Як керувати робочим часом
Управління своїм робочим часом полягає в тому, щоб робити зараз саме те, що було заплановано, і у відведені для цього терміни. Незапланована дія забирає час у запланованого, що призводить або до невиконання (або поганого виконання) задуманого.
Уміння зосереджуватися на важливому
Проблеми тайм-менеджментучасто визначені поганою самодисципліною та завадостійкістю. Низька самодисципліна може бути замінена елементами зовнішньої дисципліни.
Наприклад, керівник доручає управління своїм робочим часом підлеглому — секретареві, референтові, помічнику або спеціально призначеному для цього тайм-менеджеру. До обов'язків такого спеціаліста зазвичай входить планування робочого часу начальника та контроль виконання поточного розкладу дня. Під час здійснення цього контролю нерідко виникають конфлікти. Зумовлено це тим, що підлеглий у рамках тайм-менеджменту має командувати босом. Керівник, який усвідомив проблеми управління своїм робочим часом, спонукає помічника виявляти наполегливість у ситуаціях, коли він (начальник) відхиляється від робочого графіка. Через деякий час помічник, намагаючись виконати свої обов'язки, наштовхується на вибух люті начальника, який зводиться до того, щоб він не плутався під ногами. А коли після чергового робочого дня бос виявляє, що не зробив багато запланованого або пропустив важливу зустріч, так званий тайм-менеджер знову отримує горіхи за те, що не виявив належної наполегливості.
Таким неорганізованим керівникам треба зрозуміти, що не слід звалювати свої проблеми на голови підлеглих. Питання 4 управління власним робочим часом - виключно проблема самого суб'єкта. Через низьку перешкодостійкістьлюдини непередбачені відносини постійно відволікають його від запланованих дій. Висока реактивність подібні зовнішні сигнали формує звичку ситуативного поведінки, коли роботою реально управляє зовнішнє середовище.
Механізм ситуативної поведінки полягає в тому, що людина суб'єктивно сприймає як найбільш важливу для себе саме ту справу, до якої зараз прикута його увага. А своєю увагою як психічною функцією він керувати не вміє, автоматично перемикаючись на будь-який предмет.
Звільнення звичок ситуативного поведінки — важке завдання.
Дійсний прийом - періодичне відволікання на спеціальні сигнали таймера, призначені для того, щоб людина в черговий раз поставила собі питання"А чи дійсно я в даний момент займаюся найважливішим для себе?"Якщо в результаті такого експрес-аналізу він виявить, що знову піддався маніпуляціям оточуючих, які відвернули його на сторонні справи, він має рішуче повернутися до своїх робочих планів.
Поступово час між появою відволікаючого фактора та моментом його виявлення скоротиться завдяки тому, що контрольне питання у свідомості працівника з'являтиметься не лише за умовним сигналом, а й спонтанно. Згодом знак питання перед внутрішнім поглядом людини почне виникати вже в момент появи відволікаючого фактора.
Вміння дотримуватись регламенту
Уміння керувати своїм робочим часом передбачає і дотримання регламенту.Керівник повинен і сам вміти дотримуватися регламенту, і вимагати цього від інших. Найважливіше це для проведення нарад та інших колективних заходів, коли у певний момент активна лише одна (або кілька) осіб, а решта беруть участь у процесі пасивно, часто простовтрачаючи робочий час. Невипадково термін “регламент” одна із основних у лексиконі організаторів подібних зустрічей. Тут можна говорити про те, що робочий час неоднорідний за своєю суттю, хоча розподіли на циферблаті годинника начебто мають на увазі зворотне.
У тайм-менеджменті доцільно було б запровадити поняття “дорогі хвилини” та “дешевий годинник”. Час колективних заходів - приклад "дорогих хвилин", коли зникає не тільки час непідготовленого оратора, а й час усіх його слухачів, серед яких зазвичай є високооплачувані керівники та фахівці.
Навички дотримання регламенту, як і загальне вміння керувати своїм робочим часом, полягають у тому, що людина виявляється в змозі перерозподіляти свою працю так, щоб усе те, що може бути зроблено в “дешевий годинник”, переміщалося туди з “дорогих хвилин”.
