Як змінити HR-відділ, щоб він вижив у кризу
Що робити HR-фахівцеві, щоб його не скоротили під час кризи як другорядного співробітника? Як повинен змінитись його підхід до роботи? Як довести керівництву, що саме ви – цінний працівник, з яким не слід розлучатися за жодних обставин?
Усі HR-фахівці чудово пам'ятають, що минула хвиля кризи 2008-2010 року досить сильно торкнулася HR-сфери. Багато компаній, змушені скорочувати персонал, довго відкладали скорочення в ключових підрозділах, але без довгих вагань розлучалися з HR-фахівцями. Як відомо, скорочення – не той досвід, який хочеться ще раз пережити.
Тим не менш, незалежно від того, чи вдалося вам тоді втриматися на своєму місці, чи ні, економічна рецесія змусила всіх HR-в задуматися про місце та роль HR-відділу в житті вашої компанії. Результати цих роздумів який завжди можна назвати радісними. Тому зараз, чекаючи нових ударів кризи, HR-фахівцям варто проаналізувати свої перспективи. Як вас цінує ваша компанія? Наскільки міцні ваші позиції? Чи зможете ви втриматися на своїй посаді під час кризи? І чи можна ще щось зробити, щоб довести вашій компанії, що HR-відділ – надто цінний підрозділ для організації, щоб можна було жертвувати їм у кризу?
Критики – а «за сумісництвом» та адвокати HR-сфери вже давно заявляють, що HR-галузь має серйозно змінюватися, щоб вижити. І в цій точці зору є свій резон: бізнес-процеси зараз дуже динамічні, і ця динамічність поширюється і на оренду співробітників, і на роботу з персоналом у більш широкому значенні. Це означає, що і HR-робота не може і не повинна залишатися незмінною; потрібні серйозні зміни.
Під час кризи ця думка набуває додаткового значення: HR-відділ неповинен дати обійти себе іншим підрозділам. Адже часто інші підрозділи компанії цінуються набагато вище, оскільки вважаються, якщо й не ключовими для бізнесу, то, у будь-якому разі, кориснішими, ніж HR-відділ. Але «не дати себе обійти» в даному випадку означає змінитися, тут неможливо «пустити пил в очі», оскільки результати роботи кожного підрозділу досить прозорі.
HR-відділ не зможе довести свою високу цінність, якщо коло його турбот обмежене лише адміністративними завданнями та оформленням документів співробітників. Так, є ще одне завдання: підбір персоналу. Але саме ця потреба у більшості організацій різко знижується в період кризи. Часто саме це стає головним доказом за часткове, а то й повне скорочення HR-підрозділу «до найкращих часів». Компаніям простіше негайно відновити документообіг потім, коли загроза мине, ніж витрачатися на щомісячні зарплати співробітників зараз.
Однак у сучасної HR-роботи є і завдання, і інструменти, які мають значний потенціал – саме той потенціал, що дозволяє HR-менеджеру стати стратегічним бізнес-партнером. Часто навішується на HR-сферу ярлик несучасної, рутинної та вторинної галузі – лише ярлик. HR може виконувати завдання першочергової важливості, заздалегідь прогнозувати події, виконуючи тим самим функцію, що випереджає. Дії HR-професіоналів можуть позитивно позначитися на успішності комерційної діяльності компанії, збільшити вартість компанії на ринку, — і це зовсім не фантазії! Тобто, підсумковий внесок HR-ів в управління компанією зовсім необов'язково обмежується оформленням та перекладанням папірців та підбором нових співробітників замість звільнених.
Часто керівництво компанії не усвідомлює цих можливостей HR, татому не навантажує ними свій HR-відділ. Але це саме той випадок, коли треба виявляти «розумну ініціативу». Головна проблема полягає в тому, що «просунуті» функції HR важко виміряти та оцінити. Вони потребують цілеспрямованого просування з боку HR-директора, HR-менеджера. Без цих зусиль робота HR-підрозділу залишиться недооціненою, навіть у тому випадку, коли реальний вклад досить великий.
Керівництво завжди очікує від HR практичної користі, принагідно сподіваючись, що HR-підрозділ не стане занадто великим тягарем, а в ідеалі - зуміє окупити свою діяльність самостійно, причому виконуватиме свою роботу тихо і непомітно. Це розумні та зрозумілі очікування з огляду на суворість поточної економічної ситуації. Тому HR-відділам доводиться повсюдно доводити свою цінність, а у разі провалу опинятися «за бортом». Компанія, як і Ноїв ковчег, в епоху економічного катаклізму може взяти із собою лише найнеобхідніше.
Які дії HR-відділу цінні для компанії?
Так що ж цінного та корисного може дати HR-професіонал компанії, що убезпечить його самого? Можна скільки завгодно заявляти про свою «ключову роль» у житті бізнесу, але що толку, якщо за цим не стоїть реальність? Серед керівників компаній рідко трапляються люди, які вірять гучним заявам. Потрібні цифри і факти, тобто щось більш відчутне і вагоме.
Звичайно, йдеться про аналітика. Зверніть увагу - не про формально зібрані цифри, представлені в HR-звітах, а саме про якісно підготовлену аналітику. Тобто, мають бути наведені не лише параметри та інформація про їх зміни, а й проаналізовано їхні ймовірні причини, визначено ймовірні тенденції, зроблено прогнози, запропоновано варіанти вирішення проблем.
