Я знаю, як правильно

Статті на тему

Кожна компанія так чи інакше відзначає Новий рік, деякі організують виїзди до інших міст України або за кордон. Новорічний корпоратив з виїздом – це не тільки веселе свято, інструмент командоутворення, а й відповідальний захід, організацію та проведення якого потрібно правильно оформити. Звичайно, хочеться, щоб із паперів були лише гірлянди, конфетті та серпантин. Проте неповне чи неправильне документальне оформлення урочистостей загрожує стати причиною податкових спорів та невдоволення працівників, які можуть фінансово постраждати. Чи не впевнені, що правильно організуєте виїзний корпоративний захід? Ми допоможемо вам уникнути проблем і впоратися з цим нелегким завданням!

Для бухгалтерського обліку та управлінської звітності щодо нарахування податків і страхових внесків потрібні відповідні документи, що підтверджують виїзний корпоративний захід. Але на практиці фахівці з управління персоналом, кадровики та бухгалтери стикаються з багатьма проблемами, оскільки законодавством не встановлено конкретний перелік документів, що підтверджують проведення корпоративу з виїздом. Розділимо ці документи на групи та розглянемо кожну.

Документи для роботодавця та співробітників

МАЙТЕ НА УВАЗІ

Інформаційний лист не є обов'язковим документом для оформлення виїзного святкового заходу. Як правило, його складають у тих компаніях, де затверджено спеціальні локальні документи, наприклад Кодекс ділової етики

Сторітелінг, або Історії компанії як HR-інструмент>>>

Наказ про організацію новорічного корпоративу із виїздом. Це наказ щодо основної діяльності(приклад 1), і оформити йогонеобхідно заздалегідь, вказавши таке:

назва свята;
дату та місце проведення;
відповідального за організацію та проведення;
доручення відповідальним особам: укласти договори зі спеціалізованим агентством з організації свят, заміським готелем, пансіонатом тощо;
список співробітників та запрошених осіб, які беруть участь у корпоративі;
програму заходу.

Інформаційний лист. Цей документ обов'язковим не є, але багато компаній створюють його, щоб уникнути конфлікту інтересів та заради дотримання принципів ділової етики при отриманні новорічних подарунків та запрошень на свято.

Такий лист(приклад 4)може бути складений начальником кадрової служби та направлений лише топ-менеджерам та лінійним керівникам.

Оформлення виїзду на корпоратив у робочі дні. Ситуація, коли святкувати Новий рік збираються за містом та у будні, не рідкість. Отже, слід подбати про документи, що оформляють виїзд на корпоратив у робочий час. Як це правильно зробити?

У табелі обліку робочого часу, що оформляється відповідно до додатку до бухгалтерської облікової політики компанії, додатковий день відпочинку може фіксуватися літерним кодом «ВВ» або цифровим «27» (додатковий вихідний день, що оплачується).

Врахуйте, що середній заробіток, нарахований працівникам за додаткові вихідні, приурочені до неробочим святковим, роботодавець не зможе врахувати при обчисленні податку на прибуток. Це пов'язано з тим, що до витрат на оплату праці з метою оподаткування прибутку може бути віднесена лише сума нарахованого працівникамсереднього заробітку, що зберігається у випадках, передбачених законодавством про працю(п. 6 ст. 255 Податкового кодексу РФ; далі - ПК РФ).

Заздалегідь ознайомити співробітників під розпис із наказом про надання додаткових оплачуваних вихідних днів

Документи для бухобліку та звіту про виконання бюджету компанії

Для цілей бухгалтерського обліку проведення виїзного святкового заходу має бути оформлене первинними обліковими документами. Такою є вимога п. 8 ст. 3, ч. 1 ст. 9 Закону №402-ФЗ.

Договір надання послуг. Виїзні корпоративи, як правило, організують спеціалізовані агенції - так звані event-агентства, з якими компанії укладають договір на проведення святкового заходу. Це договір надання послуг, який регулюється положеннями гол. 39 Цивільного кодексу України(далі - ТК РФ).

