого та закінчуючи купюрами нижчого номіналу). За наявності значної кількості купюр необхідно скласти опис, у якому вказується гідність купюр, їх кількість та сума. Опис підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.
Для організації обліку коштів та документів передбачено активний рахунок 50 «Каса». Цей рахунок має три субрахунки: 50/1 "Каса організації", 50/2 "Операційна каса", 50/3 "Грошові документи".
Бланки суворої звітності обліковуються на позабалансовому рахунку 006 «Бланки суворої звітності».
Шляхом зіставлення фактичних та облікових залишків виявляється результат інвентаризації: надлишок чи недостача.
Дебет 50 "Каса" субрахунку 1 "Каса організації" або 3 "Грошові документи"
Кредит 91 «Інші доходи та витрати» субрахунок 1 «Інші доходи».
При виявленні надлишків бланків документів суворої звітності вони відображаються за дебетом рахунка 006 "Бланки суворої звітності" в умовній (номінальній) оцінці.
У разі виявлення нестачі коштів записи виробляються по дебету рахунки 94 «Нестачі і від псування цінностей». По недостатнім коштам та документам по дебету рахунки 94 відбивається їх фактична вартість.
На суму виявленої при інвентаризації недостачі коштів та документів в обліку здійснюється запис:
Дебет 94 Кредит 50 Субрахунки 1 чи 3.
Сума відсутніх бланків суворої звітності відображається за кредитом рахунка 006 «Бланки суворої звітності». Якщо нестача коштів та документів допущена з вини матеріально-відповідальної особи – касира, то її сума списується в обліку проведенням:
Дебет 73 «Розрахунки з персоналом з інших операцій» субрахунок 2 «Розрахунки з відшкодуванняматеріальних збитків» Кредит 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей».
Відшкодування суми недостачі можливе із заробітної плати касира, що відображається наступним записом:
Дебет 70 «Розрахунки з персоналом з праці» Кредит рахунки 73/2 «Розрахунки з відшкодування матеріальних збитків».
Якщо недостача відшкодовується до каси організації, то бухгалтерському обліку проводиться запис:
Дебет 50/1 «Каса організації» Кредит 73/2 «Розрахунки щодо відшкодування матеріальних збитків».
За відсутності конкретної винної особи сума нестачі коштів, раніше відображена за дебетом рахунка 94, включається до складу позареалізаційних витрат організації та списується кореспонденцією рахунків:
Дебет91/2 «Інші витрати» Кредит рахунок 94
Результати інвентаризації готівкових коштів та документів у касі оформлюються актом інвентаризації готівкових коштів за формою № ІНВ-15, затвердженою Постановою Держкомстату України від 18.08.98р. № 8 8, в якій наводяться пояснення касира про виявлені порушення та резол результати інвентаризації. Акт інвентаризації каси складається у двох примірниках (при зміні касира – у трьох примірниках), підписується інвентаризаційною комісією та матеріально-відповідальною особою та доводиться до відома керівника організації. Один екземпляр акта передається до бухгалтерії організації, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи.
Для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності цінних паперів та бланків документів суворої звітності та виявлення кількісних розбіжностей їх З обліковими даними складається інвентаризаційний опис цінних паперів та бланків документів суворої звітності за формою № ІНВ-16.