Як відшкодувати витрати співробітнику
Питання-відповідь на тему
Прошу дати відповідь експерта- співробітник (підзвітна особа) купував 11 місяців тому інвертор 6000 руб-товарний чек приніс тільки зараз - як оприбуткувати на 10 рахунок? - чи можливо включити такий старий чек до авансового звіту, чи через заяву про відшкодування витрат, чи через акт закупівлі у фізособи провести?
У цій ситуації доцільніше відшкодувати працівникові витрати на його заяву. У бухобліку відобразите проводкою Дебет 10 Кредит 73 субрахунок «Розрахунки з персоналом з інших операцій», Дебет 73 субрахунок «Розрахунки з персоналом з інших операцій» Кредит 50 (51). Під час укладання акта закупівлі у співробітника виникає дохід, оподатковуваний ПДФО.
Працівник купив матеріали власним коштом і йому потрібно компенсувати витрати
Спосіб № 1 Співробітник отримує відшкодування витрат на підставі наказу керівника
Ніхто не забороняє фірмі відшкодовувати працівникові його витрати. Проте слід розуміти, що, розплачуючись за купівлю власними коштами, працівник діє від імені, а чи не від імені фірми (п. 1 ст. 183 ДК РФ). І ви можете відшкодувати витрати співробітнику тільки в тому випадку, якщо їх схвалить керівник (п. 2 ст. 183 ЦК України). Якщо ж директор вважатиме за недоцільне компенсувати витрати працівника, то виплачувати гроші немає підстав.
Відповідно спочатку співробітнику потрібно написати заяву на відшкодування витрат і додати до нього всі документи, що підтверджують оплату: касові та товарні чеки, платіжки.* У документах мають бути зазначені найменування та вартість придбаних цінностей. І якщо «первинка» продавцем оформлена на фірму, тоді у співробітника немає об'єкта оподаткування з ПДФО. А у вас не буде проблем зі списанням витрат. І одразу після виплати компенсації ви зможете віднести її на матеріальні витратипри «спрощенці» (підп. 1 п. 2 ст. 346.17 та підп. 5 п. 1 ст. 346.16НК РФ). З цим згодні і фахівці (див. урізання нижче).