Наприклад, такимиважливими для компанії показниками можуть стати:
аналітичні дані про відсутність співробітників на робочому місці (з різних причин: від поважних до прогулу),
аналіз даних з листків непрацездатності,
дані про текучку персоналу,
відомості про загальну вартість пошуку та найму співробітників за різними позиціями, а також – про тривалість цього процесу (в середньому та за різними вакансіями),
сюди можуть бути включені будь-які показники, які, на вашу думку, важливі для вашої компанії, можуть підказати ідеї більш ефективного та економного використання людських ресурсів компанії.
Не забувайте вимірювати не лише параметри ваших людських ресурсів, а й досягнення, які HR-відділ має на цій «ниві». При цьому, як зазначалося вище, важливо, щоб ці дані були лише сухими цифрами; кожен параметр має бути якісно проаналізовано.
Важливо, щоб підготовка такої аналітики стала не поодинокою подією, а регулярною практикою для HR-відділу. Будь-які параметри, які ви візьмете, будуть корисні подвійно, якщо ви зможете простежити їхню динаміку. Саме це дозволить вам робити якісний прогноз, а не «ворожити на кавовій гущі». При цьому саме регулярна аналітика дозволяє запропонувати дійсно розумні та ефективні рішення, тому що, якщо ви вже деякий час спостерігаєте за процесом у розвитку, то ви, швидше за все, розумієте його досить глибоко.
Така схильність до вимірювання та аналізу важливих для організації параметрів має дуже важливий «побічний» ефект: зазвичай, це істотно додає цінності HR-відділу в очах керівництва. Тому що саме така аналітика свідчить про наявність правильного бізнес-мислення, корисного для організації, хоч би який період вона переживала: світлий ібезхмарний або повний труднощів. Іноді, якщо HR-підрозділ потребує інвестицій, цей момент часто стає доказом «за».
Як переконати керівництво та співробітників у цінності HR-відділу?
Наступне завдання, причому дуже непросте, – успішно «продати» результати своєї роботи всередині організації. Якщо ви впораєтеся з цим завданням, це дозволить вам переконати інших співробітників у вашій цінності та заручитися їх підтримкою. Такі дії, які мають на меті просування HR-відділу, мають бути випереджальними. Тобто марно розповідати про те, наскільки велика ваша користь, потрясаючи аналітичними звітами, коли над вашою головою вже згустилися хмари.
Думка про вашу важливість має приживатися поступово і поступово; для цього потрібно працювати зі співробітниками та керівниками інших підрозділів, під час зустрічей та загальних зборів потрібно яскраво (і лаконічно!) розповідати їм про найважливіші результати вашої роботи. Розповідь не повинна займати більше 3-5 хвилин, і має бути дійсно цікавою, інакше ефект може бути протилежним. Пам'ятайте, що ваші слова не повинні викликати дисонансу у співробітників: вони не повірять вашим оповіданням, якщо ви розповідаєте їм про надихаючі результати HR-діяльності в компанії, але, заходячи до відділу персоналу, вони бачать там сонних та млявих співробітників. Звідси ще один висновок: відділ персоналу повинен справляти враження місця, де ведеться енергійна та важлива робота, а не курного архіву, де перекладають з місця на місце документи.
Як полегшити життя HR-відділу?
Як відомо, ми живемо у вік дуже просунутих технологій. І для частини описаних вище завдань (збір та підготовка аналітики) існують досить непогані інструменти, які можуть полегшити вам життя. Погодьтеся, збирання всієї цеінформації вручну – завдання не із приємних. Це довго, трудомістко, а потім ще будуть потрібні довгі розрахунки. Буде розумно доручити цю малоприємну рутинну роботу спеціальним програмам.
Можливо, опір HR-фахівців, їх небажання користуватися спеціалізованими HR-системами бере свій початок у спогадах про ті малопривабливі, незручні і при цьому дорогі бази даних, які використовувалися в HR-галузі ще зовсім недавно. Проте сучасні «розумні» HR-системи дуже від них відрізняються. Вони інтуїтивно зрозумілі і включають найрізноманітніші можливості, дозволяють HR-фахівцеві швидше справлятися з різними завданнями і відстежувати зміни різних параметрів. Володіння таким матеріалом збільшує цінність і самого HR-фахівця, оскільки завдяки HR-системі він привчається бачити проблеми комплексно, в масштабі всієї організації.
За даними недавнього дослідження, присвяченого використанню однієї з таких HR-систем, респонденти зазначили, що після її впровадження якість та ефективність роботи HR-відділу підвищилися. Одна з компаній особливо наголосила, що впровадження HR-програми значно заощаджує робочий час HR-фахівців, який раніше вони витрачали на рутинну роботу: за їхніми підрахунками, економія становить приблизно один робочий день на тиждень, що означає 3000 зекономлених робочих годин на рік.
Така економія робочого часу на рутинних операціях дозволяє HR-фахівцям зосередитися на важливіших HR-проблемах, вирішення яких може справді підвищити якість людських ресурсів організації.
Підсумуємо все вищесказане. Якщо HR-менеджери хочуть успішно пережити кризу, вони мають змінитись. Повинні змінитись як їх уявлення про HR-завдання в організації, так і сам підхід дорішенню HR-завдань. Тоді вони зможуть стати справді цінними та шановними співробітниками організації, значення яких не зводиться до якихось вторинних бізнес-функцій.
Але для успіху недостатньо просто виконувати роботу інакше, потрібно подбати про просування своїх досягнень усередині організації. Якщо вдасться вирішити ці завдання успішно (тобто ваш внесок у розвиток вашої організації дійсно значний, і це розуміють як працівники компанії, так і керівництво), то скорочення під час кризи вам не страшні. Навіть у кризу компанії намагаються не звільняти цінних співробітників.