Як скласти характеристику колишнього співробітника
Якщо від вас йде співробітник, ще невідомо, кому пощастило. Але ваша думка про нього важлива як для самого фахівця, що звільняється, так і для керівництва тієї компанії, в якій він має намір працювати. Тому необхідність сформувати рекомендаційний лист або характеристику рано чи пізно наздожене кожного HR-фахівця. Портал Rabota.ru дізнався, що є даний документ, як і навіщо його писати.
Розкладаємо по поличках
По суті, поняття «рекомендація» та «характеристика» означають те саме — складання відгуку про трудову діяльність конкретного фахівця.
Характеристика (рекомендаційний лист) – офіційний документ із відгуком про службову діяльність конкретного співробітника. Це короткий опис трудової біографії спеціаліста, його особистісних та професійних якостей.
Справді, рекомендації можна запросити усно, тоді як характеристика (рекомендаційний лист) формується письмово і має статус офіційного документа. Як правило, співробітник просить надати цей діловий папір перед звільненням з компанії, щоб передати його новому роботодавцю.
Характеристика, за словами Інни Ворожцової, це документ, що включає інформацію про термін роботи в компанії, про посаду, яку обіймав співробітник, про його обов'язки, досягнення, особисті якості та причини звільнення. →
«Об'єктивна характеристика дуже допомагає інтеграції нового співробітника до колективу. З характеристики можна зрозуміти, чи конфліктний фахівець, побачити його сильні та слабкі сторони. На мій погляд, її наявність говорить про те, що фахівець пішов із компанії не "по-поганому"», - пояснює значимість цього документа Володимир Яхонтов, керуючий партнер«МІЕЛЬ-Заміська нерухомість». →
«Якщо роботодавець просить характеристику з колишнього місця роботи, а людина посилається на відмову, це може, на мою думку, багато сказати рекрутеру. Принаймні варто замислитися і принаймні навести додаткові довідки про такого кандидата», — зауважує Ганна Васильєва, в. о. керівника відділу оргрозвитку та HR компанії i-Free.
Нюанси складання
Рекомендаційний лист пишеться у вільній формі. Автором цього паперу може бути як HR-фахівець, і безпосередній керівник.
Щодо структури документа, то крім стандартних фактів з резюме співробітника (ім'я, прізвище, дата народження та здобута освіта), характеристика містить: →
- період роботи співробітника в компанії; - найменування посади; - обов'язки співробітника; - перелік досягнень; - оцінку особистісних та ділових якостей.
Документ має бути складений на фірмовому бланку організації, обов'язково засвідчений печаткою, підписом генерального директора та зареєстрований як вихідний лист», — розповідає Інна Ворожцова.
Скласти гідну характеристику – заняття непросте. Потрібно встояти на межі між хвалебною одою колишньому працівникові та сухим переліком фактів, на кшталт: комунікабельний, стресостійкий, трудову дисципліну не порушував.
Володимир Яхонтов каже, що характеристика повинна об'єктивно і чесно відображати якості співробітника: «Це свого роду жест поваги у бік людини, яка йде. І у бік компанії, яка його потім найме».
На думку Інни Ворожцової, рекомендаційний лист чи характеристика мають бути змістовними, структурованими, лаконічними та правдивими.
Характеристика: думка роботодавців
Чи варто витрачати силиі час на складання таких документів? Адже погано про колишніх працівників говорити не хочеться, а добрий фахівець сам себе чудово презентує на співбесіді. Чи може відмова дати рекомендації негативно позначитися на іміджі компанії?
Володимир Яхонтов каже, що варто розрізняти сфери, в яких рекомендації, рекомендаційні листи потрібні, де співробітника шукають саме за відгуками: «Наприклад, няньки — для них рекомендаційні листи дорогого коштують. А ось лінійний персонал у деяких сферах зовсім не потребує рекомендацій, причому це не закид, а лише констатація факту. Але взагалі зважений та об'єктивний підхід до питання кадрів, у тому числі і до рекомендацій/характеристик, дозволяє підтримати позитивне реноме компанії на ринку».
Інна Ворожцова додає, що в Україні роботодавці не вимагають подібних документів від претендентів при прийомі на роботу, тому видавати всім працівникам, що звільняються, характеристику або рекомендаційний лист не має сенсу. →
"Але ми із задоволенням співпрацюємо з усіма компаніями і ніколи не відмовляємо в цьому зверненні", - додає експерт.
Ганна Васильєва розповідає, що у компанії i-Free видача рекомендацій та характеристик також не практикується: «Співробітники дуже рідко просять про це, але якщо запитують, ми практично ніколи не відмовляємо. Відмова можлива лише в одному випадку — якщо людина звільняється з якоїсь негативної причини або через незадовільне виконання своїх обов'язків, а просить написати їй "позитивну" характеристику. Не думаю, що така відмова якось позначиться на іміджі компанії».
Загалом, згідно із трудовим законодавством, рекомендаційний лист не є обов'язковим документом, тому видавати його чи ні — індивідуальнийвибір кожної компанії. Однак воно може надати неабияку допомогу співробітнику, підприємству (що планує цього співробітника найняти) та охарактеризувати організацію, яка підготувала цей документ, як відповідального та небайдужого роботодавця.