Як контролювати процес роботи
Щоб у найкоротші терміни досягти поставленої мети чи виконати якийсь проект, необхідно грамотно керувати робочим процесом. Один із найпоширеніших інструментів, що дозволяють здійснити якісний контроль, – метод контрольних точок. Цей спосіб ефективний, але з ним також необхідно навчитися працювати, щоб процес контролю не перетворився на топтання на одному місці.
У чому суть методу контрольних точок?
Контрольні точки – це етапи, фіксовані у часі, де відбувається порівняння фактичного стану речей із заздалегідь запланованими досягненнями. Для кожної контрольної точки формується опис - чого потрібно було досягти у певному проекті до цього моменту. Щоб оперативно здійснити порівняння, до заданого терміну готується звіт, який передає поточний стан справ. У цьому звіті описані ключові позиції, знання яких дозволить зробити роботу над помилками:
- на якому етапі зараз проект – які результати роботи можна пред'явити замовнику;
- характеристика групи виконавців, яка працювала над цим проектом – показники активності працівників та їх результативності;
- які завдання не вдалося вирішити до контрольного терміну та які показники затримки;
- які ідеї, які у майбутньому оптимізувати роботу над проектом, з'явилися в робочої групи.
Отже, звіт готовий і керівник із ним ознайомився. У якому напрямі рухатися далі?
Відходимо від дідівських методів управління
Розберіться, чи актуальна сьогодні поставлена спочатку мета. Є ймовірність, що її доведеться скоригувати. Визначтеся, на які моменти зараз потрібно звернути самепильну увагу. Постарайтеся зрозуміти, на якому етапі зараз знаходиться виконання проекту - можна відзначити за десятибальною шкалою, наскільки ситуація відповідає поставленій меті.
Як підвищити конструктивність самого контролю?
Отже, якщо використовувати контроль як інструмент, що визначає ступінь покарання, ви не втечете від проблем, що заважають досягти бажаного результату. У процесі пошуку винних ви втратите фокусування і відвернетеся від досягнення мети. Тому такий контроль лише загальмує ваш проект та не дасть нічого конструктивного.
Якщо ж ми ясно оцінимо ситуацію, переглянемо шляхи досягнення мети чи навіть саму мету, то зможемо знайти нові способи виходу з кризи. Знаючи, на яких етапах виконання того чи іншого проекту відбулися збої, можна буде розробити новий план дій з обходом таких «вузьких» місць. Такий контроль дозволить вносити до робочого процесу актуальні коригування, щоб на ранній стадії максимально вплинути на досягнення бажаного результату.
Отже, якщо грамотний керівник під час чергового відстеження ситуації, що склалася, відкриє низку проблем, що заважають виконанню проекту, йому слід не тільки провести роботу з підлеглими, а й поставити собі низку важливих питань. Необхідно постаратися знайти способи не лише покарати, а й підтримати своїх співробітників, продумати низку дій, які потрібно буде виконати, якщо наступного контрольного етапу виникнуть нові проблеми. Спробувати збільшити мотивацію співробітників і знайти способи підвищити їхню ініціативність. Щоб сам робочий колектив у майбутньому став вашим надійним помічником у питаннях пошуку шляхів вирішення проблем.