Як зберігати архівні документи
Для зберігання документів, що утворюються в ході діяльності організації, використовуються два способи: зберігання в спеціалізованих архівних компаніях і створення власного архіву.
Зберігання у спеціальних архівних компаніях
«Зберігання поза офісом», тобто, у спеціалізованих фірмах, останнім часом набуває все більшої популярності. Архіви такого типу оснащені сучасним обладнанням (системи пожежної безпеки та контролю доступу тощо), у них працюють кваліфіковані співробітники, дотримуються всіх вимог законодавства України щодо порядку зберігання документів.
Використання послуг архівної компанії допоможе вам знизити непрофільне навантаження на своїх співробітників, захистити конфіденційну інформацію від сторонніх доступу, зберегти важливі документи. Крім того, ви зможете уникнути витрат, пов'язаних із створенням та подальшим обслуговуванням власного архіву, звільнити офісні площі. Відбір та знищення документів, у яких минув термін зберігання, так само проводитиметься у строк.
У цьому випадку весь процес вашої участі зводиться до вибору такої організації, укладення договору та своєчасної оплати послуг із зберігання вашої документації. Однак, кожен індивідуальний підприємець повинен сам вирішувати, наскільки актуальним є такий спосіб зберігання, адже він вимагає регулярних витрат.
Створення власного архіву
У тому випадку, якщо ви вирішуєте створити власний архів, вам доведеться зробити велику роботу з підготовки з урахуванням усіх вимог і рекомендацій чинного законодавства з питань архівної справи, зберігання, використання та знищення документації. В ІП обов'язки щодо ведення архіву покладаються на самого підприємця,у невеликих організаціях – на одного із співробітників. Найбільші компанії у своєму штаті передбачають посаду архіваріуса чи керівника архіву.
Враховуючи невеликий документообіг індивідуального підприємця, створювати повноцінний архів йому зазвичай занадто затратно і недоцільно. Тому багато хто використовують для цього сейфи, що відповідають необхідним критеріям зламо- та вогнестійкості. Проте нормативні документи такого способу зберігання не передбачають. До того ж, сейф може просто не вмістити весь необхідний обсяг, особливо за кілька років.
Відповідальність за порушення організації зберігання документів
Згідно з загальними правилами відповідальність за організацію зберігання документів лежить на керівнику. Проте за збереження первинних облікових документів, бухгалтерської та податкової звітності тощо. несе відповідальність як і головний бухгалтер. Якщо йдеться про індивідуального підприємця, вся відповідальність лежить на ньому. Важливо пам'ятати, що будь-яка компанія може бути піддана архівній перевірці, контроль над якою здійснює прокуратура.
Законодавством України передбачено низку санкцій за порушення порядку зберігання необхідних документів. Крім того, згідно зі ст. 120 НК РФ, відсутність первинних документів, які підтверджують обґрунтованість здійснення господарської операції, вважається грубим порушенням правил обліку витрат і доходів та оподатковується штрафом у розмірі 10 000 рублів.
Якщо ж порушення були скоєні протягом двох і більше податкових періодів, штраф становитиме вже 30 000 рублів. У тому випадку, якщо ці порушення спричинять заниження податкової бази, штраф становитиме вже 20% від несплаченого податку (але не менше 40 000 рублів).
Все вищесказане відноситься і до ІП-спрощенців,які, хоч і можуть не вести бухгалтерський облік, зобов'язані вести податковий облік та облік коштів, а також подавати декларацію з УСН до податкових органів.
Кодекс про адміністративні правопорушення також передбачає низку санкцій за порушення термінів та порядку зберігання бухгалтерських документів. За грубе порушення правил подання бухгалтерської звітності та ведення бухгалтерського обліку, а також термінів та порядку зберігання облікових документів на посадових осіб накладається адміністративний штраф від 2000 до 3000 рублів.
Сервіс для ведення бухгалтерії та подання звітності, розроблений для малих підприємців. Сервіс допомагає людям зберігати час та фокусуватись на бізнесі.
Прямо зараз, ви можете спробувати наш сервіс у дії абсолютно безкоштовно!