Івент ідеальне технічне завдання
Отже, ідеальне технічне завдання, у нашому розумінні, містить такі основні пункти: - цілі проведення заходу; - дата проведення заходу та терміни підготовки; - кількість гостей (учасників); - бюджет; - переваги за місцем проведення заходу; - Меню (якщо передбачено харчування); - Статеві співвідношення і тип поведінки аудиторії/гостей. Ведучий; - Попередній досвід (що було, що сподобалося, що не сподобалося). - «Заборонені» теми; - трансфер.
Цілі проведення корпоративних заходів, за великим рахунком, завжди одні й ті самі, незалежно від розміру компанії чи бюджету:розвиток внутрішніх ресурсів компанії та збільшення їх ефективності. Все інше – це вже завдання, що визначають тип заходу: проведення тимбілдингу, організація навчання, закріплення ділових зв'язків, розвага та відпочинок. Найчастіше замовник намагається вирішити у межах однієї події кілька завдань.
Прикладом може бути досвід проведення нашим агентством одного командотворчого заходу з неправильною постановкою мети та завдання. Замовник висловив бажання провести навчальний семінар для керівників середньої, вищої ланки та топ-менеджерів, об'єднавши його зтимбілдингової та розважальної програми. Навчання та тимбілдинг пройшли за участю всіх запрошених та точно за планом, люди добре зблизилися з топ-менеджерами. Однак на розважальній частині було допущено помилку: замовник наполягав на тому, щоб на святковому банкеті топ-менеджери сиділи за окремим столом, з персональним меню та преміальними алкогольними напоями. Інші співробітники, звичайно ж, звернули на це увагу і оцінили це з негативного боку – з позиції заздрощів, «обділеності» та вираженого дистанціювання від колективу. Командоутворюючий ефект практично повністю втрачено. Агентство попереджало, що не слід так сильно дистанціюватися у тих випадках, коли захід вирішує завдання командоутворення; у разі необхідно «грати остаточно» – розсаджувати топ-менеджерів із різними співробітниками, або проводити повністю незалежний захід для топів .
Кількість гостей (учасників)З цим пунктом начебто все зрозуміло. Але іноді варто закладати +5-7 осіб на непередбачені обставини (найновіший співробітник, представник партнерської компанії, стажер тощо). Є ще один «підводний камінь», що стосується, скоріше, агенцій: у договорі потрібно чітко позначити максимально можливу кількість гостей. У цьому пункті потрібно також зафіксувати застереження, що передбачають зняття чи зниження відповідальності виконавця у випадках, якщо кількість гостей на заході перевищить обумовлену. Ці умови мають, швидше, страховий характер. Однак їх необхідно враховувати, наприклад, у багатоденних заходах із проживанням у готелях, при виїзних заходах із груповим трансфером (який, як правило, має обмеження щодо місць) та ін.
БюджетПояснювати важливість цього пункту, я думаю,не обов'язково. Бюджет – це ресурси, які не можна недооцінювати. Дуже часто замовники з тих чи інших причин не називають конкретні чи хоча б рамкові цифри, внаслідок чого під час подання пропозиції виходить ситуація значної невідповідності очікувань замовника реальним ринковим розцінкам на івент-ринку. Ця ситуація майже завжди призводить до втрат часу та ресурсів з обох сторін.
Замовник побоюється, що якщо назвати бюджет, то агентства відразу ж почнуть «розкручувати» замовника, завищуючи ціни і знижуючи якість. Насправді така тактика має місце на ринку івент-послуг, але може застосовуватися лише початківцями або дуже недалекоглядними агентствами, налаштованими на отримання швидкого, одномоментного прибутку. Навпаки ж, професійні агентства зацікавлені насамперед у довгостроковій співпраці та повторних зверненнях (за збереження середньоринкової прибутковості своїх проектів), і завжди ставитимуться до замовника з позиції партнерства, не намагаючись «лихо продати 25000-рублевого ведучого за 100 000 тисяч рублів».
Уподобання за місцем проведення заходуНаявність точної інформації дозволяє агентству ефективніше підбирати майданчик. Іноді буває, що замовник в останній момент змінює свої переваги, забуваючи про те, що вони можуть спричинити складнощі в реалізації обраної програми: відсутність обладнання на майданчику, невідповідна конфігурація приміщення, доступ в приміщення та ін.
Меню (якщо передбачено харчування)За цим пунктом вирішальне значення має розмір бюджету: більшість ресторанів або кейтерингових компаній завжди можуть підлаштуватися під конкретну суму і запропонувати різні варіанти меню. Іноді Замовники вирішують організувати харчування самотужки, т.к. Це доситьзначною частиною бюджету, і їм здається, що вони зможуть заощадити, якщо все закуплять і зроблять самі. На практиці таким способом практично ніколи не вдається заощадити, проте вдається отримати додатковий «головний біль» та додаткові витрати. Причина: замовник, через недосвідченість, не передбачив наявність великої кількості невидимих з першого погляду моментів, пов'язаних з організацією харчування. Наприклад, таких, як прибирання після заходу, витрати на меблі, намети та обладнання, послуги офіціантів, доставку та ін. економічно.
Статево-співвідношення та тип поведінки аудиторії/гостейЦе співвідношення важливо знати при формуванні розважальної програми, щоб уникнути, наприклад, занадто спортивних активностей для аудиторії середнього віку, конкурсів на перетягування каната в жіночому колективі, проведення дегустацій французького вина серед працівників портового складу тощо.
Програма заходуВміст програми заходу, мабуть, є найбільш гнучкий пункт. Сучасна івент-індустрія пропонує безліч різноманітних активностей найрізноманітнішого виду. Конкретний вибір шоу, номерів, артистів залежить від запропонованої агенцією концепції заходу, креативності самої агенції та бюджету. При формуванні програми необхідно врахувати побажання замовника щодо переваг за спрямованістю/типом заходу. Типи можуть бути такі: музичні, stand up комедійні, спортивні, інтелектуальні, самодіяльні, театральні, технологічні (лазери, гаджети, доповнена реальність тощо) та ін.
Важливе побажання щодо цього пункту –більше довіри агентству, яке у будь-якому разі краще розуміється на пропозиціях івент-ринку і точніше підбере вам цікаву програму.
На жаль, іноді буває, що після виконаної агенцією роботи з розробки програми, створення концепції заходу, замовник висловлює думку про те, що все запропоноване йому не цікаво, і він – сам особисто, чи його начальник, чи головний бухгалтер, чи головний офіс -менеджер - знає "відмінного ведучого", "чудовий музичний колектив", "чудового фокусника", "хороший ресторан". Тим самим замовник втручається у роботу професіоналів, змушуючи агентство ризикувати репутацією та працювати з незнайомими та неперевіреними підрядниками.
У разі, коли замовник «краще знає, як треба зробити», мимоволі виникає запитання: навіщо замовник звернувся в агентство? Чи не простіше йому організувати захід самостійно?
ВедучийТут може бути виражені досить конкретні переваги замовника, до персоналій. У разі відсутності конкретних переваг, можна попросити замовника навести референсний приклад стилю ведення заходу, що сподобався, або просто позначити стиль і характер ведучого.
Попередній досвід(Що було, що сподобалося, що не сподобалося). Для того, щоб уникнути повторень та заощадити весь час, бажано, щоб замовник перерахував попередні заходи із зазначенням деталей програми. Також корисно отримати інформацію про те, що сподобалося та що однозначно не сподобалося.
«Заборонені» темиУ деяких компаніях існують умовно-заборонені теми, згадку яких необхідно виключити зі сценарного плану та текстів для ведучих. Наприклад – висміювання конкурентів, використання тематики специфічної діяльності(не слід з представниками спецслужб жартувати про шпигунів чи стихійні лиха, з медиками небажано жартувати про пацієнтів тощо). Інформацію про такі теми необхідно завчасно отримати у замовника.
ТрансферУ випадках, коли захід має виїзний характер, необхідно передбачити трансфер гостей до майданчика. Також під час розрахунку трансферу треба обов'язково закладати запас +5-6 додаткових місць. Для заходів у межах міста також за бажанням замовника можна передбачити трансфер.
Насамкінець хочеться відзначити, що ідеальне технічне завдання для корпоративного заходу – це завдання, яке складалося спільно замовником та агентством у живому спілкуванні. Тому не треба уникати зустрічей та обговорень: одна зустріч за ефективністю дорівнює десяткам листів у листуванні.
Як підсумок, хотілося б висловити головне побажання щодо роботи із замовниками: завжди дивитися на співпрацю не з позиції «продав-купив», «виконавець – замовник», а з позиції партнерства. Всім зрозуміло, що агентства – це комерційні організації, які мають на меті отримання прибутку. Проте є ще дуже важливий та цінний для агентств критерій успішності – задоволені особи та посмішки гостей заходу, а також власне задоволення від реалізації цікавого та яскравого проекту.