Як посереднику вести журнал обліку рахунків-фактур
Свиридова Т. В., керівник аудиторської фірми, консультант з податків та зборів, судовий експерт
Як посереднику вести журнал обліку рахунків-фактур
Оформлення рахунків-фактур та журналу їх обліку фірмами на УСН, що займаються посередницькою діяльністю, має свої особливості. Крім того, з 2015 року на такі компанії покладено обов'язок вести журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур щодо посередницької діяльності.
КОРИСНО ЗНАТИ
Суть посередницького договору полягає в тому, що одна сторона (посередник) за дорученням іншої сторони (замовника) робить певні дії, за що замовник виплачує винагороду посереднику.
Ведення журналів обліку рахунків-фактур здійснюється з метою реєстрації, збереження та передачі до податкових інспекцій інформації про рахунки-фактури, які посередники виставляють покупцям та отримують від продавців у рамках посередницької діяльності. Стосовно посередників жодних податкових зобов'язань, як і, як і прав на відрахування, за такими рахунках-фактурам немає. Однак, керуючись відомостями з отриманих від посередників журналів обліку рахунків-фактур, податкові інспекції зможуть контролювати відповідність сум ПДВ, нарахованих, наприклад, принципалами при реалізації товарів (робіт, послуг), сум ПДВ, які їх покупці приймають до вирахування. Або, навпаки, відповідність відрахувань з ПДВ, заявлених принципалами з придбаних їм товарів (робіт, послуг), сум податку, нарахованим до сплати до бюджету продавцями зазначених товарів (робіт, послуг).
Таким чином, для подання до податкової інспекції необхідної інформації посередники мають реєструвати в журналі обліку рахунків-фактур:
- рахунки-фактури, виставленізамовниками покупцям за товарами (роботами, послугами, майновими правами), реалізованими посередниками;
- рахунки-фактури, виставлені продавцями на ім'я посередника для придбання товарів (робіт, послуг, майнових прав) для замовника. За такими рахунками-фактурами продавці повинні нараховувати ПДВ, а замовники мають право приймати податок до відрахування;
- рахунки-фактури, виставлені покупцям від імені при реалізації товарів (робіт, послуг, майнових прав), які належать замовникам. За такими рахунками-фактурами замовники повинні нараховувати ПДВ, а покупці мають право приймати податок до відрахування;
- рахунки-фактури, виставлені посередниками замовникам за товарами (роботами, послугами, майновими правами), придбаними у продавців.
ВАЖЛИВО В РОБОТІ
Журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур необхідно вести за кожен податковий період, тобто поквартально.
Порядок заповнення та подання до податкової інспекції журналу обліку рахунків-фактур
Відповідно до п. 1 додатка № 3 до постанови № 1137 журнал обліку рахунків-фактур складається із двох частин:
- частина 1 "Виставлені рахунки-фактури";
- частина 2 "Отримані рахунки-фактури".
Порядок заповнення журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур викладено у п.п. 3–12 додатка № 3 до постанови № 1137. Під час ведення журналу слід використовувати коди видів операцій:
- у частині 1 «Виставлені рахунки-фактури» – за датою виставлення електронних рахунків-фактур або за датою складання паперових рахунків-фактур, а також за датою складання (виправлення) у випадках, коли рахунки-фактури контрагентам не передаються;
- у частині 2 "Отримані рахунки-фактури" - за датою їх отримання.
ВАЖЛИВО В РОБОТІ
Законодавствоне забороняє відображення у рахунках-фактурах додаткової інформації. Головне – не порушувати послідовність розташування обов'язкових реквізитів.
У разі реєстрації у журналі первинних рахунків-фактур (у т. ч. виправлених) графи 16–19 частин 1 та 2 журналу обліку не заповнюються. При реєстрації коригувальних рахунків-фактур (у т. ч. виправлених) у графах 8–19 частин 1 та 2 журналу обліку слід зазначати уточнені дані. Якщо дані у графах 8–19 не уточнювалися, необхідно відобразити у них показники, зазначені у рахунку-фактурі до внесення до нього виправлень.
За відсутності в податковому періоді виставлених (отриманих) рахунків-фактур (у т. ч. коригувальних, виправлених, складених, але не підлягаючих виставленню) заповнюються лише рядки відповідних частин журналу (найменування платника податків, ІПН/КПП тощо), табл. частини журналу залишаються порожніми (п.п. 8, 12 додатка № 3 до постанови № 1137).
Відповідно до порядку, передбаченого п. 13 додатка № 3 до постанови № 1137, не пізніше 20-го числа місяця, що настає за кварталом, журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур на паперовому носії повинен бути засвідчений керівником організації (уповноваженою ним особою), прошнуровано, а його сторінки пронумеровано та скріплено печаткою. Під час ведення журналу в електронному вигляді його потрібно завірити електронним підписом керівника організації (уповноваженої ним особи) під час передачі до податкової інспекції.
