Як і коли проводиться депонування заробітної плати роз’яснення спеціаліста, проведення

Роман Моріц

Іноді власникам малого бізнесу доводиться мати справу з необхідністю депонувати зарплату своїх співробітників. Трапляється це рідко, а займатися депонуванням повинен бухгалтер, але й для підприємця не зайве мати про цю процедуру хоча б приблизне уявлення.

Депонування зарплати – що це?

Зазвичай зарплата виплачується працівникам одразу на банківську картку. Це зручно та позбавляє бухгалтера від додаткової паперової роботи. Однак у деяких компаніях отримування все ще видається готівкою – роботодавець знімає гроші зі свого рахунку та виплачує їх співробітникам.

Виплачувати зарплату власник фірми повинен мінімум двічі на місяць, причому не в будь-який зручний для нього час, а в певні правила внутрішнього трудового розпорядку дні. Максимальний термін виплати – 5 робочих днів із дати, встановленої як «зарплатний день».

Припустимо, що у встановлений термін працівник не отримав зарплати. Захворів, подався у відрядження, вийшов у відпустку – причин може бути багато. У результаті гроші залишились у касі. Що з ними відбувається далі? Адже зберігатися в касі понад ліміт вони не можуть.

Якщо таке сталося, роботодавець зобов'язаний здати призначені для виплати зарплати гроші назад до банку – це обов'язкова вимога ЦБ України. Саме процес передачі коштів назад у банк у разі неможливості їх негайної виплати працівникові і називається депонуванням зарплати.

Повторимося, здійснюється ця операція лише у разі розрахунків із працівниками готівкою. Якщо ви відраховуєте кровно зароблені своїми працівниками гроші прямо їм на карту, про депонування не може йти іпромови.

Як проводиться депонування?

Весь процес проходить за наступним алгоритмом:

В останній день видачі зарплати бухгалтер відкриває розрахунково-платіжну відомість та ставить позначку «депоновано» навпроти прізвищ тих співробітників, які з якихось причин не отримали свої гроші;
Після цього він підраховує та записує у підсумковому рядку грошові суми, видані за фактом і які підлягають депонуванню, а потім звіряє отримані значення з підсумковою сумою у відомості;
Ставить свій підпис у відомості;
Підписує відомість у головбуха або одразу у керівника підприємства;
Складає видатковий касовий ордер на загальну суму виданих за фактом грошей;
Вносить до касової книги запис про видані гроші (на підставі касового ордера).

Також оформити депонування заробітної плати та скласти проведення потрібно в обліку роботодавця. Розберемо на конкретному прикладі, як це відбувається.

Приклад депонування з використанням проводок

У Трудовому договорі менеджера з продажу Іванова І. І. з фірмою ТОВ «Кристал» зазначено, що день видачі зарплати – 10 число кожного місяця. Там говориться, що фірма зобов'язується виплачувати Іванову заробітну плату протягом 4 днів після цієї дати. Керівник зазвичай розраховується з ним готівкою.

В обліку компанії це зафіксували, склавши такі проводки:

А що із податками?

Податковий кодекс встановлює, що ПДФО при виплаті зарплати готівкою утримується та перераховується до бюджету у день отримання з банку грошей. Відповідно, вже не важливо, чи отримав ці гроші співробітник вчасно чи ні – роботодавець у будь-якому разі має сплатити цей податок одразу. Депонування тут не має жодного значення, тобто назаддо банку невиплачені працівникові гроші відправляються вже за вирахуванням ПДФО.

Те саме стосується і податку на прибуток. Витрати на оплату праці враховуються при нарахуванні ЗП, а факт виплат при цьому не має значення. А ось з УСН ситуація трохи інша – при її застосуванні витрати на оплату праці визнаються платником податків у момент фактичної виплати заробітної плати. У цьому випадку податки будуть відраховувати лише у день видачі депонованої зарплати людині, яка не змогла отримати свої гроші вчасно.

Як отримати гроші працівникові?

У законі нічого не йдеться про те, коли саме працівник повинен отримати депоновану заробітну плату, тому порядок видачі «відстрочених» коштів краще одразу прописати у трудовому договорі (або у правилах внутрішнього трудового розпорядку). Можливі такі варіанти:

у день виплати наступного авансу;
у день виплати наступної заробітної плати;
після отримання від працівника заяви на виплату (точну кількість днів обробки та задоволення цієї заяви краще прописати в тому самому трудовому договорі або в одному з локальних актів фірми).

Втім, не обов'язково писати заяву – вона може бути і усною, надто багато «офіціальщини» у таких справах ні до чого. Видається депонована зарплата завжди за видатковим касовим ордером. В ордер потрібно вписати дані, що засвідчують особу співробітника, а якщо одержувачів кілька, можна оформити окрему платіжну відомість.

Як бачимо, депонування – процедура досить проста. Якщо ви розраховуєтеся зі співробітниками готівкою, заздалегідь попередьте їх про можливість депонування та коротко поясніть, як воно проходить. В іншому випадку може виникнути непорозуміння - адже працівники напевно не в курсі,що гроші при невиплаті вчасно потрібно здавати в банк, і вимагатимуть свої кровні негайно.