Як усе встигати на роботі ефективне управління часом на роботі
Хоч і дуже хочеться, але все встигнути неможливо. Та й не варто прагнути. Важливо розуміти, що з того, що ви робите, веде вас до ваших цілей (особистих чи корпоративних). Маючи 8 годин на день і виконуючи свої завдання ви, так чи інакше, працюєте на досягнення цілей компанії. Все, що ви робите так чи інакше, рухає вашу компанію або гальмує рух, якщо не робите. І при цьому, працюючи та отримуючи за це гроші, звичайно, ви хочете реалізувати свої особисті цілі. Тому ви постійно і зайняті чимось.
Але час, як і будь-який інший ресурс, обмежений. Ви не можете додати за добу ще кілька годин, щоб встигнути доробити справи, так само і не зможете повернути час назад. І тому давайте спочатку розберемося із причинами, через які ви не встигаєте виконати заплановане у строк.
Перша причина досить поширена - керівник ставить завдань більше, ніж існує часу на їх виконання.
Що робити? Обговорити! Завжди говоріть про свої завдання з керівником. Він для того і керівник, щоб керувати процесом, а не заважати йому! Якщо керівник побачить, що вам потрібно більше часу на завдання, він повинен щось із цим зробити. Іншими словами, тепер це його турбота, як зробити так, щоб ви встигли все зробити.
Але якщо керівник розуміє ситуацію і нічого зробити з нею не може (розводить руками, або не хоче розуміти), то можу сказати, що вам не пощастило з керівником. Але з іншого боку, а керівникові з вами пощастило?
Якщо ви не можете впоратися із завданнями, тому що витрачаєте час на перекури, каву/чай, неробочі дзвінки та інші відволікання, то це друга причина, чому ви не встигаєте.
Івам насамперед потрібно працювати над собою та вчитися правильно розпоряджатися часом. Що означає правильно розпоряджатися часом? Це вміння, навчившись якому гармонійно розподіляєте час протягом свого дня, враховуючи всі фактори впливу.
У цій статті я можу дати лише деякі рекомендації, дотримуючись яких ви зможете структурувати свій робочий день та встигати більше.
Правило №2: навчіться розставляти пріоритети. Це дуже важливий критерій для визначення важливості завдання на даний момент. І треба розуміти, що якщо певне завдання не важливе зараз, то через деякий час воно може перетворитися на важливе.
Визначення пріоритетів – це оптимальне розміщення завдань у часі.
Правило №3: плануйте форс-мажори. Вони були, є та будуть! Про це не можна забувати! І, якщо ви не плануватимете їх, ви постійно будете до них не готові, і вони будуть заставати вас зненацька. Фахівці рекомендують відводити 20-25% часу на форс-мажори. Тобто. 1,5-2 години робочого часу у вас у плані не має бути зайняте нічим. Якщо форс-мажорів не трапилося, повірте, ви завжди знайдете чим зайнятися. Але не варто свідомо ставити в роль програв і планувати день без урахування форс-мажорів.
Врахуйте хоча б одне з цих правил, і ваш день стане ефективнішим!