Як спланувати HR-бюджет
Статті на тему
HR-бюджет – це фінансовий документ, що є реєстром витрат на персонал за певний період (квартал, рік). Він є основою планування діяльності HR-підрозділу. Враховуючи те, що служба з персоналу формує чималу статтю витрат компанії, планувати витрати на співробітників потрібно максимально ефективно.
З матеріалів цієї статті ви дізнаєтесь:
- На які цілі зазвичай виділяється HR-бюджет;
- Грамотне планування HR-бюджету;
- Як спланувати навчання персоналу у новому періоді;
- Як скласти прогноз витрат коштів на персонал;
- Як правильно розставити пріоритети при складанні HR-бюджету;
- Як грамотно обґрунтувати статті HR-бюджету.
При плануванні HR-бюджету насамперед проводиться аналіз інвестицій у розвиток компанії: розширення штату, розвиток та навчання цінних кадрів, підтримка корпоративної культури. Заплановані витрати на персонал повинні відповідати цілям та завданням, стратегії підприємства, працювати на довгострокову динаміку розвитку.
На які цілі виділяється HR-бюджет
У деяких компаніях практикується різний підхід до HR-бюджетування. Останні дві статті можуть не включатися до HR-бюджету, а належати до загальнокорпоративних витрат у складі консолідованого бюджету компанії.
Грамотне планування HR-бюджету
Приступивши до планування HR-бюджету, необхідно насамперед проаналізувати результати роботи підрозділу за минулий рік та наявний потенціал персоналу. Далі потрібно визначити цілі та завдання, які ставляться перед компанією та HR-службою на наступний період, розставити їхпріоритетність. І вже виходячи з проведеного аналізу та поставлених завдань, розробити план роботи відділу та відповідно спланувати HR-бюджет на наступний період.
Оцінка поточного потенціалу персоналу
Щоб компанія розвивалася, важливо вдосконалювати її людські ресурси, тому на даному етапі потрібно оцінити, яких знань і умінь співробітникам ще не вистачає. Це можна зробити за допомогою розробки переліку необхідних навичок для кожної посади, тобто скласти карту компетенцій.
Співвідносячи карту компетенцій з реальними вміннями співробітників, можна зробити висновок про необхідні навчальні програми на найближчий період і внести їх до списку витрат HR-бюджету. Під час оцінки необхідно звернути увагу на продуктивність кожного працівника; подивитися на поточні показники його розвитку, визначити, чи він готовий взяти на себе більше відповідальності.
Прогнозування витрат коштів на персонал у HR-бюджеті
На етапі прогнозування витрат коштів на персонал, враховуючи стратегічні цілі організації, необхідно відповісти на питання:
- чи потрібне розширення штату та підбір нових співробітників для досягнення цілей компанії;
- які робочі місця залишаються вакантними;
- які корпоративні заходи плануються у наступному періоді;
- які програми навчання та в якому обсязі варто закласти до HR-бюджету;
- які бонусні та інші заходи доцільно провести у наступному звітному періоді.
При складанні плану навчання персоналу на наступний рік керівник HR-служби має визначити, яка саме стратегія виявиться максимально вигідною в тому чи іншому випадку. При цьому важливо враховувати співвідношення очікуваного результату та витрат. Так, якщо HR-бюджет не дозволяє вам наступного року провести повний тримісячний курс навчання співробітників, можна обмежитися тренінгами без відриву від виробництва.
Враховуйте, що найчастіше навчальні центри вимагають 50% передоплати, тому плануйте ці витрати в HR-бюджеті кварталу або півріччя, що передує навчанню.
При плануванні HR-бюджету складно точно спрогнозувати витрати на оплату праці, навіть якщо ресурсний план буде правильно складено. Завжди розраховуйте, що будуть незаплановані звільнення, набір штату, лікарняні працівники, які вплинуть на підсумкову суму. Проте невеликі розбіжності можна коригувати у межах квартальних та місячних бюджетів. Відхилення за річного планування HR-бюджету не повинні перевищувати 10%.
Розставляємо пріоритети при складанні HR-бюджету
Кожна компанія, виходячи зі специфіки свого бізнесу, стратегії розвитку та кадрової політики, має обирати оптимальний баланс та розставляти свої пріоритети у витрачанні коштів на персонал.
Однією з найспірніших, але часто неминучих статей витрат стає пункт "непередбачені витрати". Важливо розуміти, що це не паличка-виручалочка на випадок неправильного планування та виконання HR-бюджету, а справді витрати на форс-мажорні випадки, без яких не обходиться жодне підприємство. Розмір непередбачених витрат, що закладаються, не повинен перевищувати 3% від усього HR-бюджету.
Аналіз витрат минулого року
Передбачити різні витрати на майбутнє допомагає аналіз витрат попереднього періоду. Він покаже і можливі форс-мажори, і позапланові витрати, і планові забуті. А також цей етап дозволить продуктивніше розставити пріоритети витрат на персонал.
Правильне обґрунтування статей HR-бюджету
Щоб HR-бюджет не піддався секвестування у процесі узгодження і затвердження, необхідно економічно обгрунтувати все закладені у нього суми витрат. Витрати на кожній статті повинні мати аргументацію: документальне підтвердження та плани розрахунків.
Для захисту бюджету HR-підрозділу необхідно показати:
- важливість статті витрат як такої;
- необхідність пропонованого обсягу витрат за кожною статтею;
- ефективність запланованих вкладень.
На етапі узгодження та затвердження потрібно мати всі матеріали та попередні розрахунки, які були використані під час планування HR-бюджету. Це можуть бути і план навчання, і статистичні дані минулих періодів, і ресурсний план на наступний рік, і аналіз роботи конкурентів, і ціни компаній-провайдерів, і прогнози щодо підвищення цін на послуги.
Читайте також статті на тему: