Як працювати з електронними документами веб-клієнт або інтеграційні рішення #електронний документ
Іноді питання "як працювати з електронними документами?" вводить в ступор бухгалтерів, які тільки-но приступають до обміну документами в електронному вигляді (ЕДО). Для деяких розуміння процесу переходу до ЕДО закінчується на момент «купили електронний підпис і підключилися до сервісу», але насправді доводиться серйозно змінювати свій підхід до документів. Тому краще заздалегідь вирішити, як ви надалі працюватимете з електронними документами.
У цій статті ми розглянемо три основні способи організації роботи з електронними документами під час обміну з контрагентами, які доступні всім, хто переходить на ЕДО.
Кожен сервіс обміну має свій веб-клієнт, який дозволяє працювати з документами за допомогою інтернет-браузера. Ви просто входите на сайт оператора, завантажуєте електронний підпис та отримуєте повноцінний інструмент для роботи з документами. Все зрозуміло та зручно, наче ви перевіряєте онлайн-пошту. Тут можна створювати, редагувати, переглядати документи, надсилати їх на розвантаження або розсилати іншим користувачам. Вся кореспонденція зберігається у сервісі відповідно до вимог законодавства РФ.
Саме тут зосереджено ключову функціональність сервісу: розробники постійно розвивають інтерфейс, можливості та додаткові фішки веб-клієнта. Багато в чому це відбувається завдяки побажанням та ідеям самих абонентів.
Це найдоступніший спосіб роботи, що підходить практично всім. Основні користувачі веб-клієнта – це невеликі компанії зі скромним вихідним трафіком документів (20-30 на місяць, а то й менше) та нескладною внутрішньою інфраструктурою. Найчастіше в таких компаніях головний бухгалтер чи директор самі працюють здокументами, які підписують їх електронним підписом у веб-клієнті.
Веб-клієнт сервісу ЕДО
Приклад роботи у веб-клієнті
Інтеграція з КІС
Але можливостей веб-клієнта може не вистачати, якщо ви щодня надсилаєте десятки документів, або кожен документ містить сотні номенклатурних позицій. Створювати ці документи руками жодних сил та часу не вистачить. За такого обсягу робіт у компаніях вже використовуються облікові системи – 1С, Галактика, SAP та інші. Інтеграція сервісу ЕДО з цими системами - чудове рішення для середніх і великих компаній, обсяг документообігу в яких дуже значний.
Завдяки цій інтеграції користувачі можуть працювати з документами у звичній обліковій системі: створювати їх на основі даних системи, підписувати, надсилати, отримувати, здійснювати проводки та зберігати оригінали. Дані вхідних документів можна відразу вносити до системи, вести облік і т.п. Особливо зручно працювати буде тим фахівцям, хто створює документи з багатьма номенклатурними позиціями.
Плюсом описаного способу роботи, безперечно, є можливість органічно інтегрувати ЕДО у внутрішні процеси компанії. Деякі оператори навіть безкоштовно надають типові інтеграційні рішення, які ви можете завантажити із сайту та самостійно встановити. В інших випадках вам доведеться підключати вашу ІТ-службу – питання налаштування інтеграції не буде для неї проблемою.
Робота з електронними документами в 1С
Інтеграція із СЕД
Для багатьох компаній перехід на ЕДО є природним кроком після автоматизації внутрішнього документообігу. Якщо ви використовуєте у своїй роботі системи електронного документообігу (СЕД), можете інтегрувати їх із сервісом обміну. Длятаких систем оператори мають типові конектори, доступні безкоштовно в останніх версіях СЕД. Наприклад, подібний конектор є у системі DIRECTUM.
Перевага інтеграції ЕДО та СЕД очевидна: ви вже працюєте з електронними документами, погоджуєте та зберігаєте їх у системі, і на етапі відправки не треба нічого роздруковувати. Система сама "знає", як і через якого оператора надіслати електронний документ. Вхідні електронні документи приходять до вас у СЕД, можна одразу надіслати їх на підпис керівництву. Ця логіка вбудовується у типові маршрути системи.
Інтеграція із СЕД може бути багаторівневою. Наприклад, документи створюються в обліковій системі, погоджуються та підписуються в СЕД, там же зберігаються, а відправляються контрагентам через оператора ЕДО. Важлива перевага – сучасні СЕД вміють керувати змішаним архівом документів, які містять і електронні, і паперові оригінали. Це стане в нагоді тим компаніям, у яких дуже багато контрагентів, які все ще використовують традиційну пошту для обміну.
Інтеграція із системою документообігу
Який варіант вибрати
Щоб наочніше можна було продемонструвати нюанси описаних нами варіантів роботи, ми створили для вас таблицю.