Вміння Відпочивати
Виходячи з простої істини, що успішну кар'єру легше робити тим, хто вміє добре і багато працювати, приходимо до усвідомлення важливості високої готовності до продуктивної праці. Так як у сучасному світі на роботу у людини йде, як правило, більше часу, ніж на відпочинок (якщо не брати до уваги час сну, прийому їжі та різних побутових справ), то для ефективного відновлення сил перед черговим трудовим періодом треба вміти відпочивати швидко та плідно.
Проблеми, пов'язані з умінням організувати власний відпочинок, бувають кількісними та якісними.Перші призводять до того, що періоди відпочинку невиправдано коротшають аж до повного зникнення. Відбуватися це може з кількох причин. Невміння працювати. Коли людина неправильно працює, їй часто не вистачає робочого дня для виконання поставлених перед нею завдань. Щоб з ними впоратися, він затримується нароботи, забираючи час у відпочинку.
Побутові турботи. Багатьох після закінчення важкого робочого дня чекає не менш стомлива домашня праця.Надмірна за часом праця (неважливо, на робочому місці або вдома) може бути обумовлена дією невротичного механізму втечі в активну діяльність від власних психологічних проблем. І тут людина прагне витіснити зі своєї свідомості неприємні думки предметним середовищем будь-якого заняття. Одномірність (не плутати з одномірністю!) життєвого простору. У нормі життя людини розподіляється між кількома світами (робота, дім, коло друзів, хобі та інше). Багатосвітність життя надає їй певної надійності: якщо в одному зі світів відбувається аварія, людина має можливість компенсувати це благополуччям в інших світах.
Однак у наш час все частіше зустрічаються люди, які живуть лише у світі роботи. Для повноцінного відпочинку такі трудоголіки просто не мають альтернативного життєвого простору. Якщо вони відпочивають, то лише на корпоративних заходах. Якісні проблеми відпочинку полягають у тому, що людина вдається не до найвдаліших форм відпочинку. Таке можливе через низку причин. Невротичні ускладнення. Людина біжить від своїх невирішених психологічних проблем не тільки в роботу, а й у такі види проведення часу, які не забезпечують повноцінного відпочинку (наркотики, алкоголь, азартні ігри, багатогодинні ритмічні танці, порожня балаканина, екстремальні види спорту). Відсутність фаз перемикання з роботи на відпочинок та навпаки.
Сучасні ділові люди відпочивають найчастіше за наступним сценарієм. Вони просто купують на відповідному ринку послугу з організації відпочинку. Але, не вміючи відпочивати, вони залишаються незадоволеними. На це вони реагують найпростішим висновком:були куплені недостатньо якісні послуги на ринку розваг. Отже, наступного разу треба не скупитися і купити щось дорожче. Для цього треба більше грошей? Не біда, ось візьмемо додаткові обсяги роботи, якщо треба посидимо в офісі та у вихідні, але вже якось подужаємо підвищення вартості свого відпочинку. Подібна тактика зазвичай не увінчується успіхом, оскільки причину незадоволеності своїм відпочинком визначено неправильно.
Відпочивати треба вміти!І насамперед це вміння полягає у правильному перемиканні з роботи на відпочинок і назад.
На перехід від роботи до активного відпочинку завжди потрібний певний час. На нього треба налаштовуватись, оскільки отримання задоволення від активного відпочинку потребує свіжості сприйняття. Виснажені роботою органи чуття і мозок потребують пасивному відпочинку на відновлення працездатності, яка потрібна на отримання задоволення від активного відпочинку. Для нервової системи активний відпочинок є таким самим навантаженням, як і професійна діяльність! Тому вона потребує відновлення як при переході від роботи до відпочинку, так і навпаки. Без нього людина і працюватиме, і відпочиватиме неефективно.
У суспільстві дуже зайняті люди практикують безперервне чергування фаз роботи та активного відпочинку без будь-яких відчутних періодів пасивного відпочинку. Вирішувати цю проблему слід, не лише виробляючи у себе здатність відпочивати, а й усуваючи розглянуті вище причини.
Кар'єру можна робити успішно лише тоді, коли не витрачати свої сили на сторонні справи. Отже краще вибирати щось одне: або будувати своє гніздо, або займатися професійним зростанням. Поєднання цих видів діяльності найчастіше призводить до невдач на обох фронтах. Що стосується психологічнихпроблем, то тут нічого і не придумаєш, окрім як порадити їх таки вирішити і лише після цього братися за свою кар'єру.