Як визначити необхідність у змінах системи бюджетування компанії

Статті на тему

Якщо ви не задоволені чинною системою бюджетування в компанії, наші рекомендації допоможуть вам оцінити, чи потрібно вносити до неї зміни і які. Вони підкажуть, у яких випадках потрібні зміни та як їх ініціювати.

Використовуйте покрокові посібники:

Система бюджетування допомагає ефективно керувати підприємством, тільки якщо вона розвивається та змінюється разом з ним, відповідає поточним вимогам та умовам бізнесу.

Читайте також:

Коли потрібні зміни у системі бюджетування

Змінювати систему бюджетування потрібно, якщо:

власники чи керівництво компанії планують зміни у бізнесі;
менеджмент має намір удосконалити систему бюджетування та інші підсистеми управління;
компанія готується до автоматизації управлінських процесів.

Зміни у бізнесі компанії. На систему бюджетування впливають зміни у бізнесі за такими напрямками:

масштаб діяльності;
напрямки діяльності;
організаційна структура;
склад керівництва та власників;
бізнес процеси;
номенклатура продукції, що випускається;
виробничі та технологічні процеси;
облікова політика (див. також приклад облікової політики організації на 2018 рік).

Якщо компанія розширює чи звужує діяльність, планує структурні перетворення, додає нові напрями бізнесу чи цурається частини наявних, тозмінюється її організаційна і фінансова структура .

Коли підприємство переглядає виробничі, технологічні чи організаційні процеси, це може вплинути на склад бюджетів та бюджетних статей,методи розрахунку планових показників.

Якщо підприємство змінює підхід до ціноутворення або розрахунку фінансових результатів за напрямами, видами діяльності, це вплине на набір показників бюджетів і порядок їх обчислення.

Зміна складу керівництва та власників впливає на стиль управління, рівень централізації та підхід до планування. Це відіб'ється на структурі бюджетів, методиці розрахунку показників. Може змінитися процедура формування планів.

Розвиток системи бюджетування. Система бюджетування може розвиватися та вдосконалюватися. Що довше підприємство формує бюджети, то більше накопичує статистику, співробітники напрацьовують досвід. Відповідальні за підготовку бюджетів отримують відгуки від учасників процесу, включаючи пропозиції щодо покращення. Усе це стає джерелом інформації розробки змін.

Удосконалити систему бюджетування можна, наприклад, так:

Якщо підприємство запроваджує такі зміни, доведеться створити чи переглянути правила бюджетування, вирішити, як його організувати.

Автоматизація управлінських процесів. Припустимо, підприємство збирається автоматизувати бюджетування, впровадити або вдосконалити систему автоматизації управлінського обліку, управління проектами. Внаслідок цього зміниться інформаційна база для розрахунку планових показників, ступінь деталізації, варіанти угруповання даних. Потрібно переглянути процедуру планування та коригування бюджетів.

Завантажте 3 популярні регламенти, які стануть у нагоді в роботі

Як ініціювати зміни у системі бюджетування

Коли компанія починає застосовувати бюджетування, у перші два роки часто виникає потреба змінити цю систему. Співробітники виявляють спірні моменти та«білі плями», які менеджери прагнуть закрити коригуваннями в регламентах та методиках.

Щоб уникнути «водоспадного» способу керування змінами, коли одне накладається на інше, упорядкуйте процес. Розділіть зміни на критично важливі та інші. Критично важливі зміни – ті, без яких система бюджетування неспроможна функціонувати. Припустимо, забули запровадити бюджетний контроль перед оплатою рахунків. Якщо виявили суттєві недоробки, коригуйте систему бюджетування оперативно, вносячи позачергові виправлення та доповнення до регламентів. Інші зміни фіксуйте у міру виявлення проблем, апробуйте, накопичуйте, а потім закріплюйте у внутрішніх документах.

Якщо компанія використовує бюджетування більше двох років та вже напрацювала досвід, введіть процедуру щорічного аудиту чинної системи. У рамках такого аудиту слід аналізувати:

накопичені пропозиції щодо змін;
прецеденти збоїв та помилок, які вимагають скоригувати систему;
ефективність бюджетування за обраними у компанії критеріями;
відповідність системи бюджетування іншим підсистемам управління та цілям бізнесу;
можливості розвитку системи відповідно до передових методів для досягнення стратегічних цілей компанії.

Проводьте аудит перед початком нового циклу планування, оцінюючи підсумки минулого року. За результатами перевірки визначайте, які зміни потрібні.

Закріпіть убюджетному регламентіправило: перед початком бюджетного циклу у наказі про терміни подання бюджетів на майбутній період керівник зазначає, які бюджетні форми, нормативи, ліміти та інші контрольні показники актуалізувати.

Окрім щорічногоперегляду системи бюджетування можуть знадобитися позачергові коригування – якщо зміниться бізнес. Ініціювати виправлення може будь-який учасник бюджетного процесу – обґрунтувати потребу та сформулювати, що виправити.

Визначте, хто у компанії та на підставі чого вирішує, чи доцільно доопрацьовувати систему бюджетування. Зазвичай такі рішення ухвалює бюджетний комітет. Можливі критерії:

відповідність поточним умовам бізнесу;
вплив змін на досягнення поставлених бізнес-цілей;
керованість процесу бюджетування;
точність та прозорість даних у бюджетах та звітах;
швидкість формування бюджетів;
трудовитрати виконання процедур.

Додатковим критерієм може бути вартість трудовитрат, наприклад, премія проектної команди, що займається впровадженням змін.

Формула. Розрахунок місячної премії учасника проектної команди