ПОЗИЦІЯ МІНФІНУ
Зберігання журналу обліку рахунків-фактур та документів
Строк зберігання журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур становить чотири повні роки з моменту останнього запису (п. 13 додатка № 3 до постанови № 1137).
Зведені рахунки-фактури
У тому випадку, якщо вУ договорах поставки передбачені відповідні умови, при виконанні таких договорів рахунки-фактури можна оформлювати одночасно з розрахунково-платіжними документами, але не рідше одного разу на місяць, незалежно від кількості поставок, фактично здійснених протягом місяця. Виставляти зведені рахунки-фактури необхідно пізніше 5-го числа наступного месяца.
Якщо посередник купив товари (роботи, послуги, майнові права) у кількох продавців, він має право виписати замовнику зведений рахунок-фактуру, у якому можуть бути зазначені дані одночасно з кількох рахунків-фактур, отриманих посередником від продавців. Однак це можливо, якщо всі рахунки виписані однією датою. При оформленні зведеного рахунку-фактури необхідно враховувати особливий порядок заповнення рядків (граф):
При реєстрації рахунка-фактури у частині 1 журналу обліку рахунків-фактур посередник додатково зазначає:
- у графі 10 – найменування продавця, у якого посередник придбав товари для комітента;
- у графі 11 – ІПН та КПП продавця.
Такий порядок випливає із пп.пп. "к" - "л" п. 7 Правил ведення журналу обліку рахунків-фактур (додаток № 3 до постанови № 1137).
ПОЗИЦІЯ ФНП
При купівлі посередником товарів (робіт, послуг) для кількох замовників у рахунку-фактурі, що переставляється, відображають дані про товари (роботи, послуги), що припадають на кожного замовника.
Приклад 1.
Оскільки агент не є платником ПДВ, на суму своєї винагороди він не виставляє принципові рахунок-фактуру.
Приклад заповнення журналу обліку рахунків-фактур посередником на «спрощенці»
Алгоритм документального оформлення щодо ПДВ
1. Посередник пізніше 5 календарних днів, рахуючи від часу відвантаження товару (надання послуг), виставляє покупцю рахунок-фактуру, виділивши у ньому суму ПДВ. При цьому у рядках (2), (2а), (2б) зазначаються реквізити посередника.
2. Посередник реєструє рахунок-фактуру, виставлений покупцю, у частині 1 журналу обліку. При цьому у графах 10 та 11 журналу вказують дані замовника.
Зазначимо, що законодавство не передбачає для посередника обов'язки щодо подання замовнику засвідчених копій рахунків-фактур, виставлених покупцю, а також зберігання таких копій. Проте, дані по виписаному рахунку-фактурі слід передати замовнику для того, щоб він зміг заповнити рахунок-фактуру, що виставляється надалі посереднику (найпростіше, якщо це буде копія виставленого рахунку-фактури).
3. Замовник виставляє посереднику рахунок-фактуру, заповнений на підставі поданої копії. У рядку (1) рахунка-фактури зазначається дата виписки рахунку-фактури посередником. Порядкові номери таких рахунків заповнюють відповідно до індивідуальної хронології замовника. У рядках (2), (2а), (2б) вказують дані замовника. У рядках (6), (6а), (6б) відображають реквізити фактичного покупця.
4. Посередник реєструє отриманий від замовника рахунок-фактуру у частині 2 журналу обліку. У цьому у графі 12 журналу вказують код виду угоди – «2».
Зверніть увагу: комісіонери (агенти) не реєструють у книзі продажів рахунки-фактури, виставлені ними покупцю при реалізації товарів (робіт, послуг) від свого імені (за винятком випадків реалізації за рішенням суду конфіскованого майна та участі у розрахунках посередника – іноземної особи, яка не перебуває на податковому обліку вРФ). У книзі покупок отримані від замовника рахунки-фактури щодо переданих для реалізації товарів (робіт, послуг) також не реєструються.
2. Посередник реєструє отриманий рахунок-фактуру у частині 2 журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур.
3. Посередник передає копію отриманого від продавця рахунка-фактури замовнику.
4. Посередник виставляє замовнику рахунок-фактуру, у якому повторює всі позиції щодо придбаних йому товарів (робіт, послуг) з рахунку-фактури, виставленого продавцем. При цьому вказується дата рахунку-фактури, що виставляється продавцем посереднику. Порядкові номери таких рахунків заповнюють відповідно до індивідуальної хронології посередника. У рядках (2), (2а) та (2б) відображають реквізити фактичного продавця товарів (робіт, послуг).
5. Посередник реєструє рахунок-фактуру, виставлений замовнику, у частині 1 журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур.
Зверніть увагу: посередники не реєструють отримані від постачальників і переставляються замовникам рахунки-фактури за описаними вище посередницькими операціями в книгах покупок і продажів, тому що в даному випадку у посередника немає обов'язку з обчислення ПДВ.
">