Як провести нараду
У тому, що наради на роботі необхідні, немає сумнівів — спільне вирішення виробничих питань підвищує продуктивність і стимулює співробітників до дій.
Керівнику або менеджеру лише слід знати, як провести нараду правильно. Ось кілька рекомендацій:
• Всі присутні повинні чітко знати тривалість наради, час її початку та закінчення. Починайте завжди вчасно, інакше ваші колеги просто не приходитимуть у призначений час. Якщо у вашій організації прийняти нараду в один і той же час, призначте штраф за запізнення — це дуже ефективний захід. Якщо невирішених питань багато (початок тижня, кінець звітного періоду тощо), і тривалість наради буде збільшена, одразу попередьте співробітників про це.
• Безумовно,мета наради — обговорення та раціональне вирішення робочих питань. Однак, іноді відводьте кілька хвилин на особисте неформальне спілкування. Це дозволить співробітникам трохи розслабитися та зміцнити приятельські стосунки.
•Нарада на роботі має стати для кожного співробітника можливістю висловити свою думку. Вислухайте найактивніших учасників та постарайтеся почути позицію нерішучих колег.
• Часто буває так, що єдина мета наради - «розбір польотів» і пошук винного. І мало хто готовий беззастережно визнати свою провину та понести відповідальність. Однак члени колективу повинні розуміти (і це частково завдання керівника), що готовність до відповідальності значно підвищує рівень довіри керівництва.
• Припідготовці до наради шляхом аналізу показників визначте найбільш успішних співробітників та похваліть їх публічно. Заслужене визнання мотивує на подальшу діяльність краще за будь-якихбонусів.
• На етапіпідготовки до наради складіть порядок денний і чітко дотримуйтесь. Можна заздалегідь ознайомити співробітників з повісткою, а також скласти список документів, з якими необхідно попередньо ознайомитися.
• Не проводьте нараду, якщо в цьому немає потреби.
• Регулярні наради на роботі мають бути короткими та структурованими. Якщо немає термінових питань, співробітників на нараду можна не збирати.
• Кожен керівник повинен навчитисяпроводити нараду у ввічливій формі — не дозволяйте собі говорити людям образливі речі. Якщо відчуваєте, що закипаєте - подумки перемістіть себе на місце підлеглого.
•Нарада на роботі з ініціативи керівника не повинна стати на заваді виконанню посадових обов'язків співробітників. Не забувайте, що, перебуваючи у вашому кабінеті, вони відірвані від своїх робочих місць, і це може призвести до порушення графіка робочого процесу підприємства.
• Якщо початковоїмети наради досягнуто, вона повинна завершитися. Для обговорення додаткових питань організуйте окрему зустріч із заінтересованими колегами.
•Свіжа ідея — в кімнаті для нарад відмовтеся від стільців. Коли всі стоять, прийняття рішень зазвичай потрібно на третину менше часу, ніж у ситуації, коли співробітники сидять у зручних позах.
• Наприкінці наради обов'язково перевірте, наскільки чітко делеговані повноваження, і чи всі співробітники правильно зрозуміли свої обов'язки — це дозволить уникнути непорозумінь надалі.
Будьте впевнені, що вивчивши та впровадивши рекомендації, як провести нараду максимально ефективно, ви протягом короткого терміну перетворите наради зі нудного службового обов'язку у звичайний робочий момент.