Як прискорити виконання вимог щодо подання документів
У рамках податкових перевірок інспектори найчастіше вимагають досить великого обсягу документів. На виконання вимоги може йти від двох до десяти днів. Однак прискорити подання документів досить просто, вважає Антон Сабітов, менеджер проектів СКБ Контур.
Так як основний час при поданні документів бухгалтер витрачає на пошук в архівах, засвідчення копій та фізичну доставку, дотримання двох нижчезазначених принципів дозволить скоротити термін подання до одного дня.
Користуйтесь електронним архівом
Щоб створити копію затребуваного документа, його потрібно знайти у паперовому архіві, відсканувати, роздрукувати та завірити підписом та печаткою. У цьому більшість часу витрачається на пошук, і якщо орендні площі перебувають поза організації, те й транспортування документів. Якщо ж під час роботи з документами взяти за звичку відразу сканувати їх і заносити до електронного архіву (це може бути спеціальна програма або навіть список папок на ПК), пошук буде здійснюватися набагато швидше. Справді, за назвою файлу або за допомогою різноманітних фільтрів знайти необхідні документи навіть за великої кількості можна протягом години.
Надсилайте документи через Інтернет
- сформувати та відправити через спецоператора зв'язку до податкової квитанції про прийом, яка є повідомленням про доставку вимоги;
- потім у xml-форматі скласти електронний опис, до якого необхідно прикріпити документи. Електронні документи в затверджених ФНП xml-форматах можна прикріпити до опису відразу. Паперові доведеться відсканувати (або вивантажити з електронного архіву), перевести у формати .tif або .jpeg та для кожного документа заповнити поля метаінформації;
- після формування пакет документівпідписати сертифікатом електронного підпису та направити до інспекції з ТКС.
У системі «Контур.Екстерн» 60% роботи з подання документів виконується автоматично.
Подання документів на вимогу податкового органу через систему «Контур-Екстерн» знімає з платника податків більшу частину відповідальності за правильне формування пакета документів, оскільки всі перевірки на відповідність форматам та відсутність помилок відбуваються автоматично.
У системі відразу після отримання вимоги можна надіслати квитанцію про прийом, сформувати опис та прикріпити до неї електронні та паперові документи, підписати пакет та направити до інспекції. У відповідь платнику податків прийде повідомлення про прийом документів.
Для паперових документів у системі реалізований зручний механізм розпізнавання даних: при скануванні чи вивантаженні документів з електронного архіву автоматично заповнюються практично всі поля метаінформації – дані не доведеться вбивати вручну. Відкоригувати інформацію про документ можна на будь-якому етапі формування опису. Система самостійно переведе файли з будь-якого формату до формату .jpeg, збере всі сторінки документа в окремий файл і звірить суми. При цьому електронний документообіг за поданням додатково не тарифікується, а влітку з'явиться можливість зберігати документи в електронному архіві.