Як правильно оформляти підзвітні заднім числом

Договір купівлі-продажу

Найпростіший спосіб - викупити у співробітника придбаний ним для організації товар. Оформляється така операція договором купівлі-продажу, який укладається із співробітником від імені організації.

Однак для організації — платника ПДВ ця операція буде менш вигідною, ніж пряма покупка в магазині. Адже за таким договором вона не зможе прийняти до відрахування ПДВ, оскільки купує товар у звичайної фізособи, яка платником ПДВ не є, податок до сплати не пред'являє та рахунок-фактуру не оформлює. При цьому, щоб відшкодувати працівникові реально понесені ним витрати на покупку, ціну за договором доведеться встановити з урахуванням ПДВ, який працівник заплатив у магазині.

Крім того, виплата за договором купівлі-продажу утворює дохід працівника, а отже, виникають питання, пов'язані з ПДФО. Причому в такій ситуації співробітник має право на отримання відрахування на суму витрат, понесених на придбання проданого товару (пп. 1 п. 2 ст. 220 НК РФ). Тому утримати податок при виплаті організація не зможе, і працівнику після закінчення року доведеться самостійно звітувати за цією операцією до інспекції, подавши відповідну податкову декларацію (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

З одного боку, укладання договору купівлі-продажу — це простий спосіб компенсувати працівникові понесені їм витрати без податкових ризиків, з іншого — його укладання тягне за собою додаткове податкове навантаження на самого працівника, а в деяких випадках і на організацію. Застосувати цей метод можна лише до товарів. «Викупити» у працівника придбані ним для організації роботи чи послуги в такий спосіб не вийде. Тому практично цей спосіб не поширений.

Договір доручення

Факт придбання фізичною особою будь-яких благ дляорганізації можна оформити як договором купівлі-продажу, а й, наприклад, договором доручення. Адже при тлумаченні договору треба виходити із дійсної волі сторін і суті відносин, що склалися між ними (п. 2 ст. 170 ДК РФ).

У ситуації воля сторін не спрямовано укладання двох угод купівлі-продажу (п. 3 ст. 154 ДК РФ): працівник не збирається споживати особисто те, що він купує, чи «перепродавати» роботодавцю, отримуючи з цього доход. Співробітник спочатку діє як представник організації та в її інтересах та розраховує на відшкодування витрачених коштів. Це ж можна сказати і про організацію, яка дозволяє фізособі діяти від свого імені під час укладання первинного договору та готова компенсувати його витрати у узгодженому розмірі.

ТК Україна не регулює подібні правовідносини між співробітником та організацією, вони все ж таки більшою мірою цивільно-правові. Відповідно до ст. 971 ЦК України про договір доручення одна сторона (повірений) зобов'язується вчинити від імені та за рахунок іншої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Права та обов'язки по угоді, вчиненій повіреним, виникають безпосередньо у довірителя. Укладання договору доручення знімає всі ті незручності, що виникають у разі договору купівлі-продажу:

Повірений може укласти для довірителя як договір купівлі-продажу, а й договір виконання робіт і надання послуг.
Якщо йдеться про товарі, то право власності на нього спочатку виникає не у працівника, а в організації. Отже, для організації продавцем товару, який приніс працівник, буде вже не фізична особа, а інша організація чи ІП. Відповідно, є можливість отримати правильно оформлений рахунок-фактуру тапоставити ПДВ до відрахування.
У працівника не з'являється обов'язку після закінчення року звітувати з ПДФО. Адже єдині виплати, що відбуваються у межах нашого договору доручення, — це відшкодування понесених витрат (ст. 975 ДК РФ), отже, доходу працівника немає (ст. 41 НК РФ).

Документів не вистачає

Здавалося б, договір поруки — це ідеальний варіант оформлення підзвіту постфактум! Проте між організацією та фізособою немає письмового договору доручення, тоді як ЦК України вимагає, щоб договори між фізособою та організацією оформлялися в письмовій формі незалежно від суми правочину (ст. 161 ЦК України). Порушення цього правила не робить договір автоматично недійсним. Це лише позбавляє боку права у разі виникнення судового спору посилатися на показання свідків (ст. 162 ДК РФ). Але податкова на це має свій погляд: ст. 252 НК Україна вимагає підтвердження видатків документами, оформленими відповідно до законодавства РФ, у цьому випадку ст. 161 ЦК України. Тому письмовий договір необхідний. Виходить замкнене коло, з якого є два виходи:

Але ці способи не дають стовідсоткової гарантії захисту від претензій податкових органів щодо включення витрат на покупку у витрати та відрахування ПДВ. Тому все ж таки краще уникати подібних ситуацій і заздалегідь видати співробітникам відповідні довіреності, в яких за потреби можна встановити ліміт відшкодування понесених витрат — як разовий, так і в період (місяць, квартал, рік). Можна поєднати обидва критерії.

Трудовий договір - без проблем

На закінчення зазначимо, що все вищесказане актуальне саме для ситуації, коли співробітники укладають договори на користь фірми, купуючи для неї за рахунок власнихкоштів ті чи інші товари, роботи чи послуги. Коли йдеться про витрати, які працівник несе в рамках трудових відносин, наприклад, під час відрядження придбає за свої гроші квитки, оплачує готель тощо, для оформлення компенсації в такій ситуації жодних додаткових договорів не потрібно, хоч і підзвітом це теж не є. Зупинимося на цьому моменті трохи докладніше.

Припустимо, через екстреність відрядження співробітнику довелося купити квитки на власні кошти. Також він сплатив готель за три дні проживання. Після повернення необхідно відшкодувати йому витрати на відрядження згідно з наданим звітом та підтверджуючими документами. Як це правильно зробити?

Відповідно до ст. 168 ТК Україна у разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівникові витрати на проїзд, наймання житлового приміщення, додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові) та інші витрати, вироблені працівником з дозволу або відома роботодавця.

Таким чином, відшкодування витрат, фактично понесених працівником у зв'язку з відрядженням, є безумовним обов'язком роботодавця. У цьому дані кошти є виданими працівникові під звіт, оскільки відшкодовуються фактичні витрати. Відповідно, видаються вони над порядку, передбаченому п. 6.3 Порядку ведення касових операцій , але в підставі окремого розпорядження керівника порядку, встановленому колективним договором чи локальним нормативним актом організації. Причому їх перерахування не пов'язані з наявними у співробітника «незакритими» авансами: навіть якщо такі є, відшкодувати витрати однаково потрібно (ст. 168 ТК РФ).