Як заощадити на персоналі

Витрати персонал у деяких компаніях досягають більше половини всіх витрат. І з кожним роком ця сума лише зростає. Журнал "Секрет фірми" пропонує кілька безболісних способів оптимізації витрат на співробітників.

Витрати персонал вже неможливо вважати витратами організації. Сьогодні навіть студенти знають, що кадри – це ресурс стратегічний. Натомість вартість «володіння» працівником — величина аж ніяк не символічна, щоб не звертати на неї уваги.

У компаніях, де основний прибуток приносять саме люди (рекрутингові агенції та консалтингові фірми, ІТ-компанії), витрати на персонал становлять до 60% всіх витрат. У нафтових корпорацій, виробничих компаній залежність від персоналу не така велика: вони більше інвестують в обладнання, ніж у людей. Але витрати на персонал зростають незалежно від сфери діяльності компанії, і роботодавці намагаються запровадити їх у розумні межі. «Велика економія на витратах складається з дрібниць. Є статті витрат, які компанія не може урізати, а є витрати, які організація просто зобов'язана переглянути», — вважає менеджер з підбору та розвитку персоналу компанії HiltiКатерина Дубровіна.

Загальні витрати на персонал можна поділити на два типи: прямі та непрямі. Найбільш очевидний спосіб зменшити витрати – скоротити чисельність працівників. Однак при цьому не вирішується головне завдання — підвищення ефективності роботи компанії, тому більшість організацій намагаються не використовувати цей засіб без особливої потреби та скорочують витрати іншими способами.

"Секрет фірми" виділив чотири стратегічні підходи до мінімізації витрат на персонал. Вони практично не вимагаютьсерйозних інвестицій, як, наприклад, впровадження ІТ-систем (яке, поза сумнівом, теж знижує витрати на персонал). По-перше,інфраструктурнийпідхід: скорочення непрямих витрат за активної участі адміністративно-комерційних служб. По-друге,організаційний:удосконалення оргструктури та системи посадових обов'язків. Третя стратегія,компенсаційна,передбачає зміну політики компенсацій та пільг відповідно до завдань компанії. Нарешті, в останню групу ми об'єдналиякісніметоди, пов'язані з політикою компанії в галузі найму персоналу. Частина цих методів дає негайний результат, інші розраховані на довгострокову перспективу, але їх ефективність багато компаній перевірили на собі.

Міцна господарністьПідхід:інфраструктурнийЗавдання: скорочення господарських витратЕкономія: до 30%

Компанія Hilti розумно ставиться до своїх господарських витрат. Наприклад, нещодавно вона влаштувала тендер серед фірм, які продають авіаквитки, бо колишній партнер завищував ціни. Тепер витрати на відрядження будуть нижчими. Але при цьому компанія закупила новий парк автомобілів, причому з кондиціонерами про це давно просили співробітники. Визначити, де можна заощадити, — своєрідне мистецтво. Зміст робочих місць може становити до 40% всіх витрат за персонал, отже керівники мають великий простір оптимізації. Інфраструктурний підхід до скорочення витрат якраз і передбачає контроль над усіма цими витратами.

Багато компаній йдуть найпростішим шляхом і купують найдешевші (а то й вживані) меблі та комп'ютери. Але насправді методи оптимізації не завжди очевидні, тому що вигода може виявитися лише у довгостроковійперспективи. Такі, наприклад, методи інноваційної економії, які застосовують найбільш далекоглядні компанії.

В одній фірмі вирішили купити рідкокристалічні монітори, які дорожчі за звичайні. Генеральний директор спочатку порахував цю витрату «розкішшю». Але у перерахунку на вартість володіння нові монітори виявилися вигіднішими. Вони споживають менше електрики, а крім того, займають трохи місця і не такі шкідливі для очей.

Ще один метод, ефективність якого можна відчути відразу, -відмова від зайвого сервісу.Наприклад, міжміські розмови та інтернет-трафік, доступ до яких легко обмежити. «Останнім часом у нас сильно збільшилися витрати на інтернет, — розповідає комерційний директор великої компанії. — Проаналізувавши трафік, ми зрозуміли, що його левова частка йде на скачування mp3-файлів і перекрили доступ до них. Тепер вкладаємось до бюджету».

Навіть насущний на перший погляд сервіс може виявитися не таким необхідним. «Нещодавно ми переглянули ліміти витрат на мобільний зв'язок. За рік компанія виросла, завдання співробітників змінилися, і багатьом для роботи мобільний зв'язок тепер не потрібний», - каже Катерина Дубровіна.

Мабуть, найскладніше — навчити співробітників свідомо економити на дрібницях. Деякі компанії, наприклад, закликають економити офісний папір. На інтернет-форумах можна зустріти скарги на «жлобство» роботодавців, які змушують співробітників користуватися «обертками», тобто використаним з одного боку папером. Напевно, в таких діях є раціональне зерно і цілком реально налаштувати корпоративну культуру на режим розумної економії. Особливо якщо керівники подаватимуть особистий приклад. Наприклад, засновник IKEAІнгвар Кампрадзавжди купує самідешеві квитки на літак і того ж вимагає від підлеглих: корпоративний кодекс компанії рекомендує топ-менеджерам переміщатися повітрям в економічному класі.

