Як вибрати хорошого бухгалтера, Як відрізнити хорошого бухгалтера від поганого, Якщо у бухгалтера
Бухгалтер - друга людина в компанії: він знає, звідки у вас гроші, з якими компаніями працюєте і на що будуєте дачу. Поганий бухгалтер може підставити під штрафи та слідство. А відрізнити поганого бухгалтера від хорошого майже неможливо, якщо не знати бухоблік. Ось вам діалог:
— Олено, як врахуємо витрати на купівлю сканера?
— Витрати відобразимо за 04 рахунком та шостою амортизаційною групою згідно із законом 402-ФЗ.
Якщо побачили помилки у відповіді, ви молодець. Не витрачайте час на статтю: ви знаєтеся на бухобліку і самі відрізните хорошого бухгалтера від поганого. Тим, хто не помітив помилки, доведеться складніше, тож давайте розбиратися.
Знає ринок
Один і той же бухгалтер може впоратися зі студією дизайну та завалити бухоблік фруктової крамниці.
Андрій відкрив магазин одягу. Він ніколи не звітував перед податковою, і все, що знав про бухгалтерів — вони постійно просять документи та заповнюють таблиці.
Щоб не потрапити в халепу, він попросив знайомих допомогти порадою. Знайомі порадили Світлану. Андрій вирішив, раз у знайомих із бухобліком все гаразд, у нього теж буде. Це не так.
Світлана не знала, як проводити повернення товарів, що записати у витрати та як враховувати оплату готівкою у податках. Податки розрахувала з помилками і звіт здала пізніше за термін. Андрію довелося сплатити штраф 100 000 рублів.
Що робити. Щоб зменшити ризик помилок, беріть бухгалтера з досвідом роботи у схожих компаніях. Так він знатиме особливості бухобліку і менше помилятиметься. У розмові з бухгалтером запитайте:
На якому ринку. Є ринки, де бухоблік складніше, ніж на інших. Чиновники частіше змінюють правила обліку, а податкова стежить за компаніями уважніше. Якщо ваша компанія з ринкуфінансів, будівництва та виробництва, беріть бухгалтера зі свого ринку.
З яким типом бізнесу. Якщо у вас франшиза, лізингове обладнання або ви працюєте за агентським договором, потрібен бухгалтер з аналогічним досвідом.
Відповідає за штрафи
Ігор має дизайн-студію. Він хотів найняти ще одного дизайнера, але грошей не вистачало, і вирішив заощадити на бухгалтері. Бухгалтер Маша сказала, що дасть знижку, якщо вони уклали договір без пункту про відповідальність. Маша пообіцяла працювати уважно.
За місяць прийшов штраф на 23 000 рублів. Виявилося, що компанія затримала податкову декларацію на день, не доплатила податків і не поставила співробітника на облік до Пенсійного фонду та соцстраху.
Штраф виплатив Ігор, бо за договором Маша не відповідала за бухгалтерські помилки.
Що робити. Щоб не платити за помилки бухгалтера, пропишіть у договорі пункт про відповідальність за штрафи: якщо компанія отримає штраф із вини бухгалтера, бухгалтер сам його виплатить.
Як скласти такий договір зі штатним бухгалтером – тема окремого матеріалу. Пункт у договорі для бухгалтера на аутсорсі буде таким:
Бухгалтер відповідає за правильне відображення фінансово-господарських операцій в обліку та строки здачі бухгалтерської звітності. Якщо клієнт отримує штраф чи пені за помилки в обліку чи порушення термінів бухгалтерської звітності, їх виплачує бухгалтер.
Щоб домовитися про відповідальність без скандалів, зробіть ось що:
Обговоріть договір перед тим, як підписати. Якщо бухгалтер підпише договір не дивлячись, а потім прийде штраф, вийде скандал. Бухгалтер відчує себе ошуканим. Навіть якщо заплатить штраф, спосіб помститися він знайде. Переконайтеся, що бухгалтер знає, що йде.
Врахуйте реакцію. Договір звідповідальністю підписують досвідчені бухгалтери. Коли бухгалтер готовий компенсувати збитки, він упевнений у своїй роботі. І ще він знає, що якщо податківці висунуть необґрунтовані претензії, він кваліфіковано їх розрулить. Бухгалтер упевнений, що нічого компенсувати не доведеться.
Дотримуйтесь домовленостей. Коли домовитеся з бухгалтером, за що відповідаєте самі, дотримуйтесь домовленостей. Інакше бухгалтер отримає право не сплачувати штраф. Якщо передавати первинні документи ви повинні, а ви передали не всі, штраф — на вашій совісті.
Працює у хмарній 1С
Бухгалтери працюють у програмі 1С. Вони вносять у програму відомості з виписок, накладних, відомостей зі складу — все, що знадобиться для обліку грошей та звітів перед держорганами. Якщо 1С з усіма даними стоїть на конкретному бухгалтерському комп'ютері, це небезпечно: комп'ютер зламається, а підприємець залишиться без звіту наодинці з податковою.
Женя має манікюрний салон. Вона працює з бухгалтером Ірою, що приходить, і думає, що все гаразд. Але під час квартального звіту виникли проблеми.
З'ясувалося, що Іра втратила первинні документи, жорсткий диск на комп'ютері зламався, тому звітів немає і нема з чого їх скласти. Ще вона ввечері відлітає до Греції, тож допомогти не може.
Женя заплатила 80 000 рублів, щоб інший бухгалтер все відновив і дав звіт. В цей час вона майже не займалася салоном. Щоб укластися вчасно, довелося самій вибивати з партнерів акти, накладні, сканувати книгу касира. Виручка за місяць знизилася вдвічі.
Що робити. Щоб не ризикувати документами, вибирайте бухгалтера із хмарної 1С. Хмарна 1С - це така сама 1С, тільки відомості зберігаються не на комп'ютері, а на сервері. Якщо комп'ютер зламається, інформація не загубиться:щоб відновити документи, знайдете інший комп'ютер і зайдете з нього 1С.
Приймає скани документів
Іноді бухгалтери приймають лише паперові документи, тому доводиться шукати час, щоб зустрітися з бухгалтером та передати їх. Це ризик: у директора буде забитий графік, він відкладе зустріч із бухгалтером, бухгалтер запізниться зі звітом і податкова надішле штраф.
Згадаймо Андрія, у нього магазин одягу. Андрій почав працювати з бухгалтером на аутсорсі, і той попросив передавати документи двічі на місяць. Андрій вирішив, що кілька годин на місяць — це не проблема.
Перший місяць все йшло добре, потім почались проблеми. У день зустрічі з бухгалтером постачальник відмовився привозити товар, касира спіймали на крадіжці, покупець послизнувся на ґанку магазину. Андрій не зустрівся з бухгалтером до кінця місяця, а потім настав термін підготовки звітів. За терміновість бухгалтер попросив доплатити половину місячної сплати.
Що робити. Щоб не залежати від свого графіка, вибирайте бухгалтера, який приймає скани та фотографії. Це може виглядати так:
З досвідченим бухгалтером вам не доведеться платити штраф і розбиратися з податковою, але це не означає, що можна буде забути про облік та займатися лише цікавими справами. Рідкісний бухгалтер сам придумає, як скоротити податки і зменшити витрати. Тож у фінансах все одно доведеться розібратися, але про це іншим разом.
Що треба знати
З якими компаніями працював бухгалтер
Як бухгалтер приймає документи
Використовує бухгалтер хмарну 1С чи ні
Що треба зробити
Прописати у договорі відповідальність бухгалтера за штрафи
Обговорити штраф із бухгалтером та переконатися, що він згоден їх платити
закону № 402-ФЗ описуєвідповідальність підприємця за бухоблік