Як ІП заповнити видатковий касовий ордер
Статті на тему
Чинне законодавство дозволяє індивідуальним підприємцям при видачі готівки з каси не оформляти видаткові касові ордери. Однак багато цих послаблень не користуються і продовжують виписувати розхідники.
Коли потрібно виписувати видатковий касовий ордер
Оформляти видатковий касовий ордер підприємець повинен за будь-якої видачі коштів з каси. Зокрема, з каси підприємець може:
• видати гроші під звіт;
• сплатити товари (роботи, послуги);
• видати матеріальну допомогу.
Оформляти видатковий касовий ордер підприємець може як вручну, і з допомогою комп'ютерної техніки. При цьому видатковий касовий ордер завжди оформляється лише в єдиному екземплярі. Виправлення, помарки, підчистки у розхіднику не допускаються. У разі помилки потрібно виписати новий документ.
Усі видаткові ордери реєструються у Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3).
За якою формою оформляти видатковий касовий ордер
Видатковий касовий ордер завжди слід оформляти за уніфікованою формою – форма № КО-2. Вона затверджена постановою Держкомстату України від 18.08.98 № 88.
Використання самостійно розробленої форми прибуткового касового ордера не допускається.
Як заповнити видатковий касовий ордер
Оформляти видатковий касовий ордер слід безпосередньо перед видачею грошей. Нумерація розхідників починається з початку року з номера 1 і зростаючою до кінця року.
Номер документа береться із журналу реєстрації розхідників. У полі «дата складання» проставляється день видачі готівки з каси.
У заголовку підприємець вказує своє прізвище, ім'я, по батьковіпідприємця та код ОКПО. Другий рядок для назви структурного підрозділу (якщо є).
Графи «Дебет» та «Кредит» індивідуальні підприємці можуть не заповнювати. Оскільки бухгалтерський облік вони не зобов'язані. У разі ведення бухобліку, у графі «Дебет» зазначається номер рахунку, що кореспондує з рахунком обліку готівки, а у графі «Кредит» – рахунок обліку готівки (рахунок 50).
У графі «Сума» поставляється загальна сума коштів, що видаються з каси до каси грошей у рублях та копійках цифрами. Залишене незаповненим місце прийнято позначити прочерком.
Код цільового призначення заповнюється, якщо підприємець розробив ці коди, якщо ні, ставиться прочерк.
У рядку «Видати» пишеться ПІБ одержувача.
У рядку «Сума» прописом вписується сума грошей, що видаються з каси. Сума пишеться з початку рядка з великої літери. Копійки записуються цифрами.
У рядку «Додаток» перераховується перелік документів, що додаються, із зазначенням номерів і дат.
Видатковий касовий ордер підписується касиром і головним бухгалтером, а за його відсутності індивідуальним підприємцем. У розшифровці підпису достатньо вказати прізвище та ініціали.
У момент отримання грошей одержувач вказує прописом прийняту суму, вказує поточну дату та ставить свій підпис. Нижче слід зазначити документ, що підтверджує особу одержувача (наприклад, паспорт чи довіреність).