За договором возмездного надання послуг виконавець зобов'язується за завданням замовника надати послуги (здійснити певні дії чи здійснити певну діяльність), а замовник зобов'язується їх сплатити(ч. 1 ст. 779 ЦК України).

Складаючи договір на проведення корпоративного свята, чітко сформулювати, які види послуг виявляються виконавцем замовнику

Предметом договору можуть бути, наприклад, такі послуги, як:

написання сценарію новорічного свята,
підбір та оформлення місця його проведення,
створення шоу-програми та розробка музичного супроводу,
кастинг ведучого та артистів,
технічне оснащення свята,
забезпечення трансферу учасників заходу,
бронювання номерного фонду та іншої інфраструктури готелю,
візова, страхова, медичнапідтримка заходу,
організація ресторанного обслуговування тощо.

В ТОЙ ЖЕ ЧАС.

Зміст акта має бути максимально докладним та відповідати умовам договору

Акт прийому-здачі наданих послуг. Цей документ складається за наслідками проведеного корпоративу.

Акт прийому-здачі послуг відноситься до зовнішніх первинних облікових документів, а отже, кожен контрагент має власне уявлення про те, як має виглядати такий документ. Тому замовнику та виконавцю має сенс домовитися між собою та передбачити у тексті самого договору на проведення корпоративного заходу, як вони оформлятимуть здачу-приймання наданих послуг. Затвердженням форми цього первинного облікового документа будуть підписи керівників організації-замовника та організації-виконавця на договорі та на самому акті(ч. 4 ст. 9 Закону № 402-ФЗ, Інформація Мінфіну України № ПЗ-10/2012).

Договору на проведення святкового заходу та акту приймання-здачі наданих послуг достатньо для обліку витрат на проведення корпоративу з виїздом у бухгалтерський облік.

Документи для оподаткування

Будь-які свята, що організуються компанією, як у співробітників, так і у податкових інспекторів традиційно асоціюються з відпочинком, розвагою і всіма несприятливими податковими наслідками. Щоб знизити податкові ризики компанії, поговоримо про кожний податок окремо.

В ТОЙ ЖЕ ЧАС.

Ще одна помилка, яку часто припускаються щодо джерела фінансування витрат на корпоратив, - це списання таких витрат за рахунок чистого прибутку (саме таке джерело часто вказується у наказі про організацію новорічного свята). Розмір чистого прибутку зазначається у рядку 1370 «Нерозподілений прибуток(непокритий збиток)» бухгалтерського балансу та у рядку 2400 «Чистий прибуток (збиток)» звіту про фінансові результати. Використання чистого прибутку є прерогативою засновників (учасників, акціонерів), які вирішують, чи отримати їм дивіденди, чи інакше розпорядитися грошима. Тому, щоб посилатися на це джерело у наказі, потрібно заздалегідь оформити використання чистого прибутку для святкування Нового року відповідним рішенням учасників/акціонерів (протоколом загальних зборів), якщо власники бізнесу погодяться з такою пропозицією.

Форму акта прийому-здачі наданих послуг краще заздалегідь закріпити у додатку до договору

1. Податок з прибутку.

З погляду роботодавця новорічний корпоратив – це один із способів підтримки командного духу, мотивації та заохочення співробітників, проте це неділовий захід.

Відповідно до п. 1 ст. 252 ПК України витрати, які приймаються з метою оподаткування, мають бути економічно обґрунтовані, документально підтверджені та виконані для діяльності, спрямованої на отримання доходу.

Врахувати витрати на проведення корпоративу з метою оподаткування прибутку

2. Податок на додану вартість.

Компанія проводить новорічний корпоратив у своїх інтересах та для власних потреб. Відповідно до підп. 2 п. 1 ст. 146 ПК України передача товарів, робіт, послуг для власних потреб, витрати на які не приймаються до вирахування при обчисленні податку на прибуток, визнається об'єктом оподаткування ПДВ. За формальними ознаками витрати на проведення святкових заходів підпадають під цю норму.

МАЙТЕ НА УВАЗІ

Але з метою обчислення ПДВ витрати на корпоратив не можна визнати передачею товарів (робіт, послуг) для потреб, оскільки товари (роботи, послуги)повинні передаватися для потреб самої організації, а чи не її працівників чи третіх осіб. У разі новорічного заходу ця умова не виконується, адже свято влаштовують не для компанії, а для людей: працівників та представників інших організацій - ділових партнерів.

Послуги з організації та проведення культурно-розважального заходу для співробітників, включаючи оренду зали, концертну програму, банкетно-фуршетне обслуговування, реалізацією товарів (робіт, послуг) не є, оскільки персоніфікований облік передачі цих товарів (робіт, послуг) не ведеться. Таким чином, щодо корпоративних заходів норма підп. 1 п. 1 ст. 146 ПК Україна не застосовується.

Більше того, підстава для її використання виникає лише тоді, коли товари (роботи, послуги) передаються від одного структурного підрозділу до іншого. У ситуації ж із новорічним святом нічого такого свідомо не відбувається.

Однак і до відрахування вхідного ПДВ за такими витратами, пред'явленим event-агентством, компанія прийняти не зможе, оскільки товари (роботи, послуги) використані не для операцій, що оподатковуються ПДВ(підп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст.172 НК РФ). Відповідно, і при обчисленні податку на прибуток цей вхідний ПДВ також не враховується.

Зверніть увагу: вашій компанії не потрібно оформлювати рахунок-фактуру в одному примірнику, як при скоєнні операцій з передачі товарів (робіт, послуг) для власних потреб, коли як продавець і покупець вказується одна і та ж особа - ваша організація( п. 3 статті 169 НК РФ).

Якщо з документів виявляється, хто був присутній на святі та скільки грошей витрачено на кожного, компанія має визначити дохід кожного співробітника та нарахувати на нього ПДФО та страхові внески

3. Податок з доходівфізичних осіб та страхові внески.

Звернемося до прикладів.

У наказі про організацію виїзного святкування Нового року, інформаційному листі до працівників, а також в акті приймання-здачі послуг зазначається, як саме буде організовано харчування: у формі шведського столу або традиційного харчування з подачею страв на індивідуальних тарілках.

При організації харчування за принципом шведського столу розмір натурального доходу (ціна продуктів та напоїв, спожитих кожним учасником корпоративу) по конкретному працівникові встановити неможливо. Тому оплату роботодавцем вартості такого харчування не можна включати до податкової бази з ПДФО. Цей варіант вигідний з погляду мінімізації ПДФО та страхових внесків.

Інший приклад - традиційне харчування, коли для кожного учасника корпоративу замовляється певна кількість страв та напоїв, припустимо, з розрахунку:

75 г холодних закусок;
150 г салатів;
500 г банкетних страв (загальна страва - риба, птиця тощо або перше гаряче);
500 г основного гарячого;
хлібобулочні вироби, фрукти, десерти – 250-270 г.

І якщо співробітникам компанії видавалися запрошення, наказом визначено список працівників, запрошених на новорічний захід, при заїзді в готель вівся поіменний облік відвідувачів, у цьому випадку розрахувати величину натурального доходу кожного працівника праці не складе.

Менеджер з організації корпоративних заходів (або уповноважений співробітник, призначений наказом) повинен розрахувати розмір натурального доходу кожного працівника – учасника новорічної урочистості, скласти відповідну відомість із зазначенням величини натурального доходу та ознайомити з нею працівників під розпис. Такі діїубезпечать компанію від податкових ризиків.

Договір має бути підписаний одержувачем подарунка (працівником - від імені дитини чи своєї власної)

Документи для новорічних подарунків

Новорічні подарунки оформлюються договором дарування.

У письмовому договорі (приклад 5) необхідно вказати:

хто дарує (компанія),
кому дарує (співробітнику, його дитині чи іншій особі),
що дарує (найменування подарунка).

Ціну подарунка вказувати необов'язково.

Наказ про організацію корпоративного свята

Наказ про надання додаткових оплачуваних вихідних днів