Як перевозити документи
Чомусь під час офісного переїзду про документи думають в останню чергу навіть якщо стелажі з архівами займають кілька кімнат. Транспортники майже в кожному четвертому випадку викликають додаткові машини – інакше гори забутих і неврахованих папок до нового офісу не довезти.
Але вистачить нотацій. Набагато корисніше дати кілька професійних порад – за їх допомогою ви зможете самі перевезти невеликий архів. Або підготувати документи до транспортування – якщо паперів так багато, що ви не хочете возитися з ними.
Трюк 1. Складіть список документів
Спочатку доведеться скласти список усіх офісних документів – чим докладніше, тим краще. Вказуйте номери архівів, назви папок, дати їх створення, рівень важливості вмісту. Орієнтуючись на перелік, ви швидше запакуєте папери, а після переїзду папки самі стануть на свої місця.
Трюк 2. Перевозіть папери окремо
Хочете зберегти важливі папери та швидше розпочати роботу на новому місці – перевозіть документи окремо від інших речей. Нехай папери лежать у «персональних» коробках, усі – в одному місці. Не потрібно укладати документи разом із книгами чи сувенірами: після переїзду ви вб'єте день на їх розсортування.
Трюк 3. Складайте документи в стопки
Папір не можна зламати чи розбити, але пом'яти чи забруднити цілком можливо. Щоб цього не сталося, складіть документи у щільні рівні пачки. Кожну стопку оберніть повітряно-пухирчастою плівкою. Якщо її немає, згодиться і поліетилен. Найважливіші та потрібні папери можна скласти у папки на кільцях із прозорими файлами всередині. Саму папку варто також обернути поліетиленом.
Трюк 4. Кладіть папери в коробки і не заощаджуйте на скотчі
На цьомуНа етапі знадобляться картонні коробки. Складіть у них готові паперові стоси. Заклейте коробки гарним широким скотчем - він не відклеїться в дорозі, коробки не відкриються і документи не розлетяться вантажівкою. Для більшої надійності можете скласти маленькі картонні коробки в одну велику – її теж доведеться заклеїти.
Трюк 5. Маркуйте коробки
Кожну коробку з документами варто промаркувати. Напишіть, що лежить усередині, вкажіть номери папок, можете приклеїти до коробки список паперів. Обов'язково позначте давність архівів - так ви швидко знайдете найнеобхідніші, первинні папери. Для записів краще використати яскравий, соковитий маркер – червоний, помаранчевий, синій.
Трюк 6. Ставте коробки впритул
Документи укладено, коробки заклеєні. Тепер архіви потрібно вкласти у вантажівку. Ставити коробки в кузові потрібно впритул до інших вантажів. Це захистить папери від трясіння, ви точно знатимете, що коробки не впадуть з висоти і не розкриються - навіть якщо машина різко загальмує.
А якщо везти папери прямо у сейфі?
Років тридцять тому, коли картонні коробки бачили хіба що в магазинах – під час розвантаження товару – документи перевозили у сейфах. Конторські службовці й самі були не раді – сейф ставав важчим, папки їздили всередині, папери плуталися, сминалися…
На новому місці їх доводилося розбирати, розгладжувати, відновлювати – документи часто були в єдиному екземплярі. Тепер у нас немає черг, та й коробки можна купити у будь-якому господарському магазині. Або в тій же транспортній фірмі – як правило, вони продають упакування дешевше.