Як зберігати та знищувати печатки

Питання діловодства: як купити друк, завантажувати друк, зберігати та знищувати печатки?

Штампи та печатки основного та допоміжного характеру потрібно зберігати, знищувати та враховувати в документах за певними правилами, передбаченими законодавством. Ці процедури варто дотримуватись, щоб не втратити важливу річ і не допустити її несанкціонованого застосування. Якщо ж відбувається суперечка, її вирішення також полегшується, якщо власник правильно користувався печаткою.

Правила зберігання штампів та печаток

Щоб коректно враховувати всі наявні печатки, потрібно створити та вести спеціалізований журнал. Туди вписуються дані про виробництво, застосування та знищення подібних виробів. Журнал веде спеціальний співробітник. Листи обов'язково нумерують, а керівник запевняє їх власним підписом та печаткою організації. Цей журнал кладеться в сейфі, захищеному від згоряння.

Зверніть увагу! При звільненні, перекладі працівника, який веде журнал чи приході нового співробітника, потрібно соформувати спеціальну комісію. Вона засвідчить, що вказані дані коректні, а в наборі є всі штампи та печатки.

Зберігання печаток відповідальними співробітниками регулюється наказами начальства та службовим становищем працівників.

Головна кругла печатка підприємства повинна перебувати у його власника або певної особи. У разі потрібно написати відповідний наказ. Також допускається тимчасова видача іншим, але під розписку. Це можливо у таких ситуаціях:

Керівництво відсутнє на робочому місці через хворобу, відпустку або тривале відрядження.
Документи доводиться завіряти у святкові чи вихідні дні.

Зверніть увагу! Сейф, виділений для печаток, обов'язково слід опечатати.

У працівників, зобов'язаних зберігати та використовувати печатки, обов'язково мають бути допоміжні екземпляри.

Коли друк губиться, його неможливо ліквідувати. Тому потрібно віднести заяву про те, що сталося в поліцію. У документі потрібно розповісти про всі обставини втрати та докласти необхідні документи, що підтверджують, що друк було виготовлено та зареєстровано в журналі.

Тоді поліція видає довідку, яка дає право виготовити дублікат втраченого екземпляра.

Чому та яким чином ліквідують вироби?

Печатки знищуються, якщо:

Основна інформація власника штампу – назва, місце реєстрації виробу чи фірми, форма ведення підприємницької діяльності – змінюється.

Незадовільний стан друку не дозволить поставити якісний відбиток.

У цих випадках потрібно знищити друк та замовити новий.

Етапи процесу ліквідації:

друк фізично знищують;
підтверджують здійснену ліквідацію відповідними паперами.

При цьому спосіб знищення печатки та день процедури визначає власник компанії.

Якщо організація вирішила знищити друк самостійно, слід створити комісію. Вона знищить виріб і напише акт, де вкаже:

Місце та дату процедури.
Учасників організованої комісії.
Причини ухваленого рішення.
Повне опис ліквідованого об'єкта.
Спосіб знищення. Вироби з каучуку або полімеру потрібно розрізати на шматочки або спалити, а металеві - обпилюють навхрест.

При цьому потрібно додати акт, який підтверджує: використовувати далі або відновити данудрук неможливий. Акт підтверджує правомірність дій колективу підприємства та заноситься до журналу.

Ліквідація за допомогою іншої організації

Зношені штампи та печатки можуть знищувати спеціалізовані фірми. Зазвичай це штемппельні майстерні, які роблять нові штампи. Однак ліквідувати доведеться і печатку, і правові документи, пов'язані з нею:

Заява на ліквідацію за підписом керівництва.
Ксерокопія паспорта керівника чи трудової книжки.
Нотаріально завірена виписка із контори під назвою ЄГРЮЛ.

Коли потрібні папірці надані, а друк порізаний або спалений і фірма сплатила цю роботу, співробітники отримують акт з відбитками старого друку.