Як ІТ-компанія вирішила проблему створення електронного архіву у своєму офісі, Скан-Архів
11 Серпня 2016
Велика кількість паперових документів та регулярні звірки з постачальниками та замовниками – головний біль багатьох компаній, що працюють у сфері торгівлі та надання послуг. Основним рішенням у разі стає електронний архів паперових документів, який забезпечує швидкий доступом до потрібних документів. Але вибрати відповідну програму не так просто! З цим завданням зіткнулася компанія «ГЕНДАЛЬФ» – найбільший постачальник ліцензійного програмного забезпечення на півдні України. Аналіз ринку показав, що запропоновані рішення є недостатньо ефективними для впровадження в компанії з величезним документообігом.Адже до деяких перевіроккомпанії необхідно надати до 2 000 документів!Було ухвалено рішення розробити власну програму для створення електронного архіву паперових документів на базі «1С».
Довідка про компанію
Компанія "ГЕНДАЛЬФ" розвивається на ринку інформаційних технологій з 1993 року. Вона займає 4 місце в рейтингу серед 7 000 партнерів «1С» по всій Україні та є лідером в ПФО з автоматизації бюджетних та комерційних організацій на базі «1С:Підприємства». За 22 роки компанія автоматизувала 21 000 підприємств та щорічно продовжує договори на обслуговування з більш ніж 2 500 з них.
Компанія «ГЕНДАЛЬФ» є найбільшим дистриб'ютором програмного забезпечення. Цей бізнес має на увазі величезний потік документів від постачальників та покупців, який потребує постійного контролю. Крім того, трудомісткість збору документів під час перевірок стала великою проблемою для відділу бухгалтерії.
«Раніше наш архів не був систематизований так добре і знаходився у двох приміщеннях. Коли податкові органи вимагали документи, доводилося вишукувати первичку серед полиць, заставлених коробками. Товсті пошивитреба було знайти, розшити, зробити копії та пошити знову.Щоб знайти рахунок-фактуру, потрібно було перебрати близько сотні коробок».
Ольга Шолохова, керівник відділу бухгалтерії «ГЕНДАЛЬФ».
«Розробники передали нам тестувати «Скан-Архів» у реальній роботі.Ми виділили відповідального бухгалтера, який щотижня надавав звіти по роботі в програмі – що не зручно, які функції можна додати, а які не потрібні зовсім. в основі документи, оригінали яких є в наявності. І тестування це закінчилося, оскільки програмою ми користуємося досі. Хоча пропозиції надходять вже не так часто, вони відображені у нових релізах програми».
Ольга Шолохова, керівник відділу бухгалтерії «ГЕНДАЛЬФ».
Що змінилося
Бухгалтерський відділ «ГЕНДАЛЬФ» уникнув паперових форм до електронного архіву скан-копій документів, який доступний прямо з «1С». Робота в програмі дозволила впорядкувати архів скан-копій прямо в базі, контролювати повернення документів та легко знаходити документи на запит контрагентів або контролюючих органів за кілька хвилин.
«Тепер при зустрічних перевірках за яким-небудь покупцем чи постачальником ми задаємо потрібні параметри, робимо сортування в базі, по ньому «провалюємося» в потрібний документ і роздруковуємо весь стос.Зараз ми готуємося до перевірки за 3-4 години, до цього на збирання всіх паперів витрачалося близько тижня»!
Ольга Шолохова, керівник відділу бухгалтерії «ГЕНДАЛЬФ».
«Як допомагає «Скан-архів? – Також як первинний документ, який доступний вам у будь-який момент. При здачі звітності з ПДВ чи податку на прибуток мивпевнені, що всі ці значення підтверджені документально. Тому що під рукою у нас є скан-копія, яка підтвердить всі ці цифри при запиті з податкової».
Майорова Вікторія, заступник керівника відділу бухгалтерії «ГЕНДАЛЬФ».
Труднощі переходу
Перехід на електронний архів не такий простий, як описують багато компаній, – бухгалтери відзначають трудомісткий процес сканування документів, що надходять, який необхідний для забезпечення швидкого до них доступу. Але і з цим завданням можна впоратися, підлаштувавши свої бізнес-процеси під нову технологію. Впровадивши «Скан-Архів», відділ бухгалтерії «ГЕНДАЛЬФ» пройшов усі ці етапи.
«Раніше ми розкріплювали всі документи і прибирали скоби, щоб відсканувати первинку, що надійшла. Це здавалося нам незвичним.Потім ми просто змінили схему передачі документів у бухгалтерію від менеджерів. До зшиву робиться реєстр документів у основі – якого ми і прикріплюємо готові скан-образи. Такий простий фокус скоротив час на сканування у рази! Крім того, зараз ми часто використовуємо УПД (універсальний передавальний документ), який замінює стос накладних для сканування».
Ольга Шолохова, керівник відділу бухгалтерії «ГЕНДАЛЬФ».