Як відобразити витрати на проведення заходу у бухгалтерському та податковому обліку організації
Витрати на проведення заходу частково компенсуються постачальником.
Захід проводився на вимогу постачальника автомобілів на підставі повідомлення, в якому постачальник вказав провести презентацію в межах максимальної суми витрат, а також зобов'язався компенсувати витрати в певній сумі (не цілком) на підставі кошторису.
В організації є кошторис витрат, договори та акти з постачальниками (концертною організацією, провідним, фірмою, яка готувала та сервірувала закуски), авансові звіти підзвітних осіб про закупівлю напоїв та посуду.
З цього питання ми дотримуємося наступної позиции:
Усі витрати на фуршет, включаючи купівлю спиртних напоїв, можна однозначно визнати представницькими витратами для цілей оподаткування за умови правильного документального оформлення.
Бухгалтерський облік витрат, що виробляються за рахунок власних коштів організації, провадиться у звичайному порядку з використанням рахунку 44 "Витрати на продаж".
Обґрунтування позиції:
- це завжди інформація;
- спосіб та засоби поширення не мають значення;
У даному випадку відсутні дві ознаки:
2) невизначене коло осіб, оскільки коло осіб було визначено заздалегідь шляхом надсилання запрошень.
Розгляд зазначених витрат як представницьких є обгрунтованим.
На підставі п. 2 ст. 264 ПК України до представницьких витрат відносяться витрати на:
- проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) для зазначених осіб, а також офіційних осіб організації-платника податків,що у переговорах;
- транспортне забезпечення доставки цих осіб до місця проведення представницького заходу та (або) засідання керівного органу та назад;
- буфетне обслуговування під час переговорів;
- оплату послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків щодо забезпечення переказу під час проведення представницьких заходів.
Представницькі витрати протягом звітного (податкового) періоду включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищує 4% від витрат платника податків на оплату праці за цей звітний (податковий) період (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Зазначимо, що взагалі класифікація робіт, послуг може бути утруднена, оскільки багато хто з них має прикордонний характер. Якщо витрати не вписуються до складу представницьких, то часто можуть бути визнані іншими витратами, пов'язаними з виробництвом і реалізацією, перелік яких відкритий (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) за умови виконання вимог ст. 252 НК РФ. Відповідно до п. 4 ст. 252 НК РФ, якщо деякі витрати з рівними підставами можуть бути віднесені одночасно до кількох груп витрат, платник податків має право самостійно визначити, до якої саме групи він віднесе такі витрати.
Складніше визнати як представницькі витрати витрати на музичний супровід та концертну програму, оскільки вони дуже схожі на витрати на організацію розваг та відпочинку, які заборонені до визнання положеннями п. 2 ст. 264 НК РФ.
Судова практика має суперечливий характер.
У цілому нині, можна дійти невтішного висновку, що різні види витрат можна з різним ступенем обгрунтованості віднести до представницьким.
Усі витрати на фуршет, включаючи купівлю спиртних напоїв, можна однозначно визнатипредставницькими витратами.
Проте облік компенсації залежить від формулювання повідомлення постачальника та інших документів. З одного боку, можна сказати, що в даному випадку Ваша організація діяла в інтересах постачальника за його дорученням (вираженим у повідомленні) шляхом витрачання виділеної постачальником суми на просування реалізації автомобілів. Тоді бухгалтерський та податковий облік у межах суми компенсації слід вести за моделлю посередницького договору, тобто. враховувати суму компенсації та представницькі витрати на цю суму як кошти постачальника, які не належать Вашій організації (у бухобліку на рахунку 76 "Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами").
Зважаючи на відсутність у нас правових документів, що охоплюють взаємовідносини Вашої організації з постачальником, ми не можемо зробити остаточний висновок, який варіант обліку слід застосовувати в даному випадку.
Надалі у своїх міркуваннях ми виходитимемо з економічного сенсу, вважаючи, що представницькі витрати на суму компенсації виникали безпосередньо у постачальника, а організація виконувала у цій частині функції посередника. Проте вважаємо своїм обов'язком попередити про можливі податкові ризики, якщо в результаті невдалих формулювань у повідомленні та інших документах податковий орган визнає суму отриманої компенсації позареалізаційним доходом з метою оподаткування. Додатковим аргументом проти включення сум отриманої компенсації до складу доходів може бути те, що при отриманні компенсації понесених раніше витрат на розваги від постачальника (не визнаних при оподаткуванні) організація не отримує економічної вигоди Нагадаємо, згідно зі ст. 41 ПК України доходом визнається економічна вигода у грошовій або натуральній формі, що враховується ву разі можливості її оцінки та в тій мірі, в якій таку вигоду можна оцінити, та визначається, зокрема, відповідно до глави 25 ПК України "Податок на прибуток організацій".
Зрозуміло, визнання витрат як представницьких можливе, тільки якщо з документів прямо простежуватиметься зв'язок із проведенням переговорів з потенційними клієнтами з приводу можливої реалізації автомобілів. Також витрати мають бути підтверджені первинними документами.
- наказ (розпорядження) керівника організації про здійснення видатків на зазначені цілі;
- Кошторис представницьких витрат;
- первинні документи, зокрема у разі використання придбаних за будь-яких товарів для представницьких цілей, оплати послуг сторонніх организаций;
- звіт про представницькі витрати щодо проведених представницьких заходів, у якому відображаються мета представницьких заходів, результати їх проведення, інші необхідні дані про проведений захід, а також сума витрат на представницькі цілі.
Небагато про ПДВ.
Об'єктом оподаткування ПДВ згідно з п. 1 ст. 146 НК РФ, зокрема, визнаються:
- операції з реалізації товарів (робіт, послуг), причому передача права власності на товари, результатів виконаних робіт, надання послуг на безоплатній основі також визнається реалізацією товарів (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ);
- передача на території України товарів (виконання робіт, надання послуг) для власних потреб, витрати на які не приймаються до відрахування (у тому числі через амортизаційні відрахування) при обчисленні податку на прибуток організацій (пп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ) ).
Якщо, як зазначено вище, податковий орган визнає отриману компенсацію від постачальникапозареалізаційним доходом організації, то, на наш погляд, ці кошти не повинні оподатковуватись ПДВ. Справа в тому, що це не реалізація товарів, робіт, послуг у сенсі ст. 146 ПК України та у переліку сум, пов'язаних з розрахунками з оплати товарів (робіт, послуг), у ст. 162 ПК України такі компенсації також не згадані.
Можна зробити висновок, що нараховувати ПДВ у цьому випадку не потрібно.
Рекомендуємо звернутися до податкового органу з офіційним запитом щодо роз'яснення цього моменту.
- Витрати за звичайними видами діяльності;
У бухгалтерському обліку представницькі витрати визнаються витратами за звичайними видами діяльності (п.п. 5, 7 ПБО 10/99). Жодних обмежень за видами та розмірами представницьких витрат у бухгалтерському обліку немає.
Відповідно до п. 16 ПБО 10/99 витрати визнаються у бухгалтерському обліку при виконанні наступних умов:
- Витрата проводиться відповідно до конкретного договору, вимогою законодавчих і нормативних актів, звичаями ділового обороту;
- Сума витрати може бути визначена;
- Існує впевненість у тому, що в результаті конкретної операції відбудеться зменшення економічних вигод організації.
У разі, якщо вироблені витрати не можуть бути визнані представницькими витратами, або у разі відсутності виправдувальних документів, витрати належать до бухгалтерського обліку до інших витрат і відображаються за дебетом рахунку 91 "Інші доходи та витрати".
Якщо ж буде ухвалено рішення враховувати отриману компенсацію як позареалізаційний дохід організації, то замість рахунку 76 слід застосувати рахунки обліку витрат. І тут всі витрати, визнані представницькими, ставляться до дебету рахунки 44 (Дебет 44, Кредит 60). Отримана ж сума компенсації відбивається проводкою "Дебет 51"Розрахунковий рахунок", Кредит 91.1 "Інші доходи" (або двома проводками Дебет 51, Кредит 76 і Дебет 76, Кредит 91.1)".
До уваги:
Ми не розглядали питання обкладення розглянутих витрат ПДФО та внесками до позабюджетних фондів, оскільки, зважаючи на явну відсутність персоніфікації видатків, нарахування ПДФО та внесків не може мати місця.
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Контроль якості відповіді:
Рецензент служби правового консалтингу ГАРАНТ