Як оформити вкладку у трудову книжку правильно - поетапний процес

Трудова книжка – основний і майже єдиний документ, що дозволяє простежити трудовий стаж співробітника протягом його трудової діяльності. Втім, трапляються випадки, коли доводиться вживати термінових заходів щодо доповнення трудової. Це зазвичай відбувається тоді, коли закінчуються аркуші для запису відомостей про роботу чи нагороди. Тут виникає потреба доповнити книжку. Законодавчо передбачено, що роботодавець у разі необхідності доповнює трудову книжку вкладишем, зазвичай, цю функцію виконує працівник відділу кадрів.

Вкладиш та його особливості

Вкладиш – це доповнення до існуючого документа, його продовження. Він потрібний тоді, коли закінчилося вільне місце у графі, де треба зробити наступний запис. Найчастіше це відбувається у графах розділів відомостей про роботу чи відомостей про нагородження.

Дорогий читачу! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Це швидко і безкоштовно!

Належить заповнити та долучити його до основного документа за суворого дотримання певних норм, передбачених Правилами ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду України від 16.04. 2003 № 225.

Реєстрація та заповнення додаткових бланків проводиться роботодавцем, у якого виникла потреба внести запис за відсутності вільних рядків у потрібному розділі.

Насправді це лише одне, вкладиш є документом суворої звітності, він вноситься до журналу обліку трудових книжок і вкладишів до них, але статусомсамостійного не наділений. Більше того, без основного документа, який він доповнює, вкладка недійсна.

Місце для вкладиша

Чинні Правила ведення та зберігання трудових книжок, на підставі яких і проводитись заповнення книжки та доповнень до неї, не вказують, куди необхідно вшивати вкладиш. Найчастіше його поміщають після останньої сторінки перед обкладинкою, прикріплюючи при цьому до обкладинки.

Але закріплення його, скажімо, до середини документа теж не буде порушенням. Тут діє правило доцільності. Доповнення краще вкласти туди, де воно буде надійніше закріплене.

Нюанси оформлення

У разі необхідності заповнення вкладення не зайве акцентувати увагу наступних нюансах:

Внесення даних та реєстрація вкладення проводиться тим роботодавцем, у якого виникла необхідність у занесенні запису за відсутності вільних рядків у розділі, де має бути зроблений необхідний запис.
Працівнику кадрового підрозділу, заповнюючи титульний лист, потрібно проставити фактичну дату заповнення. Це означає, що вона відрізнятиметься від дати видачі книжки і є пізнішою.
Виконуючи заповнення титульного аркуша додатка, необхідно вносити актуальні записи на момент реєстрації даного вкладення. Для цього працівником надається паспорт та документ про освіту або, у разі наявності, підвищення кваліфікації. Усі дані повинні відповідати фактичному стану справ на момент заповнення. Наприклад, працівник здобув вищу освіту вже після здобуття трудової. У вкладиші буде занесено його спеціальність згідно з новим документом-дипломом про вищу освіту.
Зроблені записи обов'язково перевіряються власникомкниги, він ставить підпис. Вноситься також інформація про особу, яка здійснює заповнення документа, крім того, правильність записів візується підписом та печаткою роботодавця, який оформив вкладку. Тут, необхідно звернути увагу, чи варто друк на титульному аркуші самої книжки, в яку буде вкладено доповнення, якщо друк не проставлений слід зобов'язати працівника поставити його у роботодавця, який оформляв документ.
У книжку може бути внесено таку кількість вкладишів, яка буде потрібна для занесення всіх потрібних записів, що відображають трудову діяльність працівника. Регламентації їхньої кількості немає і реєструється стільки, скільки потрібно для внесення всіх записів у трудову.

Рекомендація: Спочатку бажано заповнити титульний лист і внести необхідний запис, а вже потім прикріплювати до основного документа. Неправильне заповнення першого листа виправляти заборонено.Необхідно:

Вилучити помилково заповнений додаток.
Скласти акт про зіпсоване бланк, і знищити сам невірно заповнений бланк.
Зареєструвати факт зіпсованого бланку у Книзі реєстрації руху трудових та вкладишів до них.
Далі слід отримати та виписати без виправлень та помилок наступний вкладиш.
Заповнений бланк прикріпити до трудового.

Тільки зробивши запропоновані у разі дії, внісши всі необхідні записи і перевіривши їх, слід підшивати правильно заповнене нові вкладення до основний книжці.

Правила постановки штампу

При доповненні трудової книжки додатком у ньому робиться позначка про нове доповнення. Зазвичай це постановка штампу про наявність доповнення на титульному аркуші книжки. Тут проводяться такі дії:

На титульному аркуші основного документа проставляється штамп «Вкладиш виданий» із зазначенням необхідних реквізитів: серії та номера нового вкладеного документа.
Оформляючи кілька вкладишів, штампи проставляються щоразу, під час реєстрації нового.
За відсутності у роботодавця штампу можна відмітку про додаток зробити від руки.
Обов'язково потрібно простежити, щоб нові позначки не закривали інші, вже існуючі написи на основному документі та не заважали читанню раніше зроблених записів.
У разі, якщо при заповненні вкладення допущено помилку і документ необхідно знищити, а штамп вже проставлено, потрібно зробити запис про недійсність позначки.

Ключові моменти заповнення

Нерідко при оформленні програми виникає низка питань щодо його заповнення. Серед них, що найчастіше зустрічаються стосуються заповнення граф.

Заповнюючи, слід пам'ятати про деякі наступні моменти:

Алгоритм внесення доповнень

Загалом процедура вшивання буде виглядати так:

Отримати бланк нової програми.
Заповнити титульний лист згідно з паспортними даними та даними документа про освіту.
Отримати підпис власника
Завізувати підписом та печаткою роботодавця.
Перенести необхідні дані до належних граф відповідно до трудової.
Проставити штамп на титульній сторінці.
Підшити програму.
Занести дані про вкладений документ до Книги обліку.

Вшивка: поетапний процес

Нерідко постає питання, як правильно закріпити доповнення. Тут згадувалося про заборону його вклеювати чи скріплювати степлером. Передбачається, що кожне нове вкладення буде вшито.в основний документ за допомогою ниток та голки або на спеціальному верстаті. Під час проведення процедури можна використовувати білі чи чорні нитки.

Далі наведено покрокове керівництво для вшивання доповнення за допомогою голки та ниток:

Розгорнути її на останній сторінці перед обкладинкою.
Відкрити вкладку посередині, так щоб можна було простягнути голку.
Зробити шилом необхідну кількість отворів, і простягнути в них голку з нитками.
Через пророблені отвори пришити за допомогою голки з нитками новий документ до обкладинки вже наявного.Тіжком необхідно зробити стільки, щоб він міцно тримався.
Вивести нитки в середину вкладиша, міцно зав'язати їх і відрізати зайве.

Що робити не можна?

Законодавець забороняє деякі дії, які можуть спричинити визнання недійсним не лише доповнення, а й трудовий загалом, а це, у свою чергу, вплине на зарахування трудового стажу при розрахунку пенсійних виплат власнику.

Отже, не можна таке:

Для вписування нових даних оформляти ще одну, нову трудову книжку, замінюючи нею вкладку.
Навіть за наявності вільного місця в інших розділах, заносити до них відомості, що не належать до них та стосуються інших граф, заборонено. Наприклад, не можна закреслювати в розділі "Відомості про нагородження" слово "нагородження" і вписувати "роботі" з фіксуванням надалі там даних про роботу.
Додавати окремі аркуші відповідного формату в розділ, де немає місця для записів.

Чи не знайшли відповіді на своє запитання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз: