Як скласти наказ на авансовий звіт, Питання передплатників, Журнал «Кадрова справа»
Питання-відповідь на тему
Підкажіть, чи потрібно робити наказ на кожен авансовий звіт, якщо головний наказ щодо авансових звітів вже є. Бухгалтерія вимагає звітувати за кожний авансовий звіт окремо наказом. Дякую.
Припускаємо, що у тексті питання йдеться про авансовий звіт, що складається після закінчення відрядження.
Не пропустіть: головний матеріал місяця від провідних фахівців Мінпраці та Роструду
Енциклопедія кадрових наказів від Системи Кадри
Авансовий звіт складається підзвітною особою (працівником) та працівником бухгалтерії. До авансового звіту працівник повинен додати першотвори документів, що підтверджують вироблені витрати (квитанції, БСО, касові та товарні чеки тощо).
Авансовий звіт подається до бухгалтерії організації. Отримавши авансовий звіт від працівника, йому видається розписка отримання авансового звіту (відрізна частина форми N АО-1).
Складання спеціального наказу про затвердження авансового звіту не передбачено. Керівник затверджує авансовий звіт шляхом проставлення підпису на самому авансовому звіті.
Читайте проаванс при відрядній формі оплати праці ще більше за посиланням.
Якщо документообіг організації передбачає складання спеціальних наказів про подання (затвердження) авансових звітів, складання наказів має здійснюватися у порядку, передбаченому внутрішнім документообігом. Іншими словами, необхідність складання наказу, що підтверджує кожну операцію, роботодавець повинен встановити самостійно.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
Ситуація 1. Нові правила видачі коштів під звіт
Журнал«Зарплата в установі» № 7, Липень 2014
Зазначимо, що одержувачі бюджетних коштів під час ведення касових операцій також застосовують Вказівки № 3210-У, якщо інше не визначено нормативним правовим актом, який регулює порядок ведення касових операцій одержувачами бюджетних коштів (п. 1 Вказівки № 3210-У).
Аналогічна норма містилася і Положенні № 373-П.
Видача грошей під звіт
Раніше для видачі готівки під звіт працівникові потрібно було написати заяву у довільній формі із проханням видати кошти. А керівник робив на заяві напис із зазначенням суми готівки, яку слід видати працівникові, та строку, на який вони видавалися (п. 4.4 Положення № 373-П).
Тепер ситуація інша.
У заяві про видачу готівки під звіт співробітник може сам вказати суму та строк, на який він хоче отримати гроші, а керівник лише підписує документ (п. 6.3 Вказівки № 3210-У).
Втім, керівник має право написати суму і від руки. Адже він може вважати, що працівникові слід видати менше (або, навпаки, більше) коштів, порівняно із запрошеною сумою.
При цьому зважте на важливий момент: видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманою під звіт сумою готівки.
Терміни звіту з отриманих коштів
Як і раніше, підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення терміну, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу, пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру (за їх відсутності – керівнику) авансовий звіт. Авансовий звіт (ф. 0504049) наведено у наказі № 173н.
До авансового звіту працівник зобов'язаний додатиоригінали документів, що підтверджують вироблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, БСО, касові та товарні чеки і т. д.). Перелік цих документів працівник має записати на зворотному боці авансового звіту.
Перевірка авансового звіту
Головний бухгалтер (або бухгалтер) перевіряє авансовий звіт у строк, встановлений локальним нормативним актом установи (наприклад, положення про документообіг).
Популярні питання
Перевірений авансовий звіт затверджує керівник установи. Після цього товари (роботи, послуги), придбані підзвітною особою приймаються до обліку.
Важливо запам'ятатиЗгідно з новими правилами, працівник може сам вказати в заяві ту суму готівки, яку він просить видати йому під звіт.
Ситуація 2. Як оформити авансовий звіт щодо повернення співробітника з відрядження
Авансовий звіт потрібно скласти в одному примірнику. Заповнити його можна як від руки, і на комп'ютері. В оформленні беруть участь співробітник, який повернувся з відрядження, та бухгалтер організації (установи).
На лицьовій стороні звіту співробітник повинен вказати своє прізвище та ініціали, професію (посаду), призначення авансу і т.д.
На підставі авансового звіту та доданих до нього документів організація відшкодовує співробітнику витрати на відрядження.
У державних та муніципальних установах
Увага: якщо авансовий звіт не відповідає вимогам законодавства, виплати за ним не будуть визнані витратами на відрядження.
Авансовий звіт вважатиметься не відповіднимвимогам законодавства РФ:
- якщо його оформлено з порушенням встановлених вимог;
- якщо необхідні додатки до авансового звіту відсутні або неправильно оформлені.
заступник директора департаменту медичної освіти
та кадрової політики у охороні здоров'я МОЗ України