Довершена структура

Підхід:організаційний
Завдання: оптимізація організаційної структури
Економія: 40%

Зайві люди та дублювання функцій – ще одне джерело непродуктивних витрат на персонал. Проте, на відміну господарських витрат, організаційний підхід до скорочення витрат потребує значних зусиль. «У кожного співробітника є надлишок функцій та резерв вільного часу. Звичайно, люди з цим не згодні, і переконати їх можна тільки мовою цифр», — вважає директор з персоналу інвестиційно-будівельної компанії «Пересвіт-інвест»Валерій Чемеков.

Щоб вирішити проблему, компанії використовують, наприклад,метод оцінки посад.Процес складається з кількох етапів. Спочатку потрібно проаналізувати всі види діяльності та під час спільного обговорення з керівниками підрозділів оцінити, наскільки вони необхідні та корисні. Наступний крок — скасувати ті види діяльності, які не створюють додану вартість чи цінність яких є незрівнянно малою в порівнянні з витратами на них. Всі ці технології дозволяють впливати на вартість управління персоналом: чим правильніше оцінені посади та розподілені обов'язки, тим точніше витрачається фонд оплати праці.

Ще один спосіб оптимізації витрат -виведення персоналу за штат.За даними аналітичної служби компанії Market Lab, український ринок аутстаффінгу за останні три роки зріс у чотири рази. Відсоткове співвідношення посад працівників, які виводяться за штат, виглядає так: 46% - адміністративний персонал, 24%— фінансові позиції середньої ланки, 14% — ІТ-фахівці, 10% — топ-менеджмент, 6% — робочі спеціальності. HR директор представництва корпорації Mirantis Inc.Марина Симоновавважає, що ця процедура заощаджує час адміністративного персоналу. Втім, відчутну користь можна побачити при виведенні за штат не менше 50% співробітників.

Структура витрат за персонал

Прямі витрати на персонал:

Непрямі витрати підприємства, пов'язані з персоналом:

Пакетне налаштування

Підхід:компенсаційний
Завдання: зміна системи оплати праці
Економія: 20-30%

Заощадити на людях, не урізаючи прямо їх зарплати, — завдання складне, але здійсненне. Компенсаційний підхід до зниження витрат дозволяє це.

Більшість компаній, наприклад, вдається до спеціальнихзарплатних схем,які знижують податковий тиск на фонд оплати праці. Інший варіант — змінити систему оплати праці таким чином, щоб залежність доходів працівників від результатів роботи стала максимальною. Перший крок на шляху до мети - зменшити базову частину виплат і збільшити змінну частину доходів.

Проте цього, зазвичай, ще недостатньо. Головний метод — вибрати саме ті бонуси та премії, які корисні для компанії на даному етапі її розвитку. Консультант компанії «Екопсі консалтинг» Юлія Садикова вважає, що економити на бонусах не варто, а Приводити компенсаційний пакет у відповідність до цілей підприємства іноді необхідно обов'язково.

Ось свіжий приклад. Велика компанія, яка займається продажем обладнання, зробила ставку на розширення клієнтськоїоснови. А для вирішення нового завдання старі бонуси вже не підходили. Компанія скасувала всі виплати за повторні контракти зі старими клієнтами, пояснивши менеджерам, що тепер вони мають зосередитись на залученні нових.

Подібне рішення могло б викликати невдоволення співробітників, якби за новою системою вони втратили доходи. І якщо скорочення деяких видів бонусів неминуче, співробітникам треба обов'язково запропонувати нові, які дають можливість заробляти хоча б на колишньому рівні. Компанія ввела бонус за кількість укладених контрактів на місяць, а той, хто приведе найбільше нових клієнтів, може претендувати на спеціальну премію.

Штучний товар

Підхід:якісний
Завдання: ретельний відбір персоналу
Економія: 20%

Щодо найму співробітників сьогодні існує дві полярні стратегії. Щоб знизити витрати, багато компаній воліють наймати «дешевих» людей, наприклад випускників вузів без досвіду, які можуть працювати за символічні гроші. Подібний підхід популярний, але далеко не всі компанії вважають, що він найвигідніший. Деякі вибирають варіант«краще менше, та краще».

Саме його взяли нещодавно на озброєння у МДМ-банку. Тут вирішили змінити бізнес-модель, наголосивши на операціях, що приносять стабільний дохід. Для вирішення завдання банк взяв на роботу нову команду управлінців — у роздрібний та інвестиційний блоки, департамент стратегічного планування. Але при цьому скоротив 10% співробітників — клерків бек-офісу та операційістів. Частково їх замінять інформаційні системи. Таким чином, перерозподіливши кадровий склад на користь фахівців вищого рівня, компанія отримує якісну перевагу за рахунок збільшеннязагальної ефективності праці.

Залучати найкращих людей у компанію допомагає такий стратегічний метод, як формування бренду роботодавця. Бренд викликає у людей довіру, формує лояльність, а також дозволяє отримувати преміальну націнку. Це означає, що компанія з ім'ям може дозволити собі тримати зарплати трохи нижче за ринок, але все одно отримувати гідних кандидатів. Згідно з дослідженням, проведеним компаніями RosExpert і «Екопсі консалтинг», на ринку праці існує так званий коефіцієнт переплати: маловідомі фірми, які не мають репутації, змушені для залучення професіоналів пропонувати їм на 20-50% більше, ніж брендові компанії.