Як директору обрати особистого помічника
Особистий помічник
Ритуля, кава!
До кого керівник підприємства звертається насамперед, коли хоче вивідати думку колективу щодо своєї нової ініціативи чи дізнатися, з ким і проти кого товаришує головбух Марина Іванна? А якщо потрібно швидко вирішити сімейні питання, наприклад, як у фільмі «Диявол носить «Prada», дістати для доньки екземпляр нової книги про Гаррі Поттера, яка ще не надійшла у продаж?
Вплив персонального помічника CEO на атмосферу в компанії важко переоцінити. Адже настрій шефа безпосередньо залежить від моторності та вмінь особистого помічника. Здавалося б, що простіше: заварити керівнику чай? Але недосвідчені руки наламають дров: переборщать, наприклад, із міцністю чаю чи подадуть не той сорт. І пиши пропало. Керівник відчує дискомфорт і весь день ходитиме не в дусі.
«Приготування чаю-кави - найвищий рівень довіри, - кажеСвітлана, особистий помічник генерального директора великої комерційної структури. - Адже для цього треба знати всі уподобання та вимоги шефа».
Секретарі у компаніях є і зараз. Але із Заходу до нас у табель про ранги прийшло ще одне «кадрове» поняття – помічник керівника. Його функції у буквальному значенні слова полягають у тому, щоб забезпечувати CEO умови для ефективної роботи. По суті, помічник є сполучною ланкою між генеральним директором, співробітниками компанії та навколишнім світом – партнерами, інвесторами, клієнтами. Помічник справді допомагає.
Сірий кардинал
«Шеф їхав у відрядження – дала йому в дорогу листок, де розписала все щохвилини, – розповідаєВіра, помічник президента компанії. - Сама я в цій країні ніколи не була, але довелося дізнатися все до тонкощів: квитки, трансфер, готелі, пересадки,переїзди, зустрічі, дроти. Хоча це все дрібниці. Потрібно було ще організувати певний колір машини, проконтролювати якість кухні в літаку, готелі тощо».
Ось, наприклад, нескладне здавалося б завдання - організація ділової зустрічі. Про це можна прочитати в будь-якому посібнику з ділового етикету. Але лише професіонал врахує всі нюанси, притаманні кожним конкретним діловим переговорам. У посібнику не прочитаєш, якій воді воліє партнер — газовану або без газу. А індивідуальний помічник точно знає, що він використовує лише колу-лайт. Тепер уявіть, як партнер відреагує, коли побачить, що на столі стоїть не просто кола, а його улюблений «лайт». Дрібниця, але як «приємно мати справу з такими уважними людьми».
Керівника оцінюють за тим, які у нього в офісі меблі, посуд і який особистий помічник. Тому генеральний директор особисто обирає собі помічника, який і під час роботи також підпорядковується безпосередньо CEO.
Хто кого обирає?
Керівник та його помічник мають підходити один до одного як ключ до замкової свердловини, - пояснюють у Клубі професійних секретарів. Навіть хорошого секретаря знайти непросто, а особистого помічника - тим паче.
«Якщо особа фірми – СЕО, то особистий помічник – особа керівника, головна особа почту», — каже Ірина, особистий помічник генерального директора великого холдингу.
Звичайно, CEO хочеться підібрати собі ефектне, гарне «обличчя». Але пошуки ідеального помічника, який поєднує в собі одразу всі можливі якості, можуть тривати нескінченно. Важливо знайти компроміс. Потрібно розставити пріоритети, що важливіше – професіоналізм чи помітна зовнішність? Фахівці рекомендують підходити з такими мірками: хороший помічник цінний своїм потенціалом, на сьогоднішній деньмомент він може бути не відмінником, а «хорошистом».
Де шукати собі помічника? Краще – на боці. Брати знайомих до помічників не рекомендується. Нічого путнього з цього не вийде. Виникають особисті залежності. Знаючи всі проблеми людини, керівник за нього переживатиме і не зможе елементарно відчитати, припустимо, за запізнення.
І ще. CEO помиляються, коли вважають, що вибір завжди залишається за ними. Насправді при влаштуванні працювати особистий помічник теж вибирає. Якщо потенційний роботодавець не сподобався, навряд чи матеріальна винагорода допоможе йому «заплющити на це очі». Дуже швидко з обох боків настане розчарування. Адже особистий помічник стає тінню керівника, фактично починає жити його життям.
Нічого особистого
Останнім часом простежується цікава тенденція – брати в особисті помічники не жінок, а чоловіків. Нову моду привезли із собою просунуті CEO, які здобули бізнес-освіту на Заході. Вони вважають, що в цій ролі чоловіки виглядають органічнішими. Чому? Жінки - емоційніші, тому в компанії, де стресостійкість особливо актуальна, беруть чоловіків-помічників. Крім того, керівникам потрібна права рука, на яку можна спертися. Спрацьовує стереотип, що склався: чоловік-CEO вважає, що опорою в боротьбі грошей, технологій, бізнес-ідей йому може послужити тільки чоловік.
Інший стереотип: жінки - занадто балакучі і можуть проговоритися про щось конфіденційне. Чоловіки ж – мовчуни. За словамиОльги Дивненків, консультантаКлубу професійних секретарів, витік інформації - серйозна проблема, з якою стикаються практично в будь-якій компанії. Але стверджувати, що саме жінки – слабка ланка, не зовсім правильно. Тут винна скоріше корпоративна культурав цілому.
Керівники часто не враховують, що особистий помічник фактично живе життям боса, робота у нього триває 24 години на добу. Компенсацією тут можуть бути, зокрема, матеріальні заохочення. Багато особистих помічників делікатно мовчать, довго терплять, чекають, коли начальник запропонує, наприклад, підвищення заробітної плати. І не дочекавшись, підшукують собі інше місце роботи.
Керівники часом не поважають працю особистого помічника, вважаючи, що виконувати ці функції дуже просто. Тому такі рідкісні подяки з вуст шефа. Несправедливість гостро відчувається людиною, а образи мають звичай накопичуватися і потім прориватися - у вигляді тієї самої заяви про звільнення за власним бажанням.
У роботі з особистим помічником важливо не переступити дуже тонку грань, що призводить до емоційної залежності один від одного. В цьому випадку бос вже й кроку не зможе ступити без свого помічника. І хто з вас у результаті керує компанією?
«Ми, звичайно, виконуємо всі забаганки шефа, але, якщо говорити серйозно, працювати можна тільки з тим, кого по-справжньому поважаєш, — каже Юлія, помічник президента великої будівельної компанії. - Якщо цього немає, то ніщо не завадить нам піти, грюкнувши дверима».
Матеріали журналу CEO