Як закрити відпускний резерв та що робити з його залишками (пам’ятка для бухгалтера)
Від чого вбереже:Ви не припуститеся помилок, нараховуючи працівнику відпускні в бухгалтерському обліку.
Якщо ваша компанія на спрощенці
Спрощенці, як правило, належать до малих підприємств. Тому відпускний резерв вони можуть створювати.
Як формувати резерв з оплати відпусток у бухобліку
Величина зобов'язання на оплату відпусток у бухгалтерському обліку на кінець року має покривати ту суму заборгованості, яка виникла б, якби довелося відразу виплачувати всім працівникам відпускні. Ця заборгованість є сумою зароблених співробітниками відпускних, а також внесків, які з них потрібно сплатити.
Конкретний порядок розрахунку ви закріпили у вашій обліковій політиці з метою бухобліку на 2012 рік (п. 7 ПБО 1/2008). Ось його й використовуйте. Зазначимо, що вести розрахунок раціональніше не по кожному співробітнику, а по групі працівників або навіть по всій компанії. Тут не важливо, що сума буде приблизною.
Важлива деталь
Створювати резерв потрібно навіть під додаткові відпустки, які належать вашим співробітникам.
Крім того, є ще одне важливе правило. Зарезервувати кошти ви можете лише під відпускні, право на які ваш співробітник заробив. Відпускні, видані авансом, відображайте по дебету рахунків обліку витрат, тобто у звичайному порядку.
Приклад 1. Облік відпускних, якщо частина відпустки надана авансом
Припустимо, що загальна сума відпускних, яка належить співробітниці, склала 40 000 руб.
Компанія створює в бухобліку оціночне зобов'язання під майбутні виплати відпусток.
Бухгалтер зробив такі записи:
ДЕБЕТ 96 субрахунок «Оціночне зобов'язання з оплати відпусток» КРЕДИТ 70- 20 000 руб. (40 000 руб.: 2) - нараховані відпускні Антонової за рахунок сформованого резерву (за ті дні відпустки, право на які вона заробила);
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70- 20 000 руб. — нараховано відпускні Антоновій за ті дні, права на які співробітниця не заробила.
Що робити, якщо сума зобов'язання ще до кінця року виявиться меншою від витрат на оплату відпусток
Як ми вже казали, порахувати суму відпускних зобов'язань можна лише приблизно. Тому на практиці ймовірна ситуація, що на оплату відпусток уже до кінця року ви витратите більше, ніж запланували. У такому разі достатньо включити різницю до складу поточних витрат. Тобто зробити проводку на суму різниці:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70- нараховані відпускні, якщо фактичні витрати на оплату відпусток перевищили величину резерву.
Приклад 2. Сума зобов'язання виявилася меншою за фактичні витрати на оплату відпусток
Припустимо, сума відпускних становила 56 000 крб. Компанія створює в бухобліку оціночне зобов'язання під майбутні виплати відпусток.
Однак на момент нарахування відпускних суму резерву вже було повністю вичерпано. Тому бухгалтер компанії зробив такий запис:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
Як скоригувати резерв на кінець року, якщо його розмір відрізняється від суми передбачуваних відпускних
Тепер інша ситуація: оціночне зобов'язання за підсумками 2012 року ви використали не повністю. Тут треба діяти в такий спосіб.
Візьміть суму передбачуваних виплат за тими відпустками, які належать співробітникам на кінець року. Далі порівняйте результат із сумою зобов'язання, що залишилося, під майбутні відпускні виплати.
Якщо залишок оцінногозобов'язання виявиться більше, всю суму належних відпускних, у тому числі й різницю, ви маєте право врахувати при формуванні резерву в 2013 році. Тоді включати цю різницю до інших доходів не потрібно. Це визначає другий абзац пункту 22 ПБО 8/2010.
Якщо ж відпускні, що покладаються на кінець року, більше залишку резерву, просто зробіть запис на різницю:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 96 субрахунок «Оціночне зобов'язання на оплату відпусток»— донараховано резерв на оплату відпусток на суму різниці між величиною «відпускних» зобов'язань компанії на кінець року та сумою резерву, не використаного у 